Отступы

Отдельного упоминания заслуживают два специальных отступа, резервируемых в вертикальной структуре документа. Первый располагается между титульной частью документа, содержащей логотип, полное наименование, юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и интернет-сайта компании (опционально — дополнительных полей для указания исходящего номера, даты создания документа, меток для постановки углового штампа) и полем адресации документа, содержащем данные об имени лица, которому адресован документ, а также полном названии и юридическом адресе представляемой им компании.

Такой отступ обычно составляет не менее 40 мм от нижнего края титульной части до верхнего края поля адресации документа и предназначен для резервации необходимого пространства для штампов, резолюций и прочих отметок, которые могут быть нанесены на документ. Кроме того, подобный значительный отступ визуально напоминает спуск хорошо свёрстанной книжной или журнальной полосы, что придаёт документу определённую изящность и «правильность».

Второй специальной отступ располагается между полем адресации документа и его основным текстом. Этот отступ обычно составляет 20 мм и предназначен для создания дополнительного визуального акцента на этой ответственной части документа. Необходим он для удобства осуществления быстрой и безошибочной сортировки и распределения исходящей или входящей корреспонденции секретарскими службами компаний.

Стандартные и рекомендуемые размеры полей бланка

В случае, когда документ состоит из двух и более страниц, не принято:

• нумеровать колонцифрой первую страницу (нумеруют только дополнительные страницы);
• повторять титульную часть документа на дополнительных страницах (кроме логотипа).

Закончить описание макета бланка для писем хотелось бы повторением совета, который уже очень много раз давался во всех возможных руководствах, обсуждениях и других дизайнерских «университетах». Не нужно лениться и подавать заказчику разработанный бланк письма с «рыбой» вида «Тут текст тут текст» или, чего ещё хуже, “Lorem ipsum”. Ни один из этих приёмов не даёт ясного представления о том, как в реальности будут выглядеть текстовые блоки в письме. Кроме того, дизайнер подобными действиями не только выдаёт своё весьма и весьма поверхностное и невнимательное отношение к компании заказчика, но и лишает себя удовольствия продемонстрировать ему своё чувство юмора и оригинальность мышления.