Тема 4. Управление сроками

Задачей управления сроками является обеспечение выполнения проекта в заранее запланированное время

Сроки для проекта - один из критических факторов его успешности, часто даже более важный, чем удержание проекта в рамках бюджета. Поэтому планированию и контролю сроков следует уделить особое внимание в управлении проектом

В стандарте РМВОК определяются семь основных процессов, составляющих основу управления сроками:

1. Планирование управления расписанием - создание политики, процедур и документации для планирования, разработки, управления, исполнения и контроля расписания проекта

2. Определение состава операций - определение элементарных работ,

которые необходимо выполнить для получения результатов проекта

3. Определение взаимосвязей операций- выявление и документирование зависимостей между работами.

4. Оценка ресурсов операций - оценка типов и количества ресурсов, необходимых для каждой элементарной операции

5. Оценка длительности операций - оценка количества рабочих периодов, необходимых для каждой элементарной операции

6. Разработка расписания - составление расписания проекта, контроль расписания, управление изменениями расписания

7. Контроль расписания -управление изменениями расписания проекта

Планирование управления расписанием - создание политики процедур и документации для планирования, разработки, управления, исполнения и контроля расписания проекта. Главное назначение этого процесса в том, что он гарантирует документирование процессов управления расписанием и связанных с ними инструментов и методов

План управления расписанием:

-Может быть формальным или неформальным, весьма подробным или общим, в зависимости от потребностей проекта

-Содержит соответствующие контрольные точки

-Определяет, как непредвиденные нарушения расписания будут сообщаться и оцениваться

-Может обновляться с учетом изменения в методике управления расписанием

Чтобы управлять сроками, должно быть грамотно составленное расписание проекта. Для того, чтобы его составить нужно иметь перечень всех работ, установить их последовательность и определить продолжительность каждой с учетом имеющихся ресурсов.

Работа - операция максимального уровня детализации

Определение состава операций -формирование перечня элементарных работ, которые будут выполняться в ходе проекта.

Для определения состава операций, пакеты работ по проекту (из ИСР) разбиваются на более мелкие элементы, которые и являются элементарными работами. Работы нижнего уровня служат основой для составления смет, планирования сроков, выполнения и контроля проектных работ.

В результате этого процесса получается перечень работ, который включает в себя все работы проекта

- Каждая работа должна принадлежать лишь одному элементу ИСР

- В списке не должно быть работ, не входящих ни в один из пакетов работ

Определение состава операций для больших проектов осуществляется постепенно, полностью производится декомпозиция для более близкого периода проекта, для более отдаленных периодов позднее (метод набегающей волны)

Дальнейший шаг при разработке расписания - это определение взаимосвязей операций:

Определение взаимосвязей операций - это определение и документирование последовательности выполнения работ проекта, их логических взаимосвязей.

ПРИМЕР

Задача «выбор поставщика» должна закончиться не раньше задачи «получение предложений». Нужно быть аккуратным при определении взаимосвязей операций, так как в противном случае можно получить нереалистичное расписание

Методы обозначения зависимостей:

Виды зависимостей между операциями:

ПРИМЕР

Опережения и задержки:

Опережение - последующая работа начинается, не дожидаясь окончания предыдущей. Часто используется для сокращения сроков проекта. Можно ускорить последующую работу, если технологически допускается ее начало параллельно с окончанием предыдущей

Задержка (лаr) - последующая работа начинается через определенный промежуток времени после окончания предыдущей. Происходит приостановка последующей операции для определения целей проекта

Типы зависимостей между операциями:

Жесткая зависимость - последовательность операций не может изменяться (в силу технологий или природы работ) *пока оборудование не привезено, его нельзя установить

Нежесткая зависимость- последовательность операций определяется командой проекта и может изменяться. *разработку отчетов можно выполнять последовательно, а можно параллельно

Внешняя зависимость- последовательность операций определяется внешними по отношению к проекту воздействиями. *Пока не будет получено разрешение от администрации, нельзя строить завод

Оценка ресурсов операций:

Для дальнейшего выявления времени выполнения каждой операции необходимо оценить требуемые для нее и в то же время доступные ресурсы

Оценка ресурсов операций - это оценка типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения операций

Люди, оборудование - возобновляемые ресурсы, которые могут быть повторно использованы на различных операциях проекта

Материалы - не возобновляемые ресурсы, которые полностью расходуются на операциях проекта

Оценка длительности операций:

После оценки ресурсов можно приступать к оценке длительности операций

Оценка длительности операций - процесс оценки продолжительности рабочего времени, которое требуется для завершения каждой определённой операции

Используется информация:

- О содержании операций

- О разновидностях необходимых ресурсов

- О необходимом количестве ресурсов

- О доступности ресурсов

Основные временные риски проекта связаны с невозможностью точно определить продолжительность работ. Наибольшую проблему предоставляет оценка уникальных операций

Оценка длительности операций - итеративный процесс (так же, как и многие другие процессы управления проектом). Она обычно выполняется несколько раз в ходе планирования работ проекта

Методы оценки длительности операций:

1 Экспертная оценка - использование знаний экспертов (существует

несколько разновидностей метода экспертной оценки)

2 По аналогам - производиться оценка длительности по аналогии с

предыдущими проектами (работами)

З Количественная - осуществляется путем перемножения объема работ на

производительность ресурсов

Оценка PERT - основана на использовании трех оценок длительности операции: оптимистической (0), наиболее вероятной (М) и пессимистической (Р):

Оценка PERT = (Р+4М+О)/6

Оценка PERT является наиболее точной оценкой, так как учитывает риски проекта

Разработка расписания:

Разработка расписания - процесс определение даты начала и окончания каждой операции проекта и проекта в целом - центральный процесс управления сроками проекта

При разработке расписания потребоваться проверять и редактировать оценки длительности и ресурсов, чтобы в итоге получить одобренное расписание проекта, которое называется базовым расписанием

Разработка расписания проекта - это итеративный процесс, который производится непрерывно в течение всего проекта по мере выполнения работ, изменения плана управления проектом и возникновения или прекращения ожидаемых рисков или выявления новых рисков.

Наиболее известный метод расчета расписания - это метод критического пути

Критический путь проекта - это цепочка задач проекта, которые не могут быть сдвинуты без сдвига сроков проекта.

Критический путь -это самая длинная цепочка работ в проекте. Увеличение производительности любой работы в этой цепочке или задержка сроков начала приводит к увеличению длительности всего проекта

В методе критического пути рассчитываются теоретические даты раннего старта и раннего финиша, позднего старта и позднего финиша для всех плановых операций без ограничения на ресурсы

Ранний старт - это наиболее ранних из всех возможных сроков начала данной операции

Поздний старт - это наиболее поздний из всех возможных сроков начала данной операции

Ранний финиш - это наиболее ранний из всех возможных сроков окончания данной операции

Поздний финиш - это наиболее поздний из всех возможных сроков окончания данной операции

Разница между ранним и поздним стартом (или ранним и поздним финишем)

будет показывать запас времени для работы

Всегда существует хотя бы один критический путь, но их может быть несколько

Критический путь может меняться во время исполнения проекта

При исполнении проекта руководитель в первую очередь должен обращать

внимание на исполнение задач на критическом пути и следить за появлением

других критических путей

Работы, не находящиеся на критическом пути, могут быть сдвинуты без сдвига

сроков всего проекта

Для определения критического пути используется метод прямого и обратного прохода

На прямом проходе последовательно определяется ранний старт и финиш для каждой из работ, начиная с первой

При обратном проходе определятся поздний старт и финиш для каждой работы, начиная с последней

* Определив критический путь, мы будем знать минимальную общую длительность

проекта и плановую дату окончания проекта, а также возможные даты старта и

финиша для всех операций

Резерв времени:

Количество дней, на которое могут быть сдвинуты работы, называют резервом

Свободные резерв- промежуток времени, на который можно задержать ранее начало работы без задержки раннего начала непосредственно следующих за нею работ

Общий резерв - промежуток времени в какой-либо цепи работ, на который можно задержать раннее начало работы без сдвига даты окончания проекта

* Общий резерв вычисляется с помощью метода критического пути и определяется разницей между ранним финишем и поздним финишем работы

Выравнивание ресурсов - процесс выравнивания загрузки исполнителей, назначенных на операции проекта

-Как правило, приводит к увеличению длительности работ и общей

продолжительности проекта

-Предполагает, что нет возможности увеличить количество ресурсов,

выделенных на проект

-Позволяет снизить риски проекта, но, как правило, приводит к увеличению

его продолжительности

Пример:

Если при составлении расписания руководитель проекта видит, что занятость

программиста при выполнении работы составляет от 11 до 12 часов в сутки, он

вынужден увеличить количество дней на эту работу

Ресурсный критический путь:

Сокращение расписания работ проекта:

Если ставится задача завершить проект по возможности быстрее, то как правило, используется два метода:

Сжатие - привлечение дополнительных ресурсов для ускорения выполнения работ, находящихся на критическом пути

-Покупка дополнительных ресурсов

-Работа во внеурочное время

-Перераспределение ресурсов с задач

* Например: привлечение дополнительного субподрядчика, установление

существующему субподрядчику премии за сокращение сроков и т.д.

Быстрый проход - параллельное выполнение фаз и работ проекта, которое обычно выполняются последовательно

* Например: Начало программирования до полного окончания разработки технического задания

Ограничения работ:

Имеются специфические ограничения для работ, влияющие на расписание проекта. Эти ограничения касаются дат наступления ключевых событий, либо начала или окончания работ проекта

к ним относятся:

Как можно раньше (плановая дата наступления события назначается на возможно более раннее время)

Как можно позже (дата наступления события (или начала работы) откладывается на возможно более поздний срок без нарушения срока выполнения проекта в целом