Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Организация документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти




Исполнительное делопроизводство начинает складываться с упразднением коллегиальной формы правления и появлением министерств. Власть становится централизованной и единоличной, а с подчиненных ведомств начинают требовать отчетности в соответствии с разработанными бланками и формами отчетов. Со временем были выработаны стандарты заполнения документации и ведения исполнительного делопроизводства. [53] В настоящее время введены поправки и изменения в порядок исполнительного делопроизводствав связи с повсеместным использованием компьютерной техники. [54]

Исполнительное делопроизводство возникло в результате административных реформ Александра I. В начале XIX в. система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями стали: Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, позже во второй половине XIX в. создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 года и почти не претерпели изменений. [54]

Высшие государственные учреждения: Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета Министров», «Учреждение Государственного совета».

Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., существенно тормозило управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность. [53]

В 1811 г. издано «Общее учреждение министерств», которое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции.

Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, - принцип иерархии означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц - от нижестоящих к вышестоящим. [53]



Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств.

Возглавлял министерство министр. Он назначался императором и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) - товарищи министра и обязательно создавалась канцелярия министра. Министерство делилось на «департаменты», которые в свою очередь, состояли из отделений, отделения — из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента, начальник отделения, столоначальник. При необходимости разрешалось образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории. [53, 54]

«Общее учреждение» узаконило введение в аппарат министерств, двух коллегиальных органов: при министре - Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента, носивших совещательный характер. Наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала и представители науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом.

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства. Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. «Общее учреждение министерств» 1811 г. прямо указывало, что «различная степень власти» - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. [54] Поэтому достаточно четко были определены виды документов, которыми сообщались между собой органы власти и управления. Они представлены на рисунке 3.



 

 

 
 

 


Рисунок 3 – Виды документов, которые использовались в органах власти в XIX в.

 

Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным, как служащим в стенах министерства, так и вне их, направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления. [53, 54]

Директор департамента обладал правом направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств — отношения, подчиненным - предписания. Начальник отделения обращался в другие отделения своего министерства в форме записки, в отделения других министерств - в форме отношения. Начальники отделений имели право подписывать запрос в архив о необходимости получения из него сведений. Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

В параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму». К «Общему учреждению» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат.

При анализе переписки необходимо знать, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других «беззаглавных», оно отсутствовало. Его можно было определить, зная соподчиненность автора и адресата. [54]

Вышестоящие учреждения и должностные лица, обращаясь к нижестоящим, адресовали документ в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг с другом и нижестоящие учреждения, обращаясь в вышестоящие, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление».

Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящее должностное лицо обращалось к вышестоящему, в адресат включалось обращение, соответствующее титулу: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.

Документы в XIX в. обязательно имеют подпись и скрепу, в которых указывают наименование должностей. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов XIX в. их стали изготовлять типографским способом.

Организация работы с документами, названная в «Общем учреждении» «образ производства дел», включала пять составных частей:

- порядок вступления дел;

- движение их, или собственно так называемое производство;

- отправление дел;

- ревизию;

- отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих документов, ставилась в зависимость от заключенной в них информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:

- переписка министра;

- переписка департамента.

«Общее учреждение министерств» определило компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, поэтому распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особенных затруднений.

В XIX в. документы регистрировались в журналах. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетом. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположения к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления. [54]

Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

«Общим учреждением министерств» были установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в положении о каждом министерстве («частные учреждения»).

На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации. Для XIX в. характерно то, что некоторые из них приобретали законченную форму в виде Уставов, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в 1848 г. в «Общем счетном уставе», документирование прохождения государственной службы в «Уставе о службе гражданской» 1832 г. С середины XIX в. неоднократно предпринимались попытки сокращения числа документов. Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.

Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин и гектографов вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, что позволило экономить время и средства. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм. Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. [53] Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа были внедрены элементы механизированной обработки документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

Наиболее четко направления и способы совершенствования делопроизводства отражены в «Положении и письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М. М. Сперанского, Ф. Русанова, Н. В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта .

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Таким образом, события произошедшие в начале ХХ в., существенно затормозили развитие делопроизводства и повлияли на уровень культуры документа.

Исполнительное делопроизводство – это работа с различными типами документов – с приказами, постановлениями (распоряжения вышестоящих органов или внутренние документы). [53] А также с письмами, факсами, докладными записками, рапортами и заявлениями, телефонограммами – документацией информационного типа, и с уставами, инструкциями, положениями и правилами – документацией организационного типа. Особенностью исполнительного делопроизводства является строгий учет и отчетность по документам учреждения – все они нумеруются в порядке поступления в исполнение, на них указывается дата принятия документа к исполнению или дата приказа или распоряжения. Приказы и распоряжения, издаваемые в соответствии с документами или на их основании, должны содержать ссылку на номер документа и регистрационный номер, и название документа.

Исполнительное делопроизводство – это работа с документами на типовых бланках учреждения, разработанных согласно правилам разработки таких документов и правилами использования государственных символов (герба, флага) страны на документах учреждения (требования к бланкам, содержащим государственные символы). [53,54]

Современное делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. [35]

Для начала следует отметить, что Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Для них применяются правила, установленные в специальных инструкциях.

Порядок работы с остальными документами должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству, которую федеральный орган исполнительной власти разрабатывает на основе Правил с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкцию утверждает руководитель соответствующего федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (п. 3 Правил). [35]

Второй раздел Правил содержит определения основных используемых понятий.

В третьем разделе подробно указан порядок создания документов. В частности, повторены отдельные положения, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». [42] Указано, что документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, должны оформляться:

- на бланках (разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов – при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки должны быть утверждены приказом руководителя органа исполнительной власти);

- на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм);

- в виде электронных документов

Документы, оформляемые на бланках и стандартных листах бумаги, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. [35, 42]

Пункт 9 Правил содержит перечень реквизитов создаваемых документов. Конкретный состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

В пункте 11 Правил установлен порядок согласования документов: в федеральном органе исполнительной власти согласование производится путем визирования документа уполномоченным должностным лицом этого органа. Если же документ, созданный в федеральном органе исполнительной власти, необходимо согласовать с другими органами государственной власти и организациями, оформляются гриф (лист) согласования, протокол или письмо о согласовании.

Подробно порядок организации документооборота указан в четвертом разделе Правил. Документооборот включает в себя следующие потоки документации:

- входящая;

- исходящая;

- внутренняя.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. [35]

В отношении документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти, проводятся:

- первичная обработка – включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также их распределение на регистрируемые и не подлежащие регистрации;

- регистрация – осуществляется, как правило, в день поступления документа;

- рассмотрение (в том числе предварительное) руководителем федерального органа исполнительной власти;

- передача документов с указанием по исполнению должностным лицам. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа;

- помещение документов в дела после исполнения.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти (пункт 17 Правил). [35]

Создаваемые в федеральном органе исполнительной власти документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства, где осуществляется проверка правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Регистрация документов производится в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Отправка документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Кроме того, в обязанности службы делопроизводства входят обобщение и анализ данных о количестве поступающих, создаваемых и отправляемых документов, а также представление этих сведений руководителю федерального органа исполнительной власти (пункты 23, 24 Правил).

Пунктом 26 Правил установлено, что федеральный орган исполнительной власти формирует документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности. Перечень последних, а также документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения необходимо разработать и утвердить, согласовав с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. [35]

Непосредственно формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти (п. 27 Правил).

Работа с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти включает в себя следующие стадии:

- составление номенклатуры на основе номенклатур дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Наименования подразделений являются наименованиями разделов номенклатуры;

- согласование ее с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти, утверждение руководителем этого органа не позднее конца текущего года и введение в действие с 1 января следующего года;

- согласование один раз в пять лет с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ;

- согласование с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти. [35]

Формирование дел осуществляется в соответствии с их номенклатурой с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения (пункт 30 Правил).

Все дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования (пункт 31 Правил).

Дела могут выдаваться во временное пользование сотрудникам структурных подразделений. Срок пользования определяется руководителем федерального органа исполнительной власти, после истечения этого срока дела подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства. [35]

В исключительных случаях и с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти возможно изъятие документов из дел постоянного хранения. При этом в деле необходимо оставить копию документа, заверенную в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника (пункт 33 Правил).

Передача дел в архив осуществляется в строго установленные сроки. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. За основу при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения берется номенклатура дел. [35]

Порядок составления номенклатуры и описи дел, их формирования и оформления, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

В федеральных органах исполнительной власти наряду с традиционным осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов такого органа используются электронные подписи. [15]

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении этих документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям данного органа, отправке и хранении вместе с документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

При рассмотрении и согласовании документов в системе электронного документооборота могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. [15, 35]

Единицей учета является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел этого органа. При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде. После их исполнения электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные дела (документы) подлежат уничтожению.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах, например, адресат, вид документа, дата документа, входящий номер документа и т.д. [35]

Итак, можно заключить, что делопроизводство в современном органе исполнительной власти организовано в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Опираясь на данные Правила, служба делопроизводства исполнительного органа власти Российской Федерации разрабатывает локальную инструкцию по делопроизводству, в соответствии с которой организовывает делопроизводство своего учреждения.

 

 


mylektsii.ru - Мои Лекции - 2015-2019 год. (0.016 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал