Словарь терминов и определений

Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Архив (ндп. [12] – архивохранилище) - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Архивохранилище (ндп. архив) - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.

Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и / или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Документ личного происхождения (ндп. личный документ) - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Индекс дела; номер дела - цифровое и / или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Исходящий документ; отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-распорядительный документ - вид письмен­ного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами - организация докумен­тооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Профиль архива - установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Табель унифицированных форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Приложение 1

Пример структуры положения о структурном подразделении

№

г. Пермь

Наименование
структурного подразделения

7. Организация работы.

Наименование
должности руководителя
структурного подразделения подпись И.О. Фамилия

Приложение 2

Основные функции автоматизированных систем обработки
документов [****]

Автоматизированные системы обработки документов сохраняют все основные функции делопроизводства и в то же время позволяют более эффективно, чем традиционные «ручные» технологии, организовать работу с документами, по-новому решать типовые задачи делопроизводства, ускоряя и упрощая движение управленческих документов на предприятии.

Ниже представлены основные функции некоторых автоматизированных систем делопроизводства.

«ДЕЛО» (ООО «Электронные офисные системы»):

– регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов;

– сканирование и распознавание бумажных документов;

– прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа;

– разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов;

– обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

– рассылка электронных документов и поручений по ним по сети;

– полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;

– отправка по электронной почте исходящих документов;

– архивное хранение электронных документов организации.

«БОСС-Референт» (ЗАО «АйТи»):

– автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов;

– передача визированных документов на ознакомление и исполнение;

– автоматизация сканирования, распознавания, регистрации входящих документов;

– создание и хранение шаблонов стандартных документов;

– создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении;

– согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении;

«Делопроизводство» (ЗАО «Компания ИнтерТраст»)

– регистрация и поиск входящих, исходящих и внутренних документов;

– контроль исполнения документов и поручений;

– ведение архива официальных документов;

– ведение различных библиотек рабочих документов;

– управление доступом;

– формирование повестки дня заседаний, подготовка документов к заседаниям;

– оформление протоколов;

– выдача поручений по протоколам и контроль их исполнения;

– подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование;

– контроль исполнения ОРД;

– сканирование и распознавание ОРД;

– ведение картотеки;

– временная выдача электронных копий ОРД по заявкам.

«Документооборот» (ЗАО «ИНФОСОФТ»):

– разработка экранных форм ввода реквизитов документов;

– настройка алгоритмов заполнения учетных карточек;

– автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам;

– разработка макетов печати документов;

– определение этапов обработки и операций по документам;

– ведение истории исполнения документов;

– создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах;

– автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа;

– настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов;

– поиск документов по их реквизитам.

«3олушка» (ЗАО «Научно-технический центр ИРМ)

– регистрация корреспонденции в РКК;

– поиск документов по набору атрибутов или по содержанию;

– выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов;

– контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров;

– организация доступа к электронным копиям документов;

– автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»;

– возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям;

– автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте;

– выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;

– сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку

– формирование истории движения документов.