Требования к заголовкам дел и их систематизации

Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел – составление заголовков дел.

Заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требованиями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций: должен четко и в обобщенной форме отражать содержание и состав документов дела, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «материалы»), вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру, отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы) – это обязательные элементы заголовка;

- название автора документов (организации, структурного подразделения, комиссии, должностного лица);

- краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);

- название адресата (или корреспондента) документа;

- название местности, с которым связано содержание документов;

- даты (периода), к которой относится содержание документов дела;

- указание копийности документов.

Не каждое дело в заголовке будет содержать все эти элементы. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, которые будут группироваться в данном деле.

Так, период, к которому относятся документы дела, как правило, указывается в плановых и отчетных документах (годовые, квартальные, месячные). Подразумевается, что в остальных делах, где в заголовке не указан период, формируются документы текущего делопроизводственного года. Например:

Годовой план по финансовой деятельности предприятия.

Месячные отчеты о валютных расчетах с поставщиком.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указывают названия форм, их номер или условное обозначение.

Годовой отчет о вывозе и ввозе продукции производственно-технического назначения и оказанных услугах (форма 1-пс).

Если в делах предполагается группировать документы одного вида, то формулирование заголовков не составит проблемы. Например:

Приказы руководителя организации по основной деятельности.

Протоколы заседаний Совета директоров.

Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме на работу.

Пример формулирования заголовков дел определенного вида:

Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

В формулировке заголовков дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

1. Если это переписка с одним корреспондентом, то необходимо указать название организации и вопрос, по которому ведется переписка:

Переписка с ЗАО «ОКМА» по вопросу поставки каучуковых деталей.

Переписка с военкоматом об учете военнообязанных.

2. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, содержится их обобщенное название:

Переписка с кадровыми агентствами по подбору персонала.

Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в заголовке:

Переписка с вузами города Перми об открытии факультетов послевузовской подготовки.

3. В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовке дел они не указываются. Заголовок содержит лишь вопрос:

Переписка об организации семинаров.

Сложнее формулировать заголовки дел, содержащих документы различных видов по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства. В таких заголовках следует употреблять обобщающий термин — «документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы. В скобках необходимо перечислить основные виды документов, группируемых в данном деле.

Например:

Документы о проведении аттестации сотрудников (протоколы заседаний аттестационных комиссий, аттестационные листы, отчеты, тесты и др.).

Документы о подготовке выставки изделий фирмы (планы, графики, письма, справки и др.).

Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки).

Термин «документы» используется в заголовках дел, содержащих приложения:

Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, представления, справки и др.).

Документы к протоколам заседаний Совета директоров (тексты докладов, выступлений, и др.).

Документы к проведению конкурса на замещение вакантных должностей (отчеты, списки научных работ, выписки из протоколов и др.).

Термин «дело» в заголовке используется только в том случае, если в деле будут группироваться документы, связанные последовательностью делопроизводства (судебное дело, арбитражное дело, личное дело, дело фильма):

Личное дело Семена Семеновича Семенова.

В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел для группировки электронных документов. В данном случае целесообразно придерживаться общих требований. При этом в графе «Примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения (электронный документ: С/Мои документы/Конкурс/ Иванов).

При подготовке номенклатуры дел не всегда ясно, в какой форме будет создан документ (в обычной или электронной). Поэтому соответствующее примечание можно дать уже при работе с номенклатурой дел в течение года. Если единицей хранения будет база данных (например, база данных по персоналу организации), то в заголовке целесообразно раскрыть основное содержание этой базы.

Например:

База данных о персонале фирмы (фамилии, имена, отчества сотрудников, их возраст, адрес, паспортные данные, образование, должность, оклад, результаты аттестаций).

Некоторые документы предшествующего года (нескольких лет), необходимые в делопроизводстве, не передаются в архив, а включаются в номенклатуру дел текущего года как переходящие. В таком случае в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Указание на копийность в заголовке документов делается только в том случае, если в деле будут группироваться копии документов. В таком случае после основного заголовка ставится точка и делается запись: «Копии». Слово «подлинники» не пишется. Отсутствие этого слова автоматически будет означать, что в деле группируются подлинники документов.