Организация работы экспертной комиссии

Для организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения в каждой организации, независимо от формы собственности, приказом директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Комиссия является совещательным органом при руководстве, и ее решения, обычно фиксируемые в протоколах и в актах на уничтожение документов, вступают в силу после утверждения их руководителем данного учреждения.

Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

– организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

– организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

– организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Заседания ЭК проводятся в соответствии с планом работы и по мере необходимости.

Для государственных организаций или организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным государственным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов у организаций-фондообразователей.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов, но они также не вполне свободны, когда речь идет об уничтожении документов, поскольку «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (ст. 16) обязывают собственников обеспечивать сохранность документов, отнесенных Федеральной архивной службой России к составу архивного фонда РФ.

Для осуществления экспертизы ценности создается система экспертных органов (рис. 32).

Рис. 32. Система экспертных органов

Экспертная комиссия – это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются ЦЭК, которые осуществляют методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

Методическое руководство работой экспертных комиссий также осуществляют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах.

При Росархиве создана Центральная экспертно-проверочная комиссия – высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности.

ЭК и ЦЭК – первая, ЭПК – вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

– архивных учреждений – ЦЭПК, ЭПК, ЭМК (экспертно-методические комиссии в гос. архивах);

– прочих учреждений – ЭК, ЦЭК.

ЭК состоит не менее чем из трех человек. В состав комиссии, как правило, включаются

– руководитель делопроизводственной службы организации;

– заведующий архивом (ответственный за архив), который выполняет функции секретаря комиссии;

– бухгалтер (главный);

– юрист;

– специалист по защите информации;

– представитель местного архивного учреждения.

Это специалисты, которые хорошо знают документацию учреждения.

Председателем назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Функции и права ЭК, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии (рис. 42).

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Однако этим не ограничиваются ее функции.

Квалифицированная и работоспособная ЭК обязана организовывать и координировать всю работу, связанную с формированием документального фонда учреждения, принимать решения по обеспечению учета и сохранности документов и планированию передачи документов из подразделений в архив учреждения.

Экспертная комиссия рассматривает номенклатуру дел, заводимых в делопроизводстве, участвует в разработке инструкций и методических пособий по работе с документами в учреждении. При необходимости, экспертная комиссия может представлять в архивные органы предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий и видов документов, которые образуются в деятельности учреждения.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» является нормативным актом в том смысле, что он устанавливает минимальные сроки хранения документов. Экспертные комиссии вправе увеличивать сроки хранения в зависимости от характера деятельности той или иной организации, специфики их функций и значения информации, содержащейся в определенных документах.

В типовом, рассчитанном на все организации перечне чрезвычайно сложно точно определить ценность некоторых видов документов и поэтому в ряде статей перечня наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка «ЭПК». Эта отметка означает, окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимает ЭПК архива.

Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов. ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия архивного органа, которое и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении.

Уничтожение документов по акту, который утверждается руководителем организации, являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, осуществляется с разрешения архивного органа или архива после утверждения ЭПК архивного органа описей на документы постоянного хранения за определенный период времени. При этом архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включение в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится под непосредственным руководством государственного архивах следующих случаях:

– при подготовке дел к передаче на государственное хранение;

– при выделении дел на уничтожение.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

– организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

– рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

– подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

– участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.