Организация и принцип действия электронных таблиц

Электронные таблицы. Основные понятия

MS Excel –табличный процессор, т.е. программа для обработки электронных таблиц. Входит в состав пакета MS Office. Обладает широкими функциональными возможностями для математической, статистической и др. обработки больших массивов данных, представленных в табличной форме.

Ячейка –минимальная единица таблицы для ввода данных, образуемая пересечением столбца и строки.

Адрес ячейки –координаты ячейки, образуемые названием столбца по горизонтали (А, В, С...) и номерами строки по вертикали (1, 2...). Например, А2, С3,... Такой адрес называется относительным, а ссылка на него в расчетах – относительной ссылкой.

Ссылка – адрес ячейки, используемый в формуле. Таким образом, создается связь формул с ячейками книги.

Относительная ссылка – форма записи адреса ячейки, при которой этот адрес изменяется при копировании формулы (записывается =А1).

Абсолютная ссылка –форма записи адреса ячейки, при которой этот адрес остается неизменным при копировании формулы (записывается =$А$1).

Смешанная ссылка – это форма записи адреса ячейки, при котором при копировании формулы меняется одна из координат (обозначается: =$А1 или =А$1).

Диапазон ячеек – некоторое количество смежных ячеек. Они могут располагаться внутри столбца, строки или в виде прямоугольного блока. Обозначение их, соответственно, А1: А4, А1: D1, А1: D4.

Формат ячеек –способ представления вводимых в ячейки данных. Для задания требуемого формата данных в ячейке или диапазоне ячеек, их необходимо выделить и воспользоваться командой меню Формат/Ячейка/ и выбрать нужный формат. По умолчанию установлен формат «общий».

Сортировка данных –расположение данных в определенном порядке по какому-либо признаку. Текстовые данные – в алфавитном или обратном порядке, числовые – по возрастанию или убыванию.

Фильтрация данных – отбор данных, удовлетворяющих определенным критериям. В качестве критериев используют условия, в которых содержимое ячейки и требуемое значение связываются оператором сравнения («=», «<», «>»…). Для проведения фильтрации предусмотрена команда меню Данные/Фильтр/Автофильтр (Расширенный фильтр).

Диаграмма – графическое представление табличных данных. Для построения диаграмм необходимо использовать «Мастер диаграмм», вызов которого осуществляется путем активизации кнопки «Диаграмма» на панели инструментов.

Типы диаграмм – наборы диаграмм различных видов, имеющие характерные внешние признаки. В Excel предусмотрены следующие типы диаграмм: «С областями», «Линейчатая», «Гистограмма», «График» и т.д.

Итоги –функция, предоставляющая возможность расчета суммы, среднего значения и т.д. для групп данных в таблицах типа «списки» в зависимости от изменения признака группы, определенного в текстовом поле.

Логические функции – выполняют проверку условий. Содержат логическое выражение для определения истинности заданного условия, в котором сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения.

Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул. Функция ЕСЛИ возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. В логическом выражении, которым описывается проверяемое условие, используются операторы сравнения и логические операторы И, ИЛИ, НЕ.

Математические функции –категория функций, предназначенных для проведения специализированных вычислений типа: суммы, произведения, вычисления корня, нахождения остатка от деления и т.д.

Финансовые функции – категория функций, предназначенных для вычисления финансовых операций типа: определения текущих накоплений в банке или будущего значения вклада под определенный процент и т.д. Финансовые функции вызываются с помощью Мастера функций.

Статистические функции – категория функций, предназначенных для проведения статистического анализа данных. Статистические функции входят в состав Мастера функций и включают в себя функции прогнозирования, анализа функций распределения случайных чисел, функций оценки разброса данных и т.д.

Тенденция – функция прогнозирования, основанная на линейном законе, позволяет производить вычисления новых значений, лежащих вне массива известных данных.

Рост – функция прогнозирования, основанная на экспоненциальном законе, позволяет производить вычисления новых значений, лежащих вне массива известных данных.

Линия тренда – линия, аппроксимирующая точки массива данных. Используется при построении диаграмм и графиков.

Массивы – совокупность данных, расположенных в смежных ячейках, которые записываются в следующем виде А1: С5.

Одномерный массив – диапазон смежных ячеек, расположенных в строке или столбце.

Двухмерный массив – диапазон смежных ячеек, расположенный в нескольких строках и столбцах (т.е. прямоугольная область ячеек).

Формула массива – специальный вид формул. Одна формула массива позволяет производить действия над диапазоном ячеек. Выражение вида {=(A1: A4)*A6} является формулой массива.

При создании формулы массива предварительно необходимо выделить диапазон ячеек, в который предполагается поместить результат, а создание формулы массива завершается нажатием комбинации клавиш < Ctrl + Shift + Enter>.

Автозаполнение – копирование данных или формул в соседние ячейки столбца или строки с помощью мыши.

Операторы сравнения – математические знаки сравнения двух величин или выражений. К ним относятся: «=», «<», «>», и т.д.

Организация и принцип действия электронных таблиц

Введение. Microsoft Excel - это универсальная программа обработки данных, представленных в табличной фор­ме. Такие программы называются электрон­ными таблицами (ЭТ).

Запуск системы Excel. Осуществляется после входа в операционную систему щелчком мыши на значке Пуск в левом нижнем углу экрана. В открывшемся главном меню Windows активизируется пункт Программы и в следующем меню - Microsoft Excel. На экране появляется рабочее окно электронных таблиц, в которое загружается чистая Рабочая книга с новым окном документа, имею­щим временное название Книга1. На листах размещают самую различную информацию: таблицы, заголовки, примечания, графику.

Окно Excel. Структура рабочего окна и операции управления окном аналогичны другим приложениям Windows. Строка меню команд представляет собой динамичную структуру - набор
вкладок, имена которых располагаются под верхней строкой окна на Ленте с группами команд для выполнения операций с данными. Справку о назначении каждого значка можно получить, если на него навести указатель мыши.

Под пиктографическим меню находится строка формул, в ко­торой слева даны координаты курсора (или имя выделенной области, или процент загруженности таблицы - в зависимости от ситуации), справа - формула и вводимая в ячейку информа­ция, а между ними в процессе ввода появляются кнопки со списком имен инте­р­валов, ранее созданных в рабочей книге, кнопки ввода и отме­ны вводимой информации и кнопка Мастер функций (Вставить функцию).

Большую часть окна занимает Рабочий лист, разделённый Сеткой на ячейки. Управляют работой с сеткой командой Вид-Показать или закрыть.

В нижней части окна расположены ярлыки с названиями рабочих листов и статусная строка с сообщениями о текущем состоянии системы, подсказками пользователю и др.

Имя каждого листа (Лист1, Лист2..) выведено на ярлычок. Ярлык активного листа выделен.

По умолчанию открыты три рабочих листа. Добавление нового листа - Главная - группа Ячейки-Вставка-Вставить лист (перед текущим). Каждому листу можно дать содер­жательное имя, для чего - щелчкок мышью на его ярлычке и ввод имени.

Разделители листа – справа от горизонтальной полосы прокрутки | инад вертикальной панелью –– позволяют разделить лист на 2 или 4 части для одновременного просмотра нескольких областей одного большого документа.

Организация таблицы. Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, определяемый именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, В4, С15. Строки нумеруются числами от 1 до 65536, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами A, B, C,..Z, AA, AB,..IV. Важнейшим элементом таблицы является курсор - выделенный прямоугольник, отмечающий местоположение активной (выделенной, маркированной) ячейки.

Перемещение в таблице выполняется как мышью обычным для окон Windows образом, так и при помощи клавиш и их сочетаний: < Ctrl+Home>, < Ctrl+End> - в начало и в конец; < Ctrl+PgDn>, < Ctrl+PgUp> - постранично вправо, влево, < PgDn>, < PgUp> - вниз/вверх на экран; при этом перемеще­ние осуществляется только в пределах заполненной части таблицы.

Можно работать и с группой (интервалом, блоком) ячеек - копировать/перемещать, удалять.. Такую группу нужно выделить. Проще всего это делает мышь: ее курсор устанавливают в начальную (верхнюю левую) ячейку выделяемой области и при нажатой клавише мыши перемещают в нижнюю правую ячейку или клавишами < Shift - стрелки >. Адрес такой обла­сти записывается как адреса крайних полей, разделенные двоеточием, например, A8: C12. Если выделяется группа несмежных полей, то описанные выше действия выполняют при нажатой клавише < Ctrl>. Эти группы полей дополняются точкой с запятой (A8: C12; D15: E20). Выделение целой строки - щелчок на ее номере, столбца - на его заголовке. Быстрый способ выделения сплошного блока (в пределах экрана) -
< Shift> и по щелчку на крайних диагональных точках.

Ввод данных в таблицу. В качестве данных используют конс­танты (числа, текст, даты)
и фор­мулы. Для ввода данных с клавиа­туры устанавливают курсор в нуж­ную ячейку, щелчком мыши выделяют ее и начинают ввод. В строке формулы окна при этом отображается адрес ячейки и вводимая строка данных. Завершается ввод нажа­тием клавиши < Enter> или переводом курсора в другую ячейку стрелками на клавиатуре. По умо­л­чанию вводимые в ячейки числа выравниваются по правому краю, а текст - по лево­му. Для ввода отрицательных чисел перед числом вводят знак " минус" или число заключают в круглые скобки.

Ввод десятичной дроби можно начинать с запятой - например, число 0, 83 - набрать как, 83.Простая дробь вводится с обязательной нулевой частью и последующим пробелом: 3/4 Þ 0_{< пробел>} 3/4. Смешанная дробь, например число 2, 1875 вводится в исходном виде.

Ввод даты или времени выполняется в одном из предлагаемых форматов (Главная.- Ячейки – Формат Ячейки - Дата/Время). Даты хранятся в памяти как числа, показывающие, сколько дней прошло от " начальной" даты - 1 января 1900 г. Это позволяет выполнять простейшие операции над датами. Даты вводятся в формулы как текст, заключенный в двойные кавычки. Например, формула =" 13.08.91" -" 01.08.91" возвращает число 12 (в числовом формате Общий).

Данные из строки формул можно ввести сразу в несколько полей, для чего - выделить диапа­зон клеток, в строку формул ввести выражение и - < Ctrl+Enter>.

Автоматическое заполнение клеток при вводе логически связанных данных - названий месяцев, годов, целых чисел, дней недели - можно выполнить при помощи мыши:
заполнить две подряд клетки (чтобы показать начальное значение и шаг изменения данных), выде­лить их и растянуть интервал выделения зах­ва­том и перемещением рамки за нижний правый уголок - черный крестик - маркер заполнения. Если интервал не распознан, в клетки запишется одно и то же.

Клеткам и блокам таблицы можно дать имена, чтобы отразить смысл их содержимого и заменить длинный адрес большого блока коротким именем. Для этого интервал или ячейку выделяют, выполняют команду Формулы-ПрисвоитьИмя и вводят имя.

Формула это сочетание опе­рандов, знаков операций и скобок. Она определяет, какие действия и в каком порядке нужно выполнить. Операндами в формулах могут быть конс­танты
(числовые, текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. их адреса. Адрес можно набирать в строке формулы (только в латинском алфавите!) или лучше задать его щелч­ком мыши на нужной клетке в процессе набора формулы. Любая формула – простая, сложная, ”мно­гоэтажная“– записывается в одну строку; такие символы как корень квадратный, произ­ве­дение, суммирование, заменяются соответствующими стандартными функциями. С набором стандартных функций, предоставляемых Мастером функций, можно ознакомиться в его окне, которое вызывается кнопкой Вставка функции.

Ввод и копирование формул. Ввод любой формулы в ячейке должен начинаться с ввода знака равенства и – в строке формулы отображается формула, а в ячейке после завершения набора и нажатия клавиши < Enter> – результат ее вычисления. При помощи формул можно прис­ва­ивать содержимому выделенной ячейки числовое или тексто­вое значение. Например, формула =" Фамилия" & " " & " Имя" запишет в ячейку " Фамилия Имя ", выражение =5+10 вернёт 15. Но 5+10 без знака равенства воспримется системой как текст.

Если одна и та же формула используется для данных в последовательных строках или столб­цах, её набирают один раз (обычно в 1-й строке), а затем копируют при помощи маркера заполне­ния или командами Копировать, Вставить. По умолчанию при копировании в смежные ячейки адреса в формуле автоматически меня­ются, чтобы одна и та же форму­ла приме­нялась к различным данным. Например, при расчёте подоходного налога в таблице формула =С4*13%, записанная в ячейку D4, будет изменяться при копировании её в соседние строки - С4 заменится на С5, С6, С7.
Такой адрес-ссылка называется относительным (изменяющим­ся при копировании).

Если адрес-ссылка меняться не должен (если 13% поместить в какую-либо отдельную ячейку, например, в С9), то этот адрес появится в аналогичной формуле (вместо константы 13% или 0, 13) =С4*С9 и должен быть защищён от изменения. Это достигается вводом знака $ перед нужной коор­динатой, т.е. формула в D4 записывается как =С4*С$9 (такой адрес называется смешанным, при его копировании закрепляется только номер строки, а имя столбца не меняется) или =С4*$С$9 (это абсолютный адрес - в нём защищены от изменения обе координаты; вставка сразу двух дополнительных символов доллара выполняется клавишей < F4> сразу после набора адреса).

Символы основных операций можно разделить на группы и представить их в следующем виде:

арифметические: + - * / % ^(cложение, вычитание, умножение, деление, процент и возв.в степень),

сравнения: = < > < = > = < > (не равно), текстовые: & - конкатенация (соединение) символов,

логические: И ИЛИ НЕ - логическое умножение, сложение, отрицание.

При создании формул следует учитывать приоритеты операций - операции с большим приоритетом выполняются раньше. Среди перечисленных выше операций наибольшим приоритетом обладает возведение в степень, а наименьшим - конкатенация. Если операции имеют одинаковый приоритет (+и - или*и /), они выполняются в порядке записи друг за другом.

Скобки используют для установления нужного порядка действий Приоритет скобок выше приоритета любой операции.

Копирование и перенос данных с одного листа рабочей книги в другой выполняется путем их выделения, копирования в буфер обмена и вставки на другом листе командой Спе­циаль­ная вставка. Эта команда даёт возможность копировать отдельно значения, формулы, форматы и, кроме того, выполнять копирование в ячейки, содержащие другие значения, применяя при этом одну из операций: сложение, умножение, вычитание, деление между новыми и и имеющимися в ячейках значениями. Исполь­зовать при переносе несмежные обла­сти нельзя.

Имя рабочего листа можно использовать в качестве ссылки в формулах, т.е. аргументы,
ука­зан­ные в формуле, могут на­хо­дить­ся на разных листах. Правомерна формула = A1*Лист4! С3,
вычисляющая произведение двух чисел: из ячейки A1текущего листа и из С3 рабочего листа 4.

Excel позволяет применять формулу к массивам данных (точнее, к наборам данных одинаковой структуры и однотипной информации). В качестве аргументов можно брать целую строку, стол­бец или блок. Если структура аргументов одинакова, то результатом будет такой же массив, каждый элемент которого - результат применения формулы к каждой паре соответствующих элементов из массивов аргументов. Для реализации такой операции нужно выделить соответст­вующий интервал пустых ячеек, задать формулу, например, =А1: В5 / С1: D5 и - < Ctrl-Shift-Enter> (эта комбинация используется для группового ввода данных в ячейки таблицы вместо < Enter>).

Просмотр таблиц. Предварительный просмотр (< Ctrl-F2>) выдает на экран документ, подго­товленный к печати. Выход из этого режима - кнопка Закрыть. Команда (Вид-Масштаб) изменяет масштаб таблицы. Используя Разделители рабочего листа, можно установить их так, чтобы они проходили через одну активную клетку, в которой находится курсор (чуть левее и чуть выше). Тогда во всех окнах будет находиться один и тот же рабочий лист с независимым упра­в­ле­нием окнами, что позво­лит просматривать одновременно разные части одного документа, часто удаленные друг от друга. Можно также применять команды Вид - Окно-Разделить/Снятьразделение.

При работе с большой таблицей появляется необходимость в закреплении строк заголовков на экране. Для этого нужно устано­вить курсор в такой клетке, чтобы заголовки (горизон­таль­ный и/или вертикальный) попали в отдельные окна при разбиении окна. После разбиения положение окон закрепляется ко­ман­дой Вид - Окно-Закрепить области и при движении остальных строк остаётся на месте. Снимается фиксация и разби­ение командой Окно-Снять закрепление областей.

Сохранение табличных данных.Выполняется при помощи команды Off-Сохранить как. При этом в верхнее поле диалогового окна вводится адрес хранения файла (имя диска и имя папки), а в поле имени файла любое имя. Расши­ре­ние.xls добавится автоматически.

Команда Файл-Сохранить как.. может также преобразовать тип файла, если его нужно передать в другую программу и предоставляет пользователю целый список различных типов:

- для работы в этой же системе файл получит расширение - .xlsx или.xlcx (для таблицы или диаграммы);

- для сохранения таблицы в виде шаблона, используемого при создании других таблиц, c расширением .xltx;

- Text или CSV - кодирует файлы в кодах ASCII; в качестве разделителей - табуляторы или запятая;

- DBF - для экспорта данных в системы управления базами данных dBase и др.

Выход из системы Excel реализуется щелчком кнопке в правом верхнем углу окна или двойным щелчком на значке программы в верхнем левом углу окна Excel или клавишами < Alt-F4>.