Карьера руководителя

Под карьерой понимается продвижение работника по ступенькам служебной иерархии или последовательная смена занятий как в рамках отдельной организации, так и на протяжении жизни, а также восприятие человеком этих этапов. Таким образом, она имеет как объективную, так и субъективную сторону.

Карьера может быть динамичной, связанной со сменой рабочих мест, и статичной, осуществляющейся в одном месте и в одной должности путем профессионального роста. Она бывает вертикальной, предполагающей должностной рост, и горизонтальной, происходящей в пределах одного уровня управления, однако со сменой занятий и подчас профессии. Совмещение двух этих подходов дает так называемую ступенчатую карьеру.

Иными словами, успех в карьере можно рассматривать как с точки зрения продвижения от одной должности к другой, более высокой, так и с точки зрения степени овладения определенной профессией, составляющими ее навыками и знаниями.

В деловой карьере можно выделить несколько этапов. Подготовительный (18—22 года) связан с получением высшего или среднего профессионального образования. Карьера начинается с момента зачисления выпускника в штат организации, но в рамках этого этапа закладываются основы будущего специалиста.

На адаптационном этапе (23—30 лет) происходит вхождение молодого специалиста в мир работы, овладение новой профессией, поиск своего места в коллективе. Середина этого этапа может совпасть с началом карьеры руководителя.

Лучше начинать карьеру менеджера с должности низового линейного руководителя, а не с «теплого места» в аппарате. Эта должность приносит ценный опыт самостоятельной работы и в то же время не является ключевой, в результате чего возможные неудачи начинающего руководителя не наносят организации большого ущерба, а у него не отбивают желание к продвижению вперед. Здесь быстро выясняется, имеет ли данное лицо способность к руководящей деятельности и его нужно как можно быстрее продвигать вперед или наоборот — вернуть к исполнению обязанностей специалиста.

В рамках стабилизационного этапа карьеры (30—40 лет) происходит окончательное разделение сотрудников на перспективных и неперспективных в отношении руководства. Одни, достигнув пика карьеры, навсегда остаются на должностях младших руководителей или специалистов, а для других открываются безграничные возможности продвижения по служебной лестнице. Но все к концу этого периода становятся профессионалами, до тонкостей познавшими свою работу.

Отсутствие перспектив продвижения, дополняемое психологическими проблемами, связанными с естественной перестройкой организма, приводит большинство людей к «кризису середины жизни”, когда они начинают подводить итоги сделанного и, понимая, что дальнейшее продвижение в должности невозможно, искать пути приспособления к новой ситуации и решать, как жить дальше. Принятие такого решения означает переход к — этапу консолидации карьеры, приходящемуся на возрастной интервал 40—50 лет.

Для лиц, которые хотят и могут продолжать карьеру руководителя, здесь в сущности изменений не происходит. Они продолжают с интервалом в несколько лет (оптимально — не более 6-7, ибо затем начинают проявляться консервативные тенденции) продвигаться по служебной лестнице. При этом те, кто обладает более решительным характером, продолжают карьеру линейных руководителей, а менее решительным, но более вдумчивым — штабных. Другие — осваивают новые сферы деятельности и переходят к горизонтальной карьере”.

В возрасте 50—60 лет в деловой карьере наступает этап зрелости, на котором они могут сосредоточиться на передаче своих знаний, опыта, мастерства молодежи. В некоторых странах руководители пожилого возраста – естественное явление. Так, в Японии считается нормой, когда высшие (но только высшие!) руководители имеют возраст, приближающийся к 80 годам.

В большинстве западных фирм обязательным является планирование деловой карьеры сотрудников. Этот процесс начинается с изучения ими себя, собственных потребностей и стремлений (желаемых должности, уровня доходов и т.п.), на основе чего с учетом перспектив организации, отрасли, в которой она функционирует, объективных личных данных и пр. формулируются основные ее цели. Затем самостоятельно или с помощью руководителя составляются альтернативные варианты продвижения по службе как в собственной фирме, так и за ее пределами.

3.2.4. Работа с секретарем

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы. А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

Руководитель и его секретарь составляют одну из самых значительных рабочих групп в организации. Мы рассмотрим работу секретаря именно под углом зрения этой рабочей группы. Использование рабочего времени руководителя во многом зависит от секретаря или, во всяком случае, может зависеть. Поэтому его возможности для улучшения плановости работы своего начальника и для повышения эффективности использования его рабочего времени являются весьма значительными. С точки зрения секретаря, плановое использование времени руководителем дает ему самому возможно построить свою работу более рационально.

Задачей секретаря является забота о том, чтобы вместе с начальником достичь наилучших результатов на всех этапах управления. Сказанное касается главным образом секретарей руководства, но в известной мере это относится ко всем работающим в должности секретаря лицам. Обычно секретарь назначается в помощь руководящему работнику, и его задачей является обеспечивать спокойную работу своего начальника и освобождать его от задач, которые может выполнить сам. Являясь ближайшим помощником своего начальника, секретарь — это прежде всего доверенное лицо, функции которого как по содержанию, так и по сложности являются самыми разнообразными. Это общее определение должностных обязанностей секретаря на практике приобретает более живую картину, если его проанализировать с точки зрения всего разнообразия задач, относящихся к процессу управления.

Эффективность работы секретаря тем выше, чем раньше и чем глубже он приобщается к работе своего начальника по управлению. Секретарь должен относиться к своей работе именно через призму должностных обязанностей своего начальника. Поэтому секретарю надлежит хорошо знать сферу его деятельности, важнейшие задачи и цели, намеченные на определенный период времени. Это означает, что начальник держит своего секретаря в курсе всех дел и приглашает его на все практические мероприятия, где будет так или иначе идти речь о содержании работы начальника, в частности на а совещания по планированию.

Если один секретарь обслуживает нескольких начальников, он должен усвоить должностные обязанности каждого из них. Начальнику и секретарю необходимо договориться о том, каким образом секретарь будет участвовать в процессе управления на его разных этапах. Секретарь должен понимать, каким образом разные вопросы круга обязанностей начальника объединяются в единое целое. Поэтому секретарь должен быть в достаточной мере наблюдательным и замечать, что конкретно делает начальник. Секретарь всегда помогает начальнику в его работе. Очень важно создать хорошую рабочую атмосферу между начальником и секретарем. За это, естественно, ответственен и начальник.

Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Секретарь – продолжение многих функций руководителя. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

ü знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

ü знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями;

ü знания правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

ü знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

ü иметь профессиональный имидж;

ü хорошо владеть речью и письмом;

ü обладать хорошей памятью;

ü хорошо ориентироваться во времени;

ü содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

ü уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

ü осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

ü быть энергичным, проявлять инициативу;

ü быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

ü поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

ü контролировать финансы офиса;

ü быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

Девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность офис-менеджера, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность – персональный секретарь - помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел, можно вырасти из секретаря в менеджеры.

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и незаменима.

3.2.5. Организационные принципы распорядка дня

Организация Вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Существуют определенные правила и принципы распорядка дня, но они не носят характера обязывающих. Важно, чтобы Вы нашли свой личный стиль и для Вас этот стиль будет самый лучший.

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-либо позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым Вы приступаете к предстоящим задачам, имеет немало важное значение для Ваших успехов или неудач

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, с неохотой, может быть, без нормального завтрака, как можно скорей на работу — подобный старт может очень легко испортить день!

3. Начинайте работу по возможности в одно и то же время. Человек — пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе.

4. Перепроверка плана дня. Пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки.

5. Вначале — ключевые задачи, то есть утром заниматься сложными и важными делами.

6. Приступать без «раскачки». Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т.п. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например на послеобеденное.

7. Согласовывать план дня с секретарем.

8. Хорошая подготовка к работе. Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования.

9. Влиять на фиксацию сроков. Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в Ваши планы, приспосабливать к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты.

10. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы, избегать незапланированных импульсивных действий, старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела. Однако зачастую бывает, что при выполнении задачи Вы наталкиваетесь на интересную идею или важную информацию. В этом случае сделайте краткую запись и обработайте ее позднее, в более удобное время.

11. Своевременно делать паузы/соблюдать размеренный темп. Рассматривайте паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха. Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению.

12. Небольшие однородные задачи (телефонные разговоры, встречи с посетителями, работа с корреспонденцией) выполнять сериями. Данный метод имеет то решающее преимущество, что Вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. Благодаря концентрированности и непрерывности процесса Вы экономите время. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Даже если выигрываются отдельные минуты, за день они складываются в половину часа или даже в целый час.

13. Рационально завершать начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые Вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет Вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело.

14. Использовать временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы».

15. Работать антициклично. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.

Поэтому работать антициклично - это:

ü в течение более спокойного дообеденного периода решать самые важные из запланированных задач;

ü беспокойный период использовать для выполнения дел категории В, т. е. как запланированное «про запас» (40 %) время;

ü не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;

ü старайтесь приходить пораньше утром и уходить по быстрее вечером.

16. Выкраивать спокойный час. Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного или закрытого часа, в течение которого Вам никто не может помешать. Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.

17.Контролировать время и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20 % времени обсуждают 80 % вопросов, подлежащих рассмотрению. Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня.

18.Завершать несделанное. Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня.

19.Контроль за результатами и самоконтроль. Сравнение намеченного в Вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда.

20.План на следующий день. План на следующий день составляйте еще накануне вечером. Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием и т. п.

21.Домой — с хорошим настроением. Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня.

Естественные ритмы работоспособности. Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям. Любые клетки, органы и организм в целом работают под управлением собственных «часов». Циркадные (околосуточные) ритмы — самые главные из биоритмов человека. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток приблизительно одинаковы у всех людей. Абсолютное значение подъемов и спадов продуктивности могут различаться, но относительно ритмичные колебания одинаковы для всех.

Среднестатистические колебания суточной работоспособности получены в результате сотен тысяч измерений во всех промышленно развитых странах и они предполагают пик активности работника с 10 до 11 часов дня (130%), затем снижение до 100% к 15 часам, некоторый рост к 19-21 часам (110%), и вновь снижение до 70% среднесуточной работоспособности к 2-4 часам пополуночи.

Различия в суточной активности могут проявляться у людей по временной оси. Говорят обычно о «людях-жаворонках» (утренний пик работоспособности) и «людях-совах» (вечерний пик работоспособности). Промежуточный тип иногда называют «голубями».

Нередко встречается деление на несколько иные группы: малоспящие (работоспособньг и утром, и вечером) и многоспящие (утомленные и утром, и вечером). С возраста 25-30 лет заметно теряется способность перестраивать режим сна и бодрствования. Большинство людей «жаворонковеют» по мере старения (склонность стариков рано ложиться спать и рано просыпаться). В период молодости же процесс «осовения» достигает пика (полуночничают, а утром не добудишься).

Не пытайтесь работать против своего естественного дневного ритма (который Вы если и сможете изменить, то незначительно), а используйте эти закономерности в своем распорядке дня!