Автоматизация процессов общеадминистративного документооборота

Помимо четко регламентированных процедур обработки документов в подсистеме ДОУ, в компании существует большое количество процессов обработки документов, не попадающих в традиционные контуры ДОУ. Вот несколько примеров таких процессов для различных функциональных подразделений:

· управление персоналом (прием на работу, увольнение, командировка);

· ИТ (заведение учетной записи, изменение должности);

· финансовые (утверждение бюджета, согласование задания на платеж);

· юридические (оформление доверенности).

В любой компании количество таких процессов может исчисляться десятками. Описанные процессы имеют ряд специфических особенностей:

· конкретный пользователь может участвовать во множестве разнообразных процессов обработки информации, но в каждом конкретном процессе участвует апериодически и довольно редко, следовательно, использование автоматизации в стиле традиционных АРМов в данном случае вряд ли оправданно;

· все автоматизируемые процессы требуют от пользователя схожих функций. Например, заполнение документа или электронной формы по шаблону, выполнение задания по ходу процесса, связанного с модификацией документа, внесение изменений в электронную форму и тому подобное.

В силу этих причин создавать отдельные приложения для каждого контура автоматизации представляется нецелесообразным. Для решения задач данного класса идеально подходит автоматизация на базе Workflow-сервиса, который, как правило, входит в состав любой современной СЭД. Подобный способ позволяет недостаточно быстро автоматизировать задачи данного класса, но обеспечивает возможность внедрения в организации процессного управления.

Автоматизация процессного управления

Для внедрения данного класса задач помимо наличия универсального сервиса Workflow необходимо внедрить средства моделирования бизнес-процессов, а также систему сбора и анализа показателей качества исполнения процессов — так называемых метрик. Система автоматизации процессного управления позволяет в реальном времени получать информацию об отклонении параметров процесса от целевых показателей, определять причины подобных отклонений и в случае необходимости изменять модель процесса и вносить коррективы в систему его автоматизации, причём без ее остановки. Описанные действия позволяют реализовать концепцию непрерывного улучшения процессов в компании (Continues Process Improvement).