Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (см. рис. 19) и используют соответствующую терминологию:

■ строка списка — запись базы данных;

■ столбец списка — поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют об­ласть имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен по­лей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Рис 19. Основные элементы списка (базы данных Excel)

Внимание!

1. Список содержит фиксированное количество полей (столб­цов), определяющих структуру записи базы данных (строки).

2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).

3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфави­та. Обязательное требование — размещение в одной ячейке.

Список (база данных Excel) — электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Вспомним, что для размещения имени поля списка в одной ячейке (см. рис. 19) необходимо:

■ выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;

■ выполнить команды Формат, Ячейки…, Выравнивание;

■ в пункте Отображение установить флажок напротив команды переносить по словам (см. рис.7 параграфа 5.2.)

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вы­зова которых сгруппированы в меню Данные. Для того чтобы электронная таблица воспри­нималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед вы­полнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис. 19) будет выделен темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно рабо­тать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преоб­разование называют импортом.