Контроль в менеджменте: сущность и характеристика форм и методов контроля

Контроль - одна из важнейших функций менеджмента.

Контроль - проверка чего-либо - это процесс обеспечения то­го, что организация действительно достигает цели. Основная зада­ча контроля " создание условий для. устойчивости той или иной системы.

Контроль представляет собой функцию менеджмента, а, следо­вательно, проявляется как непрерывные процесс управления. В свя­зи с этим любом руководитель должен поставить дело таким обра­зом, чтобы работники воспринимали процедуру контроля как само собой разумевшееся действие, по сути дела, на имеющее ни начала, ни конца.

Во все случаях контролируются обычно три веди:

I/ сроки выполнивши решения,

2/ объем выполнения решения,

З/ сущность - содержание самого выполнения решения. Бывает сроки выполнены, а по содержанию работа не выполнена, или, наобо­рот, сроки нарушены ради содержания и т.д.

Методические посылки контроля заключаются в том, что прове­ряется как выполняется решение; как реагируют на принятое реше­ние подчиненные; в чем суть отклонении, которые допускаются ра­ботниками. Ни в коей случае нельзя исходить из такого положения, что контролировать надо абсолютно всех. руководитель должен выя­вить причины отклонения, выбрать способ и метод корректировки поведения и оценивать определенным способом действия подчиненных.

Теоретически существуют три вида контроля:

I/ предупредительный. /предварительный/ - здесь проверяются человеческие, мате реальные, финансовые ресурсы, их наличие, оце­нивается их качество и т.д;

2/ текущий - осуществляется в ходе проведения работы по выпол­нению решения, уточняется нес судимость корректировки самого ре­шения или процесса выполнения;

З/ финишным /заключительный/ - осуществляется в ходе ведения рабе после завершения работы. Информация по итогам выполнения решения служит базой для будущих решений и оценки реальности пла­новых задании.

Задачи контроля:

- сбор и систематизация информации о фактическом со стоянии деятельности и ее результатах (функция - учет);

- оценка состояния и значимости полученных результате» деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов (функция - оценка);

- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факта ров, влияющих на результаты деятельности (функция - анализ)

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации иI обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показа­телей или организационных условий их выполнения, т.е. осу­ществляется обратная связь в управленческом цикле.

Виды и формы контроля и регулирования

Система контроля в организации должна предусматри­вать осуществление различных видов контрольной деятельно­сти.

Эффективная система контроля характеризуется:

- стратегической направленностью;

- ориентацией на результаты;

- соответствием контролируемому виду деятельности;

- своевременностью (нужная информация нужным людям До того, как произойдет кризис) и гибкостью;

- экономичностью и простотой.

Характеристика основных видов контрольной деятельности

По форме осуществления контроль может быть:

Внутренний Система контроля организуется предприятием самостоятельно

Внешний контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.п.

В зависимости от содержания проблемы (выявленного от­клонения) и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:

Реактивное регулирование Осуществляется, когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглажи­вание отклонений от стандартов

Упреждающее регулирование Проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направ­лено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей

В процессе контроля и регулирования выделяются три эта­па, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер:

• выработка стандартов и критериев;

• сопоставление фактических результатов с ожидаемыми;

• принятие корректирующих мер.

Первый этап процесса контроля непосредственно свя­зан с функцией планирования. На этом этапе устанавлива­ются стандарты и критерии оценки деятельности объекта уп­равления, которые определяются при планировании. Стандар­ты, используемые для контроля, отражаются в форме плано­вых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основ­ных областей.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставле­нии фактически достигнутых результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от ус­тановленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требую­щие принятия корректирующих мер.

На третьем этапе анализируются причины возникнове­ния отклонений и выбирается один из трех вариантов пове­дения: ничего не предпринимать; устранить отклонения, преж­де чем они перерастут в крупные проблемы; пересмотреть стандарты.