Оформление номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год по установленной форме^[9] на основе номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по установленной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений (рис. 29).

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

Рис. 29. Процедура разработки номенклатуры дел организации

К номенклатуре дел создается научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для определения сроков документов.

Номенклатура дел предприятия подлежит ежегодному уточнению и переутверждению, после чего вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже 1 раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы в государственный архив, должна составляться в 4 экземплярах, из которых:

– 1-й экземпляр хранится в службе ДО организации. Он является документом постоянного хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ;

– 2-й экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась;

– 3-й экземпляр передается как учетный документ в архив организации, с которым согласовывалась номенклатура;

– 4-й экземпляр используется как рабочий (для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел).

Целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры дел иметь и электронный вариант. Это облегчит ее использование и окончательное оформление в конце года.