Языковые формы официальных документов и документов обиходно- делового стиля.

Официально-деловой стиль – это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношение между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.

Функция делового стиля заключается в том, что он изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых.

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:

1. Официально-документальный,

2. Обиходно-деловой.

Официально документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основные жанры – это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.

Обиходно-деловойподстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.)

Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально-деловом стиле высок уровень обобщения и в то же время конкретизации, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является так же широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.

Основными особенностями языка служебных документов Являются следующие:

1. Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-

фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…).

2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик,

квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению значение совокупности (граждане, служащие).

3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в

общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация…).

4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

5. Преобладание имен существительных.

6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).

7. Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан).

8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.

9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).

10. Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).

11. Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.

12. Использование прямого порядка слов в предложениях.

Рассмотрим подробнее жанры, в которых реализуется обиходно-деловой

подстиль (служебные документы).

Документы– это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

· достоверность и объективность

· точность, исключающая двоякое понимание текста

· максимальная краткость, лаконизм формулировок

· безупречность в юридическом отношении

· стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения

· нейтральный тон изложения

· соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе

устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована. Многие документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа (например, адресант, адресат, дата, наименование документа, подпись). В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.

Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например, паспорт, дипломы, бухгалтерские счета и др. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т. е. Значительно различаются по имеющейся в них информации (автобиография, акт, отчет, заявление, приказ и т. п.)

Определение и содержание официально-делового стиля. Общие черты официально-делового стиля.

Деловой стиль - это совокупность языковых и прочих средств, которые могут быть применимы в области официально-деловых отношений. Такие отношения могут возникнуть между людьми, организациями и государствами. Своими корнями деловой стиль уходит в древность. В эпоху Киевского государства стали появляться документы, которые имели юридическую силу. Среди прочих книжных стилей, истоки делового стиля зарождались уже в 10 веке. По настоящее время он применяется для составления законодательных документов, распоряжений, соглашений, в деловой переписке.

Официально‐ деловой стиль - функциональная разновидность языка, для которого характерны стабильность и стандартизированность. Он не допускает неоднозначные и плохо структурированные предложения и фразы. Слова употребляются исключительно в прямом значении. Примерами такого стиля могут выступать доклады деятелей на торжественных и официальных встречах и заседаниях. Он применяется и в рабочей атмосфере на совещаниях, презентациях, собраниях.

Деловой стиль находит своё применение в письменной речи, устной передаче информации, форме одежды. Именно манера одеваться является визитной карточкой человека, при этом неважно находится он на президентском посту, управляет компанией или вовсе не занимает руководящую должность. Кроме первого впечатления, одежда способна оказывать психологическое воздействие на собеседников. Играя важную роль в достижении результатов, деловой стиль одежды требует к себе повышенного внимания.

Деловой стиль может проявляться и в поведении человека. Его составляющими компонентами являются умение сохранять спокойствие и вести себя достойно в нестандартной ситуации, воля к действию и готовность взять ответственность на себя, не страшиться проявлять гибкость, быть объективным и т. д. Важно, чтобы деловой стиль поведения соответствовал нормам делового этикета.

Официально-деловой стиль обслуживает сферу сугубо официальных отношений. Это стиль административно-канцелярской документации, законодательных актов, дипло­матических документов.

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Для официально-делового стиля характерна предельная кон­кретность содержания при абстрактности, типизированности, штампованности средств выражения. Официальной речи свойственна конкретность, стандартность изложения и харак­тер предписания, долженствования.

Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Итог документирования – создание документа, среди функций которого выделяют следующие: информационная, социальная, коммуникативная, культурная, управленческая, правовая, функция исторического источника. Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не рекомендуется:

- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «прошу Вас ответить до такого-то числа», «убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

- навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, «прошу изучить и решить вопрос положительно» или «прошу утвердить эту кандидатуру»;

- намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить…»;

- начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием, с точки зрения этических норм, является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.

Характерные особенности официально-делового стиля можно также рассмотреть на основе разбора требований, предъявляемых к деловому письму: 1) лаконизм, 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений, 3) стандартизация и унификация, 4) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть четко обозначен и исчерпывающе обоснован.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением.

Под коммуникативной точностью понимается точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания и других основных принципов ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения.

Все эти особенности официально-делового стиля определяют его языко­вую норму. На фоне нейтральных и общекнижных слов (работник, комиссия, контроль и бракосочетание, доминиро­вать) употребляются слова и словосочетания, которые можно отнести к профессиональной (юридической, бухгалтерской, дипломатической и т. д.) терминологии, такие, как истец, вменять, тарифная сетка, арендная плата, федеральные органы, бюджетные учреждения, а также кан­целярские штампы, употребление которых в официально-деловом стиле является не недостатком и тем более не ошиб­кой, а специальной стилистической нормой: надлежащий, вышеизложенный, в целях улучшения, вступить в силу, за ис­текший период, довести до сведения.

Предельно сухой и ней­тральный стиль изложения должен быть свободен не только от разговорных и тем более жаргонных или диалектных слов, но и литературных слов, обладающих эмоционально-экспрессивной окраской. В официально-деловом стиле часто употребляются сложносокращенные слова (СНГ, ГКО, Мин­сельхозпрод, АПК, СПбГУ, АО, МВФ) и существительные, об­разованные от глаголов (документирование, хранение, несо­блюдение), поскольку для этого стиля характерно явное преобладание имени над глаголом.

Для официально-делового стиля характерно также частое упот­ребление глаголов в форме повелительного наклонения и в неопределенной форме в значении повелительного наклоне­ния (освободить от арендной платы, установить ежемесяч­ную доплату). Если глаголы употребляются в форме настоя­щего времени, они также имеют характер предписания (закон устанавливает, льгота не распространяется).

Нормой счи­тается использование так называемого логического, книжного синтаксиса: употребление повествовательных, двусоставных, полных предложений с прямым порядком слов; предложений, осложненных однородными членами, причастными и деепри­частными оборотами; сложных предложений.

Широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы «сообщаем, что…», «считаем целесообразным…», «просим Вас рассмотреть вопрос о…», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения.

Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например, в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…», в письме-претензии: «…в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращая время на подготовку текста и его восприятие.

Важную роль играют реквизиты — постоянные элементы содержания доку­мента.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.