Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Процесс организации участия туристической фирмы в работе выставки.






Для того, чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристическая фирма должна тщательно спланировать свою работу. Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года.

За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

Однако именно на руководителе туристической фирмы лежит ответственность за принятие решения об участии в той или иной туристской выставке, ярмарке.

Процесс участия туристической фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1) принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;

2) определение целей участия фирмы в работе выставки;

3) выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;

4) подготовительно-организационный период;

5) разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;

6) работа в ходе функционирования выставки;

7) подведение итогов участия фирмы в работе выставки после ее окончания.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристической фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристическое предприятие.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристического предприятия, среди которых:

– представление туристической фирмы и ее продуктов;

– изучение рынков сбыта;

– поиск новых рынков;

– расширение числа клиентов;

– внедрение нового туристского продукта на рынок;

– определение возможного спроса на новый продукт;

– поиск новых деловых партнеров;

– изучение предложения конкурентов;

– позиционирование своих продуктов относительно тур-продуктов конкурентов;

– формирование благоприятного имиджа туристической фирмы;

– непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристическая фирма. Как мы уже отмечали, ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своем выборе позволяет оценка таких аспектов, как:

– время и место проведения выставки;

– авторитет выставки;

– численный и качественный состав участников и посетителей;

– уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

– возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

– условия участия в выставке;

– кто организатор, как давно он занимается данным видом бизнеса;

– разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

Выбор выставки осуществляется на основе сформулированных целей участия в выставке и таких факторов, как:

– направленность туристского продукта (въездной, выездной, познавательный, деловой и т. д.);

– соответствие туристскому региону;

– финансовые возможности туристической фирмы;

– престижность выставки и ее вид;

– язык региона проведения выставки.

Когда решение об участии в выставке принято, начинаются конкретные действия.

В течение подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно решается ряд организационных вопросов, таких как:

– разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

– составление перечня выставляемых туристских продуктов;

– отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

– разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

– выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

– определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

– подбор и изготовление рекламных и информационных материалов (информационных листков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров, прайс-листов);

– разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

– заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы: страна, адрес/телефон, номер расчетного счета. Суть заявки – предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. По получении заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5–10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг фирма выбирает то, что считает необходимым, и указывает количество. Так, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы у специализированных агентств и лишь привозят их на выставку.

Как правило, в заявках (форма может быть различна) оговариваются следующие основные моменты:

– предоставление аренды выставочной площади (открытой или закрытой);

– аренда и монтаж выставочного оборудования (стенд выставочного модуля в соответствии с планом выставочного стенда);

– установка розеток, дополнительных светильников;

– аренда и установка подиумов под экспонаты;

– предоставление дополнительных услуг или оборудования, вешалок, шкафов, холодильника, телефона, столов, стульев, этажерок и т. п.;

– надпись на фризе (название фирмы над экспозицией).






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.