Протокол.

Заява.

Це док-т, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Реквізити: 1. адресат (назва установи або посада, ПІПб керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява). 2. адресант (від кого). (1 і 2 справа) 3. назва виду док-та. 4. текст. 5. підстава (додаток): перелік док-тів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності. 6. дата. 7. підпис. Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-забов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка тощо.

14. Договір.

Це док-т, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами про взаємне зобов’язання. Реквізити: 1. наз. виду док-та. 2. заголовок (1і2посередині). 3. місце укладання (зліва). 4. дата (справа). 5. повні назви сторін, їх представників (ПІПб), повноважень, на підставі яких вони діють. 6. текст, який містить: --термін виконання. – кількісні та якісні показники. – вартість робіт і загальну суму. – порядок виконання робіт. – порядок розрахунків між сторонами. – відповідальність сторін. – порядок і місце розв’язання суперечок. – форс-мажорні обставини. 7. відомості сторін: юридичні адреси установ або паспортні дані осіб. 8. підписи сторін. 9. печатка однієї або всіх установ, які укладають договір. Дог. вважають чинним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили його письмово. Дог. може бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями. Є такі договори: куплі-продажу, позики, постачання, приватизації житла та нежитлових приміщень, оренди. Банківські – кредитний договір, договір про депозитний вклад.

16. 29. Док-т. Класифікація док-тів.

Осн. одиницею офіційно-ділового стилю є док-т (з лат. взірець, посвідчення). Док-ти використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Док-т – це письмовий акт, здатний служити доказом юрид. фактів, що спричиняють правові наслідки. – офіційне посвідчення особи (паспорт тощо). Отже, док-т – результат відображення конкретної інформації на спец. матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Критерії класиф. док-ів. найважлив. клас. ознакою док-та є його зміст. відповідно до цього виділяють різні види док-тів. Ознаки класифікації док-тів:

- за найменуванням – лист, телеграма, довідка, записка та ін.

- за походженням – службові (офіц.) (створюються орган. підприєм-ми, які їх представляють. оформляються в установл порядку) й особисті (створюються окремими особами поза сферою їх служб. діял-ті.)

- за місцем виникнення – внутрішні (діють в установі), зовнішні (між установами чи орган-ями.)

- за призначенням – щодо особистого складу, кадрові, організ-ні, розпорядчі ін.

- за напрямом – вхідні, вихідні.

- за формою – стандартні й індивід. (створюють в кожному конкретн випадку для розв’язання окремих ситуацій)

- за терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

- за ступенем гласності – для загального користування, службового, таємні, цілком таємні.

- за стадіями створення – оригінали, копії (відпуск – повна копія, витяг, дублікат)

- за складністю – прості (відображ-ть одне питання), складні (декілька).

- за терміном зберігання – тимчасові (до 10), тривалого (понад 10), постійного.

- за технікою викон. – рукописні, відтворені механічно.

- за носієм інформ. – на папері, диску, дискеті, фотоплівці.

47. Оформлення сторінки.

Управлінські док-ти оформляються на папері формату А4 та А5. Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35мм, нижнє-19, праве – не менше 8, верхнє – 20. Тільки перша сторінка док-та друкується на бланку, друга й наступні – на чистих аркушах паперу. якщо текст док-та займає не одну сторінку, то на другу не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано: -- відривати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці. – переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку. Нумерація сторінок. У док-тах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. якщо текст друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Протокол.

Це док-т, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У прот. відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Прот. веде секретар або інша призначена особа. Прот загальних зборів підписують голова й секретар, а прот засідань комісій – всі члени комісій. Текст складається з двох частин: вступної (вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається і додається окремо, а в прот зазначається лише загальна кількість присутніх. Подається порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.)та основної. осн текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ має частини: --СЛУХАЛИ: У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали та прізвище доповідача, тема доповіді –ВИСТУПАЛИ: так само – УХВАЛИЛИ: повністю записується прийняту рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини. За обсягом фіксованої інформ. прот-ли бувають:

- короткі (обговорю вальні питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення)

- повні (стисле подання виступів)

- стенографічні (дослівно весь хід)

Реквізити: 1. наз. виду док-та. 2.номер. 3. заголовок.(посередині) 4. дата засідання (зліва) (далі голова, секретар, присутні, порядок денний).5. гриф затвердження. 6. текст. 7. підписи голови й секретаря.

Лист.

Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформ. Службові листи належать до осн засобів встановл. офіц., службових контактів між підприємствами, організ-ми та закладами. За функціональними ознаками служб. листи поділяють на такі, що потребують відповіді (л.-прохання, л.-звернення, л.-пропозиціїї, л.-запити, л.-вимоги) й такі, що її не потребують (л.-попередження, л.-нагадування, л.- підтвердження, л.-відмови, л.-повідомлення та ін.). За кількістю адресатів – звичайні (одна інстанція), циркулярні (низка установ) й колективні листи (пишуть від ім.. кількох установ.) службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Реквізити: 1. штамп (повна назва установи – автора листа).2. номер і дата листа. 3. назва установи-адресата. 4. текст, що складається з двох частин: -- опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа. – висновки та пропозиції. 5. підпис керівника організації. 6. печатка. Написання ділового листа – це справжнє мистецтво. 1. починати листа необхідно із звертання (вельми, глибоко, високо) шановний/а пані, добродію! У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресанта чи вказувати на його професію: високопоставлений пане Міністре! Високоповажний пане ректоре! Не слід забувати про те, що в укр. мові звертання вживають у формі кличного відмінка. 2. дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежить, адже саме вона має переконати адресанта у правомірності написання листа. 3. вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово «дякую» - найважливіше слово кожного порядного комерсанта, банкіра. Дозвольте ще раз подякувати Вам… Щиро дякуємо за… досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання: сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Буде ввічливо, повторити вибачення за турботи, затримку з оплатою чи запізнення. Не слід забувати про прощальну фразу. 4. листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно. 5. лаконічність і послідовність викладу.

81. Числівн. у діловому мовленні.

Багатозначні числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. 4-хзначні не поділяються на класи. (10 543; 2006) Цифри відокремлюються від слів проміжком. Виняток – словесно-цифрові позначення.(будинок 7б, до справи 34Б). порядкові числ. мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс (1, 2 і 3-й томи). Порядкові числ., що позначаються римськими цифрами, пишуться без відмінкових закінч. (I курс)Складні прикм., першою частиною яких є числ., що познач. цифрою, пишуть без відмінкових закінчень через дефіс (5-поверховий).числа до 10 рекомендується писати словами, після 10 – цифрами. Десяткові дроби відокремлюються комою (2, 5). Прості дробі пишуться 2-ма способами: через косу рисочку. Проміжка не робиться (4/5); чисельник від займенника відділяється гориз. рискою. У змішаних ціле цисло – один знак. Римські цифри від слів відокремлюють проміжком (XX століття)

19, 36 Ділове спілкування

Ділове спілкування, як складова частина культури управління, повинне ґрунтуватися на засадах етичних норм, певних ритуальних правил ділових взаємин, знання й уміння, які пов’язали з обміном iнформацiєю, використанням способів i засобів взаємовпливу та взаєморозуміння. У цьому контексті вагомого значення набуває моральній аспект ділового спілкування.

Етика ділового спілкування ґрунтується на таких правилах i нормах поведінки партнерів, колег, які сприяють розвиткові спiвпрацi, розв’язанню поставлених проблем. А це й зміцнення взаємодовіри, постійне інформування партнера щодо своїх намiрiв та дій, а також запобігання обману й порушенню взятих зобов’язань. Формуючись в умовах конкретної дiяльностi, професійне спілкування вбирає в себе її особливості, стає важливою частиною й дiевим засобом цієї дiяльностi. Загальні норми й правила ділового спілкування зумовлюються також характером суспільного ладу, історичними традиціями та сучасними здобутками.

49. підготовка до бесіди.

При підготовці до бесіди (Б) аналізується ситуація, в якій вона відбувається, вивчаються типові та індив-ні особливості співбесідника, його інтереси та установки. Виділяють такі правила підготовки до бесіди: обрати найбільш вдалі момент і місце для Б і лише після цього домовл про зустріч; з’ясувати все про співрозмовника, зокрема його ставлення до ініціатора розмови; зібрати інформ для розмови; визначити мету, тактику проведення Б. Починаючи Б, бажано встановити контакт. Найчастіше він починається із «зустрічі поглядів».легка посмішка зацікавленість у погляді свідчить про доброзичливе ставлення до співрозмовника. Після контакту очей треба привітатися і зробити паузу. Вона потрібна для того, щоб інша людина могла включ в розмову. Якщо це не зробити, бесіда як діалог може не відбутися, бо розмовл лише одна сторона. Після взаємного привітання відбувається знайомство. Далі партнери розміщуються на дистанції, яка відповідає загальноприйнятим правилам і власним бажанням. Рекомендується не схрещувати руки і ноги, бо це свідчить про закритість людини. Із самого початку Б треба зробити все, щоб одразу не протиставити себе співбесіднику. Доцільно говорити про те, що поєднує співрозмовників, про спільні інтереси. Можна сказати партнерові щось приємне, цікаве про нього. Якщо на початку бесіди відчувається хвилювання в голосі, бажано говорити тихіше та повільніше.

58. Правопис власних назв

Це індивідуальні назви людей та окремих предметів. Серед власних назв виділяють: 1 ПІПб людей, їх прізвиська та псевдоніми: Марко, Герасимов, Іванович, Леся Українка, Петро Ласун. 2.Клички тварин: Сірко, Білка, Жужик, Квітка, Лютик. 3.Географічні та астрономічні назви: Київ, Одеса, Україна, Карпати, Чорне море, Меркурій, Галактика. 4.Назви газет, книг, журналів, кінофільмів, пароплавів, заводі, фабрик тощо: завод „Азовсталь”, газета „Київські відомості”. 5.Назви марок, сортів, типів деяких предметів: цукерки „Червона Шапочка”, печиво „Шкільне” 6.Назви окремих посад: Президент України тощо. Власні назви вживаються і в множині, і в однині- Карпати, Донецьк.

10. Ділове спілкування.

Найбільш масовий тип спілк. людей у суспільстві – ділове спілк. Без нього неможливо обійтися у сфері дипл-них, амін-них, прав-х, екон-их, комерційних відносин. Уміння успішно проводити діл. переговори, грамотно правильно складати діл. док-т і чимало іншого сьогодні стало невід’ємною частиною проф. культури людини: менеджера, керівника всіх рівнів, референта, службовця. Культура діл. спіл-ня сприяє встановленню і розвитку стосунків співробітництва і партнерства між колегами, керівниками і підлеглими, партнерами і конкур, багато в чому визначаючи ефективність цих стосунків: чи розвиватимуться вони успішно у напрямку реалізації інтересів партнерів або ж виявляється неефективність, а то й зовсім припиняється, якщо партнери не дійдуть згоди і не знайдуть спільну мову.

У залежності від різних ознак ділове спілкування поділяється на:

- усне – письмове (з погляду мови) - діалогічне – монологічне

- міжособистісне- публічне -безпосереднє –опосередковане контактне -дистанційне. Монолог у діл спілкуванні являє собою тривале висловлювання однієї особи. Діалог призначений для взаємодії між співрозмовниками. Діалог є в основному спонтанним (не може бути заздалегідь спланований), експресивним. Дистанційне, опосередковане спілкування відрізняється від контактного, безпосереднього підвищеною увагою до інтонаційного забарвлення мовлення (усне спілкування), стислістю і регламентованістю, неможливістю використання жестикуляції і наочності як носіїв інформації.

Володіння всіма жанрами ділового усного і письмового спілкування входить до професійної компетенції сучасного керівника, менеджера.

12. Ділові папери, що містять комерційну таємницю.

В умовах конкуренції між фірмами актуальною стає проблема збереження інформації, що становить їх комерційну таємницю. КТ- це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей і яка вважається конфіденційною. Критерії: справжня або потенційна комерційна важливість інформації; відсутність вільного доступу до інформації; вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності. Ком. Інформація-науково-технічна (методи і способи виробництва, нові технології, креслення, схеми, програмне забезпечення) і ділова (відомості про розміри прибутків, плани й обсяги реалізації продукції, плани рекламної діяльності тощо.).

20. 43. Єдина система діловодства. Основи діловодства.

Діловодство -це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та документування док-тів, необхідності дотримання вимог чинних держ станд-тів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. Дотримання стандартів із діл-ва в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з док-ми дає змогу скоротити час на її складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ-це свідчення культури виконавця.

23. Запозичені слова

Лексика кожної мови складається з власних і запозичених слів. Необхідність запозичень зумовлена тим, що з приходом нових предметів носії мови вважали доцільним використовувати ту назву, яку мав предмет в мові народу, де він був відомий. Крім того, запозичувалась велика кількість назв абстрактних понять того, що було пов’язано з особливостями розвитку нашої мови.

У суч укр. мові вжив-ся слова, засвоєні з інших мов. Вони увійшли до складу укр. мови з різних джерел: екон-ні, політ, взаємозв’язки укр. народу заходу і сходу. Запозичуючи їх, підпорядкувала своїм законом фонетики й граматики, пристосувала до правил укр. словотвору. Одні з них означають назви загальновідомих явищ і увійшли до укр. мови як активна лексика. Інші засвоєні слова, що означають назви понять і явищ, які не є загальновідомими мають виразні ознаки іншомовних слів: адажіо, вуаль.

В склад укр. лексики багато слів, утворених за зразками морфологічної структур слів рос мови: втілення – воплощение. Особливе місце посідають запозичення грецького походження. Вони означ: назви рослин, тварин, побутових предметів, поняття церковно-релігійного вжитку. Слова лат (мед, юр-ні терм), нім (торгівельні, виробничі терм), англ. (їжа, питва), походження належать переважно до понять науки, техніки, політ і суп відносин. Запозичені з франц (назви одягу, військові терм) зберігають наголос на останньому складі. У словниковому складі укр. мови є елементи, що прийшли через посередництво багатьох мов. Але представлені вони здебільшого одиницями й уживаються рідко (булат, тахта).

44. Основні вимоги до мовлення. (усного ділового мовлення).

Як відомо, існування людського колективу, виробництва, трудової діял-ті, творчої праці неможливе без мови. Головна складність в оволодінні усним мовленням полягає у необхідності визначати на слух, інтуїтивно доцільність чи недоцільність того чи іншого слова, звороту, інтонації, манери мови у кожному конкретному випадку. До усного ділового мовлення ставляться такі вимоги:

1) точність у формулюванні думки, недвозначність, 2)логічність 3)стислість

4) відповідність між змістом і мовними засобами 5)відповідність між мовними засобами та обставинами мовлення 6) відповідність між мовними засобами та стилем викладу 7) вживання сталих словосполучень 8) різноманітність мовних засобів 9) нешаблонність у побудові висловлювання 10) доречність

11) виразність дикції 12) відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.

Необхідно, щоб ці вимоги базувалися на знанні літературної норми і чутті мови. Загальна мовна культура визначається і знанням норм літературної мови, і ерудицією, і світоглядом людини, і культурою мислення, і технікою мовлення. Усне ділове мовлення – це розмовно-літературне мовлення, що наближається до мовлення писемного.