Глава 9 новые фишки бизнеса

Мир меняется, и с каждым годом появляются все новые возможности для бо­лее эффективного и комфортного ведения бизнеса. В этой главе мы рассмотрим некоторые из них. Они смогут существенно изменить вашу работу и жизнь в целом.

Наверняка вскоре появится что-то еще. Смотрите вокруг, пробуйте, применяйте!

Будьте гибкими: в конкурентной борьбе «не большие поедают маленьких, а бы­стрые - медленных».

9.1. БИЗНЕС БЕЗ ОФИСА И УДАЛЕННАЯ РАБОТА'

Еще недавно для многих бизнесменов вопрос, нужен ли офис, не вставал. «Должны же мои сотрудники куда-то ходить на работу! Как я иначе буду их кон­тролировать?» Казалось, что офис-лучшее решение этих и других вопросов.

Однако сейчас ответ уже не столь очевиден. Я сам в силу профессиональной специфики часто работаю без офиса: у клиентов, дома, в дороге. Чем и доволен. И таких - все больше.

Для начала давайте ответим себе на вопрос, зачем нам офис. Вот некоторые из его функций.

• Рабочие места для руководителей и сотрудников.

• Место, способ и средство коммуникации. Интеграция компании.

• Способ контроля персонала.

• Настрой на работу.

• Представительские функции.

• Место официальной регистрации компании. В то же время офис имеет и ряд минусов.

• Высокие постоянные издержки, особенно в престижных местах.

• В крупных городах - огромные потери времени. Например, в Москве дорога
до него может занимать 3 часа и более, особенно на машине.

• Демотивация квалифицированного и творческого персонала: офис создает
ощущение рутины, скуки и принудиловки.

Давайте посмотрим, в каких случаях и как мы можем реализовать функции офиса без него.

Замечу, что соображения этой главы применимы не ко всем сферам деятель­ности. Очевидно, к примеру, что для работы кафе помещение необходимо.

Рабочие места для руководителей и сотрудников

Во-первых, без офиса точно могут работать многие мелкие компании и фрилан­серы. Во-вторых, даже в компании крупной можно выделить категории персонала,

которые могут хотя бы часть рабочего времени в офисе не появляться. Например, программисты, дизайнеры, агенты, работающие в полях. И, конечно, наши коллеги - консультанты и тренеры.

Также вы можете ввести возможность (частично) работать удаленно в качестве поощрения за те или иные результаты работы сотрудника: для многих это очень важно.

При этом вы получите экономию на рабочих местах: если «вольных» специали­стов у вас несколько, они могут пользоваться возможностями офиса по очереди. Как правило, сегодня у каждого квалифицированного специалиста есть ноутбук, так что, по сути, его рабочее место всегда с собой. От офиса ему нужны только стол, стул, а также подключение к офисной компьютерной сети: как правило, бес­проводное. Ну и периодически переговорные комнаты, проектор и т.д.

Здесь есть несколько условий.

• Функционал сотрудника должен допускать такой режим работы.

• Необходимо формализовать бизнес-процессы, в которых задействован со­трудник.

• Человек должен быть достаточно опытным и лояльным к компании.

• Сотрудник не должен относиться к категории «вечных лентяев», которых надо постоянно «пинать». Но мы уже обсуждали в главе «Персонал», как не допустить их появления.

• Нужно наладить эффективную коммуникацию и систему контроля, о чем мы поговорим ниже.

• При необходимости сотрудник должен быть обеспечен техническими сред­ствами.

Место, способ и средство коммуникации. Интеграция компании

Это действительно важнейшая функция офиса, и полностью личных встреч не из­бежать. Однако существенно снизить их число - реально. Здесь нам на помощь при­ходят такие технические средства, как мейл, телефон, skype (аудио- видеосвязь через Интернет), защищенная корпоративная сеть (VPN¹) и т.д., которые позволяют всему коллективу быть в контакте независимо от физического местоположения. Например, я часто общаюсь с клиентами и партнерами по skype, консультирую из любой точ­ки мира. В skype это совершенно бесплатно. Можно не только общаться по аудио-и видеосвязи, устраивать конференции, но и демонстрировать собеседнику свой экран, что очень удобно. Интернет сейчас есть почти везде: через GPRS и 3G, WiFi и Yota.

¹ Рекомендую книгу Глеба Архангельского «Работа 2.0: прорыв к свободному времени»

¹ Virtual Private Network

Еще один важный аспект. Для многих видов бизнеса очень важен входящий телефонный номер, который указывается в рекламе: на него звонят клиенты и пар­тнеры. 1/1 очень часто для многих, даже крупных, организаций физический переезд офиса означает смену номеров, что равнозначно потере значительных инвестиций. Уже несколько лет есть решение этой проблемы, особенно актуальное при работе части сотрудников вне основного офиса.

Вы можете купить «виртуальный телефонный номер». Он может относиться к разным городам и странам: можно московский, а можно лондонский. Вы выбирае­те его в зависимости от того, где ведете бизнес и откуда вам поступает максимум звонков, компанией из какой страны вы хотите представляться своим клиентам. Физически вы можете находиться где угодно в мире. При входящем звонке си­стема автоматически по очереди набирает указанные вами телефонные номера (в т.ч. мобильные и skype), пока не дозвонится вам. Естественно, можно настраи­вать голосовое приветствие, мелодию ожидания и т.п. А также мгновенно менять эти параметры через Интернет. Можно переводить звонки между номерами со­трудников, принимать факсы и т.д. Рекомендую!

Могут помочь средства коллективной работы. Например, площадки для про­ведения онлайн-конференций, где сотрудники могут общаться, обсуждать презен­тации, совместно пользоваться общей «доской» и пр. Для многих задач достаточно skype, но есть и более «продвинутые» решения.

Полезны программы для удаленной работы над проектами, системы постанов­ки и контроля выполнения задач. Так, мой сайт сопровождает ИТ-команда, раз­бросанная по разным странам: уже несколько лет мы успешно взаимодействуем через бесплатный сервис Teamer.ru.

Интересные решения описал Алексей Тимонин в своем комментарии в начале главы «Управление проектами».

Какая техника нужна сотруднику, работающему все офиса? Зависит от долж­ности:

• Мобильный телефон и требование держать его включенным в рабочее вре­мя. Если работа не связана с общением, то фирма не обязана его оплачивать.

• Ноутбук: как правило, он принадлежит компании. В нем у мобильного со­трудника все: контакты, документы и т.д.

• Карманный компьютер (КПК, PDA); очень полезная вещь для мобильного персонала. Казалось бы, зачем? Ведь есть ноутбук. Однако у КПК есть ряд ценней­ших функций и свойств.

~ Он маленький, им можно пользоваться в транспорте и т.д.

~ Во многих случаях он полностью заменяет ноут: база контактов, ежеднев­ник, Интернет, почта, Word, Excel, PowerPoint... И все это легко синхронизиру­ется с компьютером.

~ Можно использовать его как диктофон.

~ Можно читать книги и другие материалы, смотреть учебные фильмы, использовать словари. И многое-многое другое. Я уже несколько лет не пред­ставляю жизни без своего «маленького секретаря».

• Иногда - диктофон, фотоаппарат, мультимедийный проектор и прочее, но это нужно далеко не всем.