Организация рационального движения документов

Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффективных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов.

Оперограмма является организационным документом, регламентирующим процесс обработки входящих или исходящих документов. Оперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma - буква) - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции (рис. 13).

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Рис. 13. Пример оперограммы движения исходящих документов:

· движение документов, подписываемых генеральным директором;

* движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Вопросы для самоконтроля

1. чем суть документооборота? Что такое документооборот?

2. Каковы принципы организации документооборота?

3. Какие потоки документации можно выделить в документообороте?

4. В каких целях все документы распределяются по документопотокам?

5. Кто занимается организацией документооборота?

6. Чем определяется совершенство организации работы с документами?

7. Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?

8. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

9. Каковы правила обработки исходящих документов?

10. В скольких экземплярах нужно составить исходящие документы? Объясните, почему.

11. Какие из перечисленных ниже документов являются исходящими:

– акт приема-передачи дел;

– письмо-приглашение на конференцию от ЗАО «Летний снег»;

– докладная записка начальника отдела маркетинга на имя генерального директора предприятия;

– протокол производственного совещания у главного инженера;

– письмо-ответ на запрос, присланный из органов государственной статистики.

12. Что такое объем документооборота?

13. От чего зависит объем документооборота?