Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов делятся на:

- типовые, устанавливаемые законодательством (сроки исполнения обращений граждан), нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, вышестоящей организацией или коллегиальным органом (срок обычно указывается в документах); типовые сроки исполнения писем предприятий, актов приемки, телеграмм приведены в приложении к ГСДОУ;

- индивидуальные – устанавливаются резолюцией руководителя, текстом документа (в приказах), внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов).

Перечни документов со сроками исполнения, составляемые на предприятии, могут являться приложением к инструкции по ДОУ или самостоятельным документом, подписанным руководителем службы ДОУ и утвержденным руководителем предприятия. Руководитель имеет право изменить типовой срок исполнения документа, если этого требует конкретная управленческая операция.

При невозможности установления точного срока исполнения устанавливают условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа. Если документ (содержащий сложное задание) имеет длительный срок исполнения (несколько месяцев, год), контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в контрольной форме.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях:

– для документов, поступивших от других организаций, с момента поступления;

– для документов, отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: «… исполнить до 12.12.2007» или «… исполнить к 12.12.2007».

Изменение сроков исполнения проводится: типовых сроков – введением нового нормативного акта, индивидуальных сроков – руководителем, который их установил.

Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.

Продлевать срок исполнения документа нужно в письменной или устной форме не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока исполнения. При продлении срока исполнения в регистрационной системе делают соответствующую отметку. Перенос срока исполнения задним числом не допускается.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется отметка «Контроль».

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, то есть после выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документального подтверждения факта исполнения. Результат исполнения (например, направлен комплект документов, подписан договор, отправлено письмо) записывается в регистрационную карточку.