Тема 1.1 Обзор систем автоматизации

Раздел 1 СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Содержание дисциплины и ее задачи, связь с другими дисциплинами. Компьютерные технологии: сферы применения, возможности, ограничения.

Общая характеристика систем автоматизации бухгалтерского учета, их возможности и ограничения. Примеры существующих систем автоматизации.

Методические указания.

Создание и функционирование информационных систем в управлении экономикой тесно связаны с развитием информационной технологии.

Информационная технология- это система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации. Она является предметом информатики как научной дисциплины и обеспечивает перевод практики управления, регулирования материального производства, научных исследований и других областей человеческой деятельности на индустриальный уровень. В отличие от любой другой инженерной технологии, информационная технология позволяет интегрировать различные виды технологий, а информация, которую она обрабатывает в различных сферах деятельности, синтезируется для накопления опыта и внедрения в практику в соответствии с общественными потребностями. Информационная технология решения экономических задач включает следующие важнейшие процедуры, которые могут быть сгруппированы по функционально - временным стадиям: сбор и регистрация информации, передача ее к месту обработки, машинное кодирование данных, хранение и поиск, вычислительная обработка, тиражирование информации, использование информации, т.е. принятие решений и выработка управляющих воздействий.

Как правило, экономическая информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процедур преобразования и особенности их выполнения во многом зависят от экономического объекта, ведущего автоматизированную обработку информации. Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации.

Сбор и регистрация информации происходят по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм и т.п., где производятся сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта.

Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.). Сначала информацию собирают, затем её фиксируют. Необходимость передачи экономической информации для различных экономических объектов обосновывается по-разному. Так, в автоматизированной системе управления предприятием она вызвана тем, что сбор и регистрация информации нередко территориально отделены от ее обработки. Процедуры сбора и регистрации информации, как правило, осуществляются на рабочих местах, а обработка - в вычислительном центре.

Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи. Дистанционная передача по каналам связи сокращает время передачи данных. Для ее осуществления необходимы специальные технические средства. Некоторые технические средства сбора и регистрации, собирая автоматически информацию с датчиков, установленных на рабочих местах, передают ее в ЭВМ.

Хранение и накопление экономической информации вызвано многократным ее использованием, применением постоянной информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки.

Хранение информации осуществляется на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования группировочному признаку.

Поиск данных- это выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска информации выполняется на основе составленного запроса на нужную информацию.

Обработка экономической информации на ЭВМ производится, как правило, централизованно, а на мини- и микроЭВМ - в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии, планового отдела и т.п.). Автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста включает персональную ЭВМ (ПЭВМ), работающую автономно или в вычислительной сети, набор программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

Принятие решения в автоматизированной системе организационного управления, как правило, осуществляется специалистом без применения технических средств, но на основе тщательного анализа результатной информации, полученной на ПЭВМ. Задача принятия решений осложняется тем, что специалисту приходится искать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря применению персональных ЭВМ и терминальных устройств повышается аналитичность обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой.

Компьютерные системы бухгалтерского учета прошли большой исторический путь становления и развития. Они изменялись параллельно с изменениями информационных технологий, программных и технических средств обработки информации, методов и средств разработки, концепцией построения ИС. Рынок компьютерных систем бухгалтерского учета начал формироваться с конца 80-х годов. Сегодня существует большое число разнообразных программных средств автоматизации бухгалтерского учета: от средств автоматизации локальной задачи бухгалтерского учета до полнофункциональных компьютерных систем в составе ИС предприятия.

Фирмы-разработчики компьютерных систем предлагают широкую номенклатуру программных продуктов, учитывающих потребности пользователей. Ряд фирм-разработчиков создает программные продукты единой серии под общей торговой маркой. Они предназначены для предприятий различных масштабов или предметных областей, имеют типовые элементы, используют типовые информационно - технологические решения.

Фирма «Интеллект-Сервис» предлагает следующие программные продукты:

1. БЭСТ-4 — полнофункциональная, многопользовательская и многовалютная система оперативного (торгового, складского) и бухгалтерского учета. Ввод 1 данных в систему осуществляется от первичных документов. БЭСТ-4 хорошо адаптируется к специфике конкретного предприятия.

2. БЭСТ-4 «Магазин» — для автоматизации предприятий розничной торговли, обеспечивает управление товародвижением от поступления товаров на складе до их реализации, поддерживает оперативный и бухгалтерский учет, взаимодействие с торговым оборудованием.

3. БЭСТ «Анализ» - программа анализа товарооборота, закупок и цен товаров за различные периоды времени, маржинальной прибыли по различным видам товаров. Обеспечен обмен информацией с БД системы БЭСТ-4.

4. БЭСТ «Компания» — автоматизация управления крупным предприятием торговли. Обеспечивает оперативное управление торговыми потоками, включая учет закупок, запасов, продаж товаров, расчетов по обязательствам. Автоматизированы все функции бухгалтерского и налоговой БД используются крупномасштабные СУБД типа SQL - Server

5. БЭСТ «Маркетинг» — программа автоматизации маркетинговых исследований. Реализованы функции: определение конкурентной среды и целевых сегментов рынка, выработка рекомендаций по проведению рекламных кампаний и поддержке сбыта, финансовое планирование, расчет бюджета рекламной кампании и др.

6. БЭСТ «Офис» — полнофункциональная система управления малым предприятием. Обеспечивает планирование движения денежных средств и расходов, учет и анализ хозяйственной деятельности

7. БЭСТ «План» — программа формирования календарных сбытовых и производственных планов для предприятий торговли, производства и сферы услуг, расчета издержек и себестоимости продукции и услуг, анализа эффективности вариантов планов, прогноза результатов работы.

8. БЭСТ-ПРО — комплексная автоматизация систем управления предприятий производственного типа, торговли и сферы услуг. Обеспечивает полный управленческий цикл, включая ведение договоров, контроль взаиморасчётов, планирование производства и сбыта, учет затрат на производство продукции (услуги), управление снабжением, расчет зарплаты.

Программные продукты фирмы «ПАРУС»:

1. Парус 7.11 — полнофункциональная система автоматизации управления для малого и среднего бизнеса.

2. Парус «Система управления» — система автоматизации управления для промышленных предприятий.

3. Парус «Аналитика» — аналитическая программа для анализа деятельности торговых предприятий.

4. Парус «Бюджет» — система автоматизации управления для бюджетных организаций.

5. Парус «Страхование» — система автоматизации управления для страховых компаний.

Фирма R-Style Software Lab специализируется в основном на создании средств автоматизации кредитных учреждений (банков):

1. RS-Bank — автоматизированная банковская система, обеспечивающая деятельность кредитного учреждения любого масштаба и с любой степенью централизации управления.

2. RS-Dealing — система управления финансовыми ресурсами банка.

3. RS-Loans — система автоматизации кредитования физических лиц.

4. RS-Retail — программный комплекс для автоматизации розничных банковских услуг.

5. RS-Balance — автоматизация бухгалтерского учета и финансово - хозяйственной деятельности предприятий.

Вопросы для самопроверки.

1. Дайте определение информационнойтехнологии.

2. Приведите примеры применения компьютерных технологий.

3. Перечислите возможности и ограничения компьютерных технологий.

4. Охарактеризуйте основные процедуры преобразования информации.

5. Что вызывает потребность в автоматизации бухгалтерского учёта?

6. Приведите общую характеристику систем автоматизации бухгалтерского учёта.

7. Возможности и ограничения систем автоматизации?

8. Приведите примеры существующих систем автоматизации.

Литература. О – 1, с. 227 -235.