Используемые в управлении проектами

2.1. Понятие «проект»

В настоящее время в экономической литературе существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистами или организациями.

Классическое определение проекта впервые было представлено PMI: «проект – временное усилие или предприятие, предназначенное для создания уникального продукта или услуги».

В русском языке проект может означать совокупность технической документации, чертежей и расчетов, необходимых для создания объекта. В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают некоторые физические объекты (производственные комплексы, здания, сооружения и т.п.) определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: проект – целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, трудовых, финансовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

В Кодексе знаний об управлении проектами под проектом понимается некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обусловливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 3).

В науке и практике менеджмента проектом является изменение исходного состояния любой системы (например, предприятия), связанное с затратами времени и ресурсов. Процесс такого изменения осуществляется по заранее разработанным планам с учетом финансовых и временных ограничений.

Проект как система определяется совокупностью взаимосвязанных элементов, которыми являются цели, задачи, структура, люди, время и технические элементы, ориентированные на достижение определенных целей проекта в условиях меняющийся среды.

Таким образом, понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом общих признаков, наиболее общими из которых являются следующие:

– направленность на достижение конкретных целей, опреде-ленных результатов;

– координированное выполнение многочисленных, взаимо-связанных действий;

– ограниченная протяженность во времени;

– уникальность и неповторимость;

– наличие ресурсов и ограничения, накладываемые на них.

Каждая из названных характеристик имеет важный внутренний смысл, отличающий проекты от других видов деятельности, поэтому рассмотрим их более подробно.

Направленность на достижение конкретных целей. Проекты нацелены на получение определённых результатов, иными словами, они направлены на достижение целого комплекса взаимосвязанных целей, которые являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Например, основной целью проекта, связанного с компьютерным программным обеспечением, может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, математического программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня – разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью системы управления базами данных, загрузка данных и так далее.

В связи с тем, что проекты ориентированы на достижение цели важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с верхнего уровня и заканчивая их детализацией на низшем. Отсюда следует, что проект можно рассматривать как достижение правильно выбранных целей на каждом уровне пока не будет достигнута конечная цель.

Координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий. Проекты включают в себя выполнение многочисленных действий, взаимосвязь которых в отдельных случаях достаточно очевидна (например, технологические зависимости). Довольно часто некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие; при этом некоторые задания могут выполняться только параллельно, и так далее. Таким образом, если нарушается принцип синхронизации выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу. Становится очевидным, что проект – это система, то есть целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причём система динамичная, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению. Например, проектирование нового автомобиля – это проект, над которым работает группа (группы) людей, занимающаяся разработкой, тестированием и модификацией, который заканчивается когда новая модель запускается в производство.

Ограниченная протяженность во времени. Проекты имеют начало и завершение выполнения последовательных действий, приводящих к требуемому результату. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена на завершение проекта в намеченное время, для чего составляются графики, показывающие время начала и окончания выполнения заданий, входящих в проект.

Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный выпуск продукции не имеет заранее определенного момента завершения и зависит лишь от наличия и величины спроса.

В последнее время проектный подход всё чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определённого периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определённых заказов, имеющих договорные сроки поставки.

Проект как система деятельности существует столько времени, сколько требуется для получения конечного результата. Как правило, в бизнесе под проектом понимается совокупность взаимосвязанных видов деятельности, при выполнении которых группа людей работает в течение определенного периода времени.

Уникальность. Степень уникальности проекта может отличаться, например, если разрабатывается новый прибор или технология, то проект обладает высокой степенью уникальности, в случае, если модернизируется прибор (например, изменение конструктивных особенностей) или усовершенствуется технология (например, применение нового метода обработки) – проект будет обладать меньшей степенью уникальности.

Заданные рамки ресурсов. Для выполнения плана любого проекта требуются ресурсы: помещения, оборудование, инструменты, материалы, время, персонал, финансовые средства. Бюджет проекта является ограничением, поскольку он лимитирует возможности группы получать ресурсы для выполнения проектных заданий, то есть некоторые результаты проекта, запланированные разработчиком, могут быть исключены из-за того, что бюджет не позволяет тратить дополнительные ресурсы на достижение таких результатов.

Проект от других видов деятельности отличает ряд признаков и наличие ограничений, которые чаще всего бывают:

– по времени (типичное свойство большинства работ по заказу);

– по наличию материально-технических и финансовых ресурсов (проектов развития);

– по доступности необходимого персонала;

– по требованиям к результату, включая параметры качества или наличие у результата специфических особенностей.

К признакам проекта относят:

– наличие предельно определённой цели, такой, про которую можно с уверенностью сказать, достигнута она или нет;

– новизну (всякая новая для организации работа есть проект, поскольку неясно, как её сделать наилучшим образом);

– важность (если от работы зависит, к примеру, репутация фирмы, она требует к себе особого отношения);

– сложность (в основном это работы, выполнение которых подвержено влиянию многих факторов либо которые требуют слаженного взаимодействия не связанных друг с другом исполнителей).

В итоге, признаки, ограничения и условия выполнения конкретного проекта складываются в дополнительный признак – неповторимости проекта как целого, наиболее типичные примеры проектов: разработка нового продукта, технологии, материала, переоборудование производства, реорганизация и реструктуризация предприятия. Среди менее очевидных, но часто встречающихся проектов, можно назвать выполнение заказа, ремонт техники или помещений, организацию эффективной рекламы, переезд в новый офис. Таким образом, с проектами связаны не только проектно-сметные бюро или институты, но и многие коммерческие фирмы – научно-технические, производственные, строительные, консалтинговые и многие другие. По крайней мере, один раз – в момент своего создания – любая организация сталкивалась с проектом, от степени подготовленности, обоснованности и управляемости которого зависели время начала деятельности нового предприятия и ее эффективность, т. е., что с проектами, порой не всегда это осознавая, предприятия встречаются достаточно регулярно.

С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное при участии ряда ограничений и механизмов (рис. 4).

Рис. 4. Проект как процесс перехода системы

из исходного состояния в конечное

При этом под «входом», в качестве которого выступают все ресурсы проекта, понимается комплекс взаимосвязанных процессов обработки этих ресурсов с целью обеспечить их эффективное использование для достижения конечной цели – формирования результата проекта, а «выходом» будет требуемый результат проекта.

Цели, задачи, содержание проекта,