Процессы управления проектом

Управление проектом выполняется с помощью процессов с использованием специальных знаний, навыков, инструментов и методов по управлению проектами, которые получают входы и создают выходы процессов.

В системе УП реализуются два типа процессов:

• Процессы, ориентированные на продукт, определяют и создают продукт проекта.

Эти процессы обычно определяются через жизненный цикл проекта и меняются в зависимости от области приложения.

• Процессы управления проектом, общие для большинства проектов, связаны между собой тем, что нацелены на выполнение общей задачи.

Такой задачей может быть инициация, планирование, исполнение, мониторинг и управление, закрытие.

Процессы управления проектами разделены на пять групп (необходимых для любого проекта):

• Группа процессов инициации. Определяет и авторизует проект или фазу проекта.

• Группа процессов планирования. Определяет и уточняет цели и планирует действия, необходимые для достижения целей и содержания проекта.

• Группа процессов исполнения. Объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана управления проектом данного проекта.

• Группа процессов мониторинга и управления. Регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, провести корректирующие действия для достижения целей проекта.

• Группа завершающих процессов. Формализует приемку продукта, услуги или результата и подводит проект или фазу проекта к правильному завершению.

Для успешного достижения целей проекта необходимо не только управлять каждым процессом в отдельности, но и обеспечить комплексный подход к управлению с учетом взаимосвязей, взаимозависимостей как отдельных процессов, так и групп процессов.

Понятие интеграции процессов управления

Интеграция процессов управления проектом - это взаимосвязи групп процессов и входящих в них процессов, обеспечивающие непрерывный и комплексный подход к управлению проектной деятельностью.

Цель интеграции состоит в достижении эффективного взаимодействия процессов управления проектами, обеспечивающих достижение целей проекта.

Интеграция управления проектом требует, чтобы все процессы управления проектами были выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации.

Необходимость в интеграции процессов управления проектами обусловлена взаимодействием процессов управления.

Проектная деятельность начинается с процессов инициации - с момента подписания Устава проекта.

При инициации определяются цели, задачи, результаты, сроки проекта, формируется команда управления проектом, определяются необходимые ресурсы, подготавливаются при необходимости рабочие места, разрабатываются необходимые для управления проектом документы.

На этом инициация проекта завершается.

Команда управления проектом приступает к процессу планирования проекта, составляется расписание проекта.

Как правило, вначале разрабатывается укрупненное расписание, которое должно соответствовать этапам Устава проекта, затем осуществляется его детализация.

С точки зрения управления интеграцией, Устав проекта является точкой входа для процесса планирования. Именно Устав проекта определяются результат и сроки проекта.

По завершению составления расписания проекта - когда определены задачи, их исполнители, сроки выполнения, - приступают к выполнению проектных работ.

Процесс планирования при этом не заканчивается, он продолжается практически до момента завершения проекта.

В ходе выполнения работ первоначальное укрупненное расписание проекта детализируется, уточняется. А это, в свою очередь, означает необходимость построения интеграционного взаимодействия процессов планирования с процессами исполнения работ.

Процессы группы " исполнение" выстраиваются в соответствии с применяемой на проекте методологией внедрения информационной системы.

С момента инициации проекта осуществляется непрерывный контроль над всей проектной деятельностью, включая и процессы планирования, и процессы исполнения работ, и процессы завершения, т. е. процессы контроля интегрируются со всеми группами процессов управления проектами. Результатом процессов контроля могут быть решения, управляющие воздействия на планирование, изменение хода проектных работ, процедуры закрытия проекта.

Не все процессы могут понадобиться в каждом конкретном выполняемом проекте или его фазе, и не все взаимодействия могут быть к ним применимы.

Управление интеграцией включает в себя процессы, которые обеспечивают координацию всех областей и элементов проекта.

Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, контроля, завершения.

Интеграцию проекта обеспечивают два основных документа проекта.

Устав проекта. Включает в себя описание содержания проекта на верхнем уровне, которое подлежит дальнейшему уточнению и детализации при разработке Плана проекта.

Устав проекта - документ, с которого начинается планирование проекта.

План управления проектом. Содержит описание того, как работа будет выполняться. План проекта имеет самую высокую степень детализации предстоящих работ.

1. Устав проекта содержит следующую информацию:

1. Название проекта.

2. Бизнес-цели компании или причины возникновения проекта.

Формулировка причины фактически дает ответ на вопрос " Зачем выполняется данный проект? ".

Бизнес-цели компании обязательно учитывают стратегию развития компании, включая стратегию развития информационных технологий, на которую ориентирован проект, - например, увеличение капитализации Холдинга и привлечение инвесторов.

3. Цели проекта.

Цели проекта определяют, что должно быть выполнено, и описывают конечный результат проекта. В Уставе проекта приводится цель проекта как результат, ожидаемый Заказчиком и полезный для него. Цель формулируется совместно Заказчиком и Исполнителем.

Формулировка целей должна соответствовать следующим критериям (SMART- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound):

• Конкретные (Specific) - позволяющие сформировать расписание проекта;

• Измеримые (Measurable) - позволяющие качественно (или количественно) оценить, что результат получен;

• Достижимые (Achievable) - принципиально реализуемые Исполнителем в рамках проекта, с учетом декларируемой помощи со стороны Заказчика;

• Приносящие результат (Relevant) - соответствуют ожидаемой Заказчиком пользе;

• Ограниченные во времени (Time-bound) - реализуемые в ожидаемые Заказчиком временные рамки проекта.

4. Границы проекта.

5. Содержание проекта (задачи проекта).

Содержание проекта отвечает на вопрос " Какую конкретную работу нужно выполнить для достижения поставленных целей? " или " Какие задачи необходимо решить для достижения поставленных целей? ". Содержание может быть получено от Заказчика в качестве составляющей тендерной документации.

6. Основные предположения и ограничения.

Предположения - это ряд факторов, влияющих на проект, значения которых являются неопределенными. В момент инициации проекта очень важно выделить как можно больше предположений и задокументировать их. Формулируются внешние условия и допущения, без фиксирования которых проект не может быть успешно завершен: лежащие вне контроля сторон условия, без наличия которых не может быть четко определено содержание проекта.

Для составления списка предположений рекомендуется использовать так называемый " мозговой штурм". Неправильные или незадокументированные предположения могут вызвать проблемы во время реализации проекта.

7. Ограничения - это условия, влияющие на действия команды или определяющие их. Ограничения проекта задаются в процессе инициации. Ограничения могут быть техническими, физическими, ресурсными или другими. Возможны ограничения на бюджет проекта, ограничение на качество продукта, ограничение на время и технологии.

8. Контрольные события и ключевые даты.

Контрольные события (вехи проекта) - это основные события проекта, контрольные даты получения результатов. Результаты и контрольные события могут совпадать или иметь разные значения. В Уставе приводятся основные вехи проекта. Вехи, указанные в Уставе проекта, будут контролироваться Заказчиком и должны жестко соблюдаться. Необходимо оценивать влияние всех изменений в проекте на соблюдение сроков по данным вехам.

9. Основные результаты и критерии успеха.

Критерий успеха - набор стандартов или правил, определяющих выполнение задачи с приемлемым уровнем качества. Критерии успеха должны соответствовать целям и содержанию проекта, зафиксированным в Уставе проекта.

10. Планируемая стоимость проекта.

План управления проектом

Процесс разработки Плана управления проектом относится к группе процессов планирования.

План управления проектом документирует:

• Процессы, выбранные командой управления проектом;

• Уровень внедрения каждого выбранного процесса, определенный командой управления проектом;

• Описание средств и техник, используемых для выполнения этих процессов;

• Выбранный жизненный цикл проекта и связанные с ним фазы проекта;

• Как выбранные процессы будут использованы для управления конкретным проектом. Включение зависимостей и взаимодействий между этими процессами и необходимых входов и выходов;

Как будет организовано выполнение работы для достижения целей проекта;

• Как будут осуществляться мониторинг и контроль изменений;

• Как будет осуществляться управление конфигурацией;

• Как будет обеспечиваться интеграция исходных планов (baselines) проекта;

• Потребности в информации и техники коммуникаций между заинтересованными лицами;

План управления проектом объединяет следующие планы:

• План управления содержанием;

• План управления расписанием;

• План управления стоимостью;

• План управления качеством;

• План управления обеспечением проекта персоналом;

• План управления коммуникациями проекта;

• План управления рисками;

• План управления поставками;

• План управления изменениями.

• Управление содержанием проекта

С целью структуризации управления проектом процессы распределены по категориям, которые называются областями знаний управления проектами.

• Управление интеграцией.

• Управление содержанием.

• Управление временем.

• Управление стоимостью.

• Управление персоналом.

• Управление коммуникациями.

• Управление качеством.

• Управление рисками.

• Управление снабжением (поставками).

Области знаний образуются из процессов с общими чертами:

В области знаний «Управление стоимостью проекта» представлены все аспекты процесса бюджетирования:

· Оценка стоимости

· Разработка бюджета расходов

· Контроль стоимости

Эти процессы входят в разные группы процессов:

· Оценка стоимости – в группу процессов Планирования

· Разработка бюджета расходов – в группу процессов Планирования

· Контроль стоимости – в группу процессов Мониторинга и Контроля