Требования к составлению

Правильно составленный акт является качественным отражением события и может служить основанием для дальнейшего технологического процесса или действий руководителя в отношении подчиненного. Каким бы ни был тип акта, он должен соответствовать следующим требованиям:

· Акт составляется в комиссии. Любой документ такого типа можно написать лишь в составе комиссии из нескольких человек (не менее двух). Обычно комиссия назначается специально для составления акта или расследования случая, по которому этот акт составляется. Комиссия также может быть постоянной. Подписывается документ всеми членами комиссии;

· Используется унифицированная форма – образец. Если такой вариант предусмотрен в организации, то все акты обязательно выполняются на фирменном бланке предприятия;

· Дата составления – дата акта. Это обязательное правило. Если же, чтобы написать акт потребовалось предварительное исследование вопроса или расследование ситуации, данный период в документе также указывается;

· В начале акта обязательно отражается основание для составления документа;

· Затем указывают председателя комиссии и всех ее членов в алфавитном порядке;

· В основной части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент написания документа;

· В заключение могут быть сделаны выводы или внесены предложения членов комиссии;

· Материал документы может быть изложен посредством таблиц (при необходимости) или разбит на пункты и абзацы;

· Количество экземпляров создается в соответствии с нормативными актами по данному документу либо в количестве заинтересованных сторон, что также можно указать в заключение документа;

· Все члены комиссии обязаны подписать составленный акт, но каждый из них имеет право сделать это с поправкой, если он не согласен с документом по каким-то пунктам;

· С содержанием акта обязательно следует ознакомить тех, кто является непосредственным участником события, отраженного в документе или чьи интересы он затрагивает. Заинтересованные лица подписывают документ после подписей членов комиссии с обязательной отметкой «С актом ознакомлен»;

· Те акты, где необходимо утверждение руководителя, после подписания всеми заинтересованными лицами и членами комиссии, отправляются на стол к руководителю для получения грифа «Утверждаю». Виза ставится в правом верхнем углу акта.

В документе указывается:

1) дата, номер документа и место составления;

2) наименование и заголовок акта;

3) должности и ФИО составителя и свидетелей;

4) описание нарушения, ФИО и должность нарушителя, дата и период отсутствия на рабочем месте;

5) подписи составителя и свидетелей;

6) подпись нарушителя, пометка об ознакомлении и передаче ему одного экземпляра. Если работник не желает подписывать документ, ставится соответствующая пометка, и свидетели заверяют своими подписями данный факт.