Организация делопроизводства

402. Что такое документ?
Документ – это носитель информации, рассчитанный на многократное использование. Документ содержит зафиксированную информацию, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Законодательством предусмотрены случаи, когда документы являются обязательными (приказы об оформлении на работу, протоколы о прохождении различных инструктажей и т.п.).
Документы служат основой для контроля деятельности предприятия, правильности расходования материальных, денежных, энергетических и других видов ресурсов.
Современное управление производством без документов просто невозможно.

403. Что такое служебные документы?
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

404. Что такое документация?
Документация – совокупность документов, оформленных по единым правилам. Документация может быть представлена в различных видах: графическая, конструкторская, рабочая, исполнительная, нормативно-справочная, отчётная, проектно-сметная, разрешительная, организационно-технологичес-кая.

405. Что такое графическая документация?
Графическая документация – это документация (чаще управленческая), выполненная в виде графиков, диаграмм, циклограмм, в которых в тексто-графической форме описываются сведения и расчётные технологические зависимости отдельных строительных операций в результате моделирования производственного процесса или состояния производственной деятельности строительных и монтажных организаций и их подразделений.

406. Что такое конструкторская документация?
Конструкторская документация – совокупность расчётных документов, разрабатываемых и используемых в процессе проектирования отдельных узлов, деталей или конструктивных элементов зданий и сооружений.

407. Что такое рабочая документация?
Рабочая документация – это часть проектно-сметной документации, разрабатываемой проектной организацией на стадии «рабочий проект» и применяемой исполнителями проекта непосредственно на строительной площадке при возведении зданий и сооружений.

408. Что такое проектно-сметная документация?
Проектно-сметная документация – совокупность графических, расчётных и пояснительных материалов, обосновывающих объёмно-планировочные, конструктивные, организационно-технологические решения и документы, обосновывающие стоимость и экономическую целесообразность строительства конкретного здания, сооружения или их комплекса.

409. Что такое организационно-технологическая документация?
Организационно-технологическая документация – часть проектно-сметной документации, обосновывающая решения по технологии работ и организации строительства зданий и сооружений.
К организационно-технологической документации относятся проекты организации строительства – ПОС (разрабатываются проектной организацией), проекты производства работ – ППР (как правило, разрабатываются строительными организациям) и проекты организации работ – ПОР (разрабатываются строительными организациями при одновременном возведении для разных заказчиков нескольких зданий или сооружений).

410. Что такое нормативная документация?
Нормативная документация – совокупность официальных документов, регламентирующих на государственном и региональном уровне обязательность применения нормативов, стандартов, правил и условий для проектирования, строительства и эксплуатации объектов.

411. Что такое нормативно-справочная документация?
Нормативно-справочная документация – совокупность официальных документов, содержащих установленные государственные или региональные правила, стандарты, нормали, нормативы и условия, связанные с проектированием, строительством и эксплуатацией возводимых зданий и сооружений.
К нормативно-справочной документации относятся также различные инструкции, указания, руководства, рекомендации, отражающие специфику отдельных видов строительных и монтажных работ на различных этапах инвестиционного периода (изыскания, проектирование, строительство, эксплуатация, реконструкция, капитальный ремонт).

412. Что такое разрешительная документация?
Разрешительная документация – комплект документов, выдаваемых органами исполнительной власти на выполнение проектно-изыскательских работ с согласованием архитектурно-планировочных решений, выдача разрешений на землепользование и производство строительно-монтажных работ.

413. Что такое отчётная документация?
Отчётная документация – совокупность документов, отражающих отчётные показатели работы строительной организации или её подразделения по выполнению отдельных заданий проекта или отчётные показатели за какой-либо период производственной деятельности. Это могут быть финансовые отчёты, материальные отчёты или отчёты за выполнение отдельных поручений.

414. Что такое делопроизводство?
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления строительного подразделения, заключающаяся в работе с документами. К делопроизводству относится составление, приём, регистрация, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и периодическое уничтожение документов. От рациональной организации делопроизводства в значительной степени зависит производительность труда управленческого аппарата.

415. Что такое приказ?
Приказ – это акт управления, издаваемый руководителем организации и обязательный для исполнения. В виде приказов оформляются решения руководителей, действующих на основе единоначалия, с целью регламентации деятельности предприятия и движения личного состава подчинённого ему строительного подразделения.
Право издавать приказ имеет руководитель, занимающий должность юридического лица или исполняющий его обязанности.
С помощью приказа руководитель ставит перед работниками возглавляемой им организации основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов, утверждает положения, инструкции, правила и тому подобные документы.

416. Как правильно оформить приказ?
Текст приказа по общим вопросам управления производством состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к его изданию, и цели, которые предполагается достигнуть. В распорядительной части приказа излагается суть предписываемых действий, указывается, кому поручено их исполнять, сроки их выполнения и кому поручается контроль за исполнением настоящего приказа.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «приказываю».
Поощрения и наказания за выполнение или невыполнение поручений и указаний объявляются самостоятельными приказами.

417. Что такое распоряжение?
Распоряжение – это решение, принимаемое устно или письменно вышестоящим органом, руководителем, его заместителями в пределах их полномочий, руководителями функциональных служб строительного подразделения для решения оперативных вопросов, связанных со служебной и производственной деятельностью.

418. Что такое указание?
Указание – это организационно-распорядительная форма передачи управленческого решения и разъяснение действий для достижения целей, обращённая к конкретным исполнителям по конкретному делу.
Указание может содержаться в приказах, в распоряжениях, в резолюциях на документе, в отдельном письме или устном высказывании.
Указание, как правило, начинается со слова «предлагаю».

419. Что такое инструкция?
Инструкция – нормативно-методический документ, определяющий содержание и порядок исполнения работником профессиональных обязанностей, а также способы выполнения решений.
Инструкция может быть устной или письменной. Устная инструкция выдаётся работнику его руководителем перед выполнением задания. Письменная инструкция, утверждённая руководителем, становится организационно-распорядительным документом.
Инструкция устанавливает правила, регулирующие производственную деятельность организации или специальные стороны этой деятельности и функции должностных лиц.

420. Что такое протокол?
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на различных заседаниях коллегиальных органов, комиссиях, на собраниях трудовых коллективов, различных совещаниях.
В тексте протокола обсуждение каждого пункта повестки дня записывается по рубрикам «слушали», «выступили», «решили», «постановили».
Тексты протоколов могут быть краткими, подробными или дословными (стенограмма).
Протокол подписывает председатель или секретарь собрания, либо лицо, ведущее собрание.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. В случае, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитофонную ленту, протокол может составляться после расшифровки этих записей.

421. Что такое акт?
Акт – официальный документ, фиксирующий события или факты, установленные лично подписавшими этот акт лицами. Акт не является указанием к какому-либо действию. Он служит лишь информацией для принятия какого-либо решения.
Во вводной части акта указывается основание для его составления и список лиц, участвовавших в его подписании.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, уполномоченными для его подписания.

422. Что такое служебное письмо?
Служебные письма являются средством обмена различной информацией учреждения с подчинёнными, вышестоящими или смежными организациями.
Письма оформляются на фирменных бланках организации. В письме указываются обстоятельства, побудившие организацию к его написанию. Заканчиваются служебные письма просьбами, предложениями или решениями по вопросам, затронутым в них.
Если письмо является ответом на какое-то предыдущее письмо, то название затронутого вопроса указывается перед текстом письма.

423. Что такое докладная записка?
Докладная записка – письменное сообщение по какому-либо вопросу руководству организации или вышестоящему органу управления, информирующее о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о результатах выполненного поручения или работы. Докладная записка должна содержать выводы и предложения по затронутым в ней вопросам.
Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства.

424. Что такое справка?
Справка – документ, описывающий и подтверждающий те или иные факты или события.
Справка обычно представляет собой результат каких-то обследований, результатов поездки в командировку и т.п.

Предисловие

Организация строительного производства должна обеспечить целенаправленность всех организационных, технических и технологических решений для достижения конечного результата – своевременного ввода в эксплуатацию объекта с высоким качеством работы, с минимальными финансовыми и материальными затратами при достаточно высокой производительности труда

Коренные изменения, произошедшие в нашей стране в последнее десятилетие ХХ века, привели к рыночным отношениям и наличию различных форм собственности, что в свою очередь повлияло на изменение прежних понятий об организации, планировании и управлении строительным производством.

Основным документом, регламентирующим подготовку к строительству и осуществление строительно-монтажных работ, является СНиП РФ 12-01-2004 (в редакции 2004 г.).

Учебное пособие разработано в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта профессионального образования для специальности «Промышленное и гражданское строительство» и должно помочь в подготовке квалифицированных специалистов – организаторов строительного производства.

Часть определений и терминов, использованных в учебном пособии, приняты из Российской архитектурно-строительной энциклопедии (в 7 томах) и учебной литературы, рекомендованной Ассоциацией строительных вузов.

Автор будет признателен за возможные замечание по содержанию и структуре настоящего учебного пособия.