Хід роботи. Тема: Обробка масових відправлень

Тема: Обробка масових відправлень

Мста роботи: навчитись користуватися основними принципами і прийо­мами використання програмного забезпечення у професійній діяльності.

Основні теоретичні положення: операційна система Windows дає можливість сполучати роботи основних додатків пакета Microsoft Office. Наприклад, з інформації табличного про­цесора Excel можна сформувати базу Даних в Access. Мож­на також здійснювати злиття документів табличного про­цесора Excel та текстового редактора Word.

Хід роботи

І. Створюємо файл з даними про абонентів:

1.1Виконаємо команди: кнопка Пуск- Програми - Microsoft Excel;

1.2Виконуємо команди меню Файл - Відкрити - папка Мої документи - папка Завдання - Робота 2;

1.3Виділяємо діапазон чарунок та виконуємо команди меню Правка - Ко­піювати;

1.4.3німаємо виділення таблиці, потім закриваємо документ Робота 2;

1.5.Виконуємо команди меню Файл - Створити, активізуємо чарунку А1 - Правка - Вставити.

З’явилася таблиця, яка являє собою відомість з даними про сплату за теле­фонні послуги.

2. Підготуємо дані про абонентів:

2.1Виділяємо рядок заголовків таблиці та викопуємо команди меню Дані - Фільтр - Автофільтр. Натискаємо кнопку фільтра у графі 1 - боржник, 0- ні та обираємо у списку умову 1. З’являється нова таблиця, що міс­тить тільки записи, в яких стоїть умова 1.

2.2Виділяємо курсором миші з натиснутою лівою кнопкою нову таблицю та виконуємо команди меню Правка - Копіювати, потім вставляємо на ро­бочий Аркуш 2 дані з буфера обміну (Правка - Вставити). З’являється нова таблиця..

2.3Виконуємо команди меню Файл - Зберегти як... - Мої документи - Ар­тем - Табі - Зберегти. Закриваємо документ.

3. Підготуємо основний документ (бланк листа):

3.1Виконаємо команди: кнопка Пуск - Програми - Microsoft Word;

3.2Створюємо бланк листа за зразком. Вікна для введення інформації фор­муємо за допомогою команди меню Вставка - Надпис.

3.3Виконаємо команди Сервіс - Злиття. У діалоговому вікні Злиття обира­ємо Основний документ - Створити - Документи на бланку.

3.4У наступному діалоговому вікні Microsoft Word натискаємо кнопку Ак­тивне вікно.

4.Визначаємо джерела даних:

4.1У вікні Злиття натискаємо кнопку Отримати дані та у розгорнутому списку натискаємо Відкрити джерело даних;

4.2У діалоговому вікні Відкрити джерело даних у списку Тип файла вста­новлюємо Усі файли. Відкриваємо папку Мої документи Артем нати­скаємо на файл Таб1 - Відкрити і далі у діалоговому вікні обираємо Весь лист OK;

4.3.З'являється наступне діалогове вікно з повідомленням, що основний до­кумент не містить полів злиття. Натискаємо кнопку Правка основного документа. 1 1а екрані з'являється нова панель інструментами Злиття.

5.З’єднуємо неосновний документ і джерело даних:

5.1Натискаємо мишею у полі порожнього кадру Шановний абоненте, а по­тім на панелі Злиття натискаємо кнопку Додати поле злиття;

5.2У списку, що з’являється, обираємо Прізвище, потім повторюємо дії та додаємо заповнення наступного кадру Суми заборгованості.

5.3.Зберігаємо документ в папці Мої документи Артем з іменем Телефон.

6.Перевірка документу:

6.1На панелі інструментів Злиття натискаємо кнопку Поля даних. Інфор­мація з першого запису даних (Таб1) замінить відповідне поле злиття в основному документі;

6.2Продивляємся інші копії, натискаючи мишею кожну з наступних кнопок панелі Злиття.

7.Поміщаємо копії в один документ (кнопка Об’єднати на панелі інструментів Злиття). Всі копії будуть записані на окремих сторінках у новий документ (Форми...).

Висновок:

На практичній роботі я навчився здійснювати злиття документів табли­чного процесора Microsoft Excel та текстового редактора Microsoft Word.