Стоимостные факторы

Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки, послевыставочном. При этом порою оказывается, что затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с работой персонала по выработке маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т. д., сопоставимы с затратами на стадии участия и их недоучет приводит к ошибкам при оценке результативности участия в соответствующем выставочном мероприятии.

В свою очередь стоимость участия в выставке складывается как минимум из десяти основных статей расходов: аренда, стенд, оборудование стенда, экспозиция, денежные взносы учредителям, транспортировка и страхование, эксплуатационные расходы, персонал, реклама и связи с общественностью, прием посетителей, а также непредвиденные расходы. При этом отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.

Работа стендистов во время международной выставки. Процесс подготовки персонала турфирмы для участия в выставке. Основные функции стендистов фирмы на туристской выставке. Нежелательные аспекты в подведении стендиста на выставке.

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на их:

– умение и желание общаться с людьми;

– выносливость;

– привлекательную внешность;

– профессиональную компетентность;

– психологические навыки;

– хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие – языка страны проведения выставки).

Помимо основного намечают запасной состав стендистов. До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

– тематика выставки;

– цели участия в выставке;

– перечень предоставляемых услуг;

– основные новинки;

– задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т. д.);

– план стенда;

– закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

– распорядок работы;

– время нахождения руководства фирмы на стенде;

– основные категории предполагаемых посетителей;

– модели поведения с каждой категорией посетителей;

– формы регистрации посетителей;

– формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки ‘

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию, размещенные в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т. п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте. Он должен солидно и аккуратно выглядеть, желательно в выдержанном общем стиле. Это может быть фирменная униформа с символикой, кепочки, значки.

На период выставки необходимо детально расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

Исследования показали, что 60 % посетителей туристических выставок уходят, если их не поприветствовали в течение первой минуты. Чтобы избежать этого, желательно, чтобы:

– стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя;

– лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;

– он сумел бы помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я хотел бы помочь Вам ознакомиться с нашей фирмой», «Наша фирма специализируется на следующих видах деятельности…», «Наиболее интересное на нашем стенде…» и т. п.;

– он смог бы дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

– стендист должен быть одет не только строго и красиво, но и удобно.

Нежелательны:

– общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;

– назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

– употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;

– развязное поведение.

Контакты между стендистами различных турпредприятий необходимы, к тому же они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

Стендистам следует делать пометки о посетителях стенда компании в специальной тетради, куда записывать название фирмы, адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, сферы интереса посетителя, чем он занимается (почему здесь) и т. д. Данная информация несомненно пригодится для укрепления связей с новыми партнерами и расширения бизнеса.