Жизненный цикл проекта

Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется жизненным циклом проекта (иногда говорят - проектным циклом).

Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.

Согласно сложившейся практике, состояния, через которые проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями). На практике деление проекта на фазы может быть самым разнообразным - лишь бы такое деление выявляло некоторые важные контрольные точки («вехи»), во время прохождения которых просматривается дополнительная информация и оцениваются возможные направления развития проекта (ситуационный подход).

В свою очередь каждая выделенная фаза (этап) может делиться на фазы (этапы) следующего уровня (подфазы, подэтапы) и т.д.

Применительно к очень крупным проектам, например, строительству метрополитена, освоению нефтегазового месторождения и т.п., количество фаз и этапов их реализации может быть увеличено. Выделение дополнительных этапов связано не только с большой продолжительностью строительства этих объектов (10-15 лет), но и необходимостью более тщательного согласования действий организаций - участников проекта.

Реализация проекта требует выполнения определенной совокупности мероприятий, связанных с проработкой возможности реализации проекта, разработкой технико-экономического обоснования и рабочего проекта, контрактной деятельностью, организацией и финансированием работ по проекту, созданием новых технологий, планированием ресурсов и хода работ над проектом, закупкой материалов и оборудования, а также строительством и сдачей готовых объектов в эксплуатацию.

Для удобства рассмотрения работы по реализации проекта можно сгруппировать. В первую очередь из их совокупности можно выделить два крупных блока работ: основная деятельность по проекту и обеспечение проекта. Такое разделение работ не совпадает с разбивкой проектов на фазы и этапы, поскольку и основная, и обеспечивающая деятельность могут совмещаться во времени.

К основной деятельности по проекту относятся:

1. прединвестиционные исследования;

2. планирование проекта;

3. разработка проектно-сметной документации;

4. проведение торгов и заключение контрактов;

5. строительно-монтажные работы;

6. выполнение пусконаладочных работ;

7. сдача проекта;

8. эксплуатация проекта, выпуск продукции;

9. ремонт оборудования и развитие производства;

10. демонтаж оборудования (закрытие проекта).

Деятельность по обеспечению проекта также довольно разнообразна. Для простоты целесообразно сгруппировать ее по видам обеспечения:

1. организационное;

2. правовое;

3. кадровое;

4. финансовое;

5. материально-техническое;

6. коммерческое (маркетинг);

7. информационное.

На лекциях давалось деление проектов всего на 4 фазы (концепция, разработка, выполнение, завершение). Я самовольно решил слегка расширить этот пункт. Соответственно режиссерскую версию см. ниже (по Ильину).

Разработка концепции проекта

На этом этапе определяются конечные цели проекта и выявляются пути их достижения. При этом изучается возможность задания альтернативных наборов целей, в ходе чего учитываются наряду с экономическими также социальные, политические и технические факторы. Важным требованием при определении целей проекта является возможность их количественной оценки по объемам, срокам, размерам прибыли.

Оценка жизнеспособности проекта

Проводится краткое (предварительное) технико-экономическое обоснование проекта. Обычно рассматриваются одна - две альтернативы, разработанные на предыдущем этапе. Каждая альтернатива оценивается по критериям стоимости и прибыли. На этом этапе устанавливаются граничные условия, формируются конкретные цели и ограничения, а также (на основе статистики по объектам- аналогам) предварительно оценивается стоимость проекта (точность оценки - 25-40 процентов). Результатом этапа оценки жизнеспособности является обоснование преимуществ одной альтернативы перед другой. После принятия решения о начале работ по проекту рассматривается вопрос о руководстве работами по его реализации.

Планирование проекта

После определения жизнеспособности проекта и решения о начале его осуществления следует составить в письменной форме «План работ» по проекту.

План представляет собой структурно определенную последовательность этапов работ, ведущих к достижению уже определенного комплекса целей. Он должен показывать, кто и что должен делать, в какие сроки и каким образом, и включать все необходимые решения. План становится инструментом для работы со всеми участниками проекта и является предпосылкой для составления подробного календарного графика этих работ и для точной оценки их стоимости.

План реализации проекта разрабатывается с участием специалистов всех заинтересованных сторон, что способствует его реальности.

Окончательный план выполнения проекта должен быть одобрен, после чего он направляется всем участникам проекта. На этом же этапе решаются вопросы создания организации для работы над проектом (команды проекта).

Руководителю проекта следует помнить, что планирование является непрерывным процессом.

Разработка технических требований

Входе этого этапа осуществляется выбор эксплуатационных характеристик будущих объектов проекта.

Эскизное проектирование

На этой стадии утверждается состав работ по рабочему проектированию и начинается проектно-конструкторская деятельность. В начале этой фазы подбираются материалы, позволяющие начать разработку проекта. Корректируется и утверждается технико-экономическое обоснование, являющееся основой для проектирования.

На базе этой - исправленной и утвержденной основы и формируется новая оценка затрат (так называемая приближенная), включающая и дополнительную информацию по проекту, поступающую к этому моменту. Приближенная оценка определяется на основе сведений об объемах работ при известной стоимости оборудования и материалов. Неточность оценки - 10-15%.

Контрактная фаза

Если продолжение работ по проекту утверждается, переходят к составлению так называемых квалификационных требований, являющихся материалом для подготовки контракта и проведения рабочего проектирования. С этой же целью подготавливается предварительное задание на проектирование.

Отбор потенциальных исполнителей проекта производится следующим образом. Обычно предварительно выбираются несколько фирм - претендентов, которые приглашаются для переговоров (торгов). Переговоры ведет группа экспертов, при этом каждый эксперт оценивает претендента самостоятельно по следующим критериям: архитектурные и функциональные достоинства представленных предпроектных проработок, стоимостные показатели по будущей стройке, реальные архитектурные (инженерные) возможности фирмы, надежность фирмы как партнера по ранее осуществленным проектам, финансовое положение.

На основании результатов торгов оформляется контракт с выбранной проектной организацией. Контракт включает график и задание на проектирование. Затем переходят к выбору и утверждению окончательного варианта проекта. На этом этапе разрабатываются в полном объеме технико-экономические обоснования и составляется задание на рабочее проектирование.

Выбор и оформление отношений с подрядными организациями и фирмами - последний этап контрактной фазы проекта. Одновременно с заключением контракта с проектной фирмой аналогичные мероприятия осуществляются по привлечению подрядных строительных фирм, а также фирм - поставщиков оборудования и материалов.

Фаза реализации проекта

Эту фазу принято делить на две подфазы:

§ детальное (рабочее) проектирование и поставки;

§ строительство.

Крупные строительные фирмы часто берутся за выполнение обоих подфаз. Другие специализируются по одной из них.

На этой стадии подвергается риску наибольшая сумма денег. Вплоть до момента начала финансирования проекта в целом и продолжения работ по рабочему проектированию и поставкам проект может быть прекращен со сравнительно небольшими затратами. После начала серьезной работы ее завершение связано со значительными издержками. Утвержденный, а затем закрытый ввиду катастрофических прогнозов проект может оказаться «единственным в карьере» виновных в этом ответственных исполнителей.

При необходимости (для «подстраховки») можно предусмотреть дополнительную стадию утверждения проектных разработок и оценки затрат.

Строительная подфаза реализации проекта предполагает осуществление:

§ закупок строительных материалов, изделий и конструкций;

§ найма рабочих;

§ аренды строительного оборудования;

§ выполнения строительных, монтажных и пусконаладочных работ;

§ сдачи-приемки готовых объектов в эксплуатацию.

Следующий пункт – структуризацию проекта я включил также самовольно. В вопросах к Госу про это ничего не сказано, но мне кажется, что про нее просто забыли написать, поскольку как раз здесь идет речь о WBS, OBS, матрице ответственности, в общем, о всем том, что мы делали.

Структуризация проекта

В терминах управления проектами структура проекта представляет собой «дерево» ориентированных на продукт компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами и информацией, полученными в результате реализации проекта.

Как структурировать проект.

Применительно к реальным проектам, структура разбивки проекта должна сочетать разделение на:

1) компоненты продукции проекта;

2) этапы жизненного цикла;

3) элементы организационной структуры.

Кроме того, процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения его целей, а также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей. Осуществление этого процесса относительно легче применительно к так называемым «осязаемым проектам», связанным со строительством, нежели к проектам, связанным, например, с разработкой программного обеспечения.

Таким образом, к основным задачам структуризации проекта нужно отнести следующие:

§ разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;

§ распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);

§ точная оценка необходимых затрат - средств, времени и материальных ресурсов;

§ создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;

§ увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;

§ переход от общих, не всегда конкретно выражаемых, целей к определенным заданиям, выполняемым подразделениями компании;

§ определение комплексов работ (подрядов).

Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей:

1. дерево целей;

2. дерево решений;

3. дерево работ;

4. организационную структуру исполнителей;

5. матрицу ответственности;

6. сетевую модель;

7. структуру потребляемых ресурсов;

8. структуру затрат.

При этом методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум:

§ «сверху-вниз» - определяются общие задачи, на основе которых далее осуществляется детализация уровней проекта;

§ «снизу-вверх» - определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.

Дерево целей - это графы, схемы, показывающие, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующего уровня и т.д. (дерево - это связанный граф, выражающий соподчинение и взаимосвязи элементов, данном случае такими элементами являются цели и подцели).

Представление целей начинается с верхнего уровня, дальше они последовательно разукрупняются. При этом основным правилом разукрупнения целей является полнота: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня исчерпывающим образом.

Дерево решений - граф, схема, отражающие структуру задачи оптимизации многошагового процесса. Ветви дерева отображают различные события, которые могут иметь место, а узлы (вершины) - точки, в которых возникает необходимость выбора. Причем узлы различны - в одних выбор осуществляет сам проект-менеджер из некоторого набора альтернатив, в других выбор от него не зависит. В таких случаях проект-менеджер может осуществлять оценку вероятности того или иного ее «решения».

Дерево работ. На каждой стадии планирования необходимо разделить работы по проекту на части. Например, на стадии технического проектирования основные части проекта, как правило, очевидны. В дальнейшем, когда станет известно больше деталей, эти части могут быть расчленены на соответствующие разделы. Наконец, могут быть определены подразделы и отдельные группы («пакеты») работ. Эта процедура известна как составление дерева работ проекта (WBS - Work Breakdown Structure). Такое дерево является средством расчленения большого, сложного проекта на его компоненты или хозяйственной программы на составляющие проекты.

По мере получения дополнительной информации на последующих стадиях проектирования плановик может добавить новые уровни к дереву работ проекта. Нижний уровень дерева соответствует пакетам работ. Это - последние элементы подразделов, за которые ответственны подрядчик или соответствующий отдел организации-заказчика. Пакет работ не следует отделять от других работ проекта, но связи этого пакета с остальной частью проекта должны быть четкими. Эти связи не следует усложнять настолько, чтобы затруднялась координация.

Пакет работ является также самостоятельной финансовой единицей. Он должен иметь отдельную смету, бюджет и отчет о расходах. Вычленение пакетов работ представляет большое удобство при разработке сетевого графика проекта. Гораздо легче планировать отдельные пакеты и затем собирать сетевой график проекта из фрагментов, нежели разрабатывать сетевой график в целом без дерева работ проекта.

Кроме того, WBS служит и другой важной цели, а именно разработке структурной схемы для административного управления проектом. Таким образом, разделение проекта на пакеты работ удовлетворяет двум задачам: планирования и оперативного управления. Поэтому одновременно с WBS необходимо развивать организационно-административное дерево и увязывать его структурные единицы с пакетами работ. Отсюда станет ясной степень пригодности разработанного дерева WBS.

Организационная структура исполнителей.

Для обеспечения эффективного управления проектом при разработке плана необходимо:

§ учесть в плане все разделы, этапы и работы проекта;

§ учесть в плане все организации, участвующие в проекте;

§ обеспечить действенность управления путем распределения ответственности.

Первое требование может быть удовлетворено разбивкой проекта на пакеты работ с помощью WBS. Для выполнения последних двух требований плановик должен указать, какая организация ответственна за каждый пакет или уровень дерева работ. Другими словами, он должен четко определить уровни и объемы ответственности в организационной структуре. Это может быть сделано с помощью схемы организационной структуры проекта (OBS - Organisation Breakdown Structure).

В этой схеме руководитель проекта находится на ее верхнем уровне, а на более низких уровнях последовательно располагаются отделы, требуемые для функционального управления работами. Эти уровни иногда соответствуют уровням WBS. Например, отдел главного энергетика будет ответственным за пакет работ «Линии электропередачи».

Цель OBS состоит в указании не только исполнителей работ для каждого пакета, но и в определении отделов организаций, ответственных за выполнение соответствующих работ.

Матрица ответственности - связывает пакеты работ с организациями-исполнителями на основе WBS и OBS. В матрице определяются основные исполнители по пакетам работ.

Сетевые модели. По мере продвижения работы над проектом создаются деревья WBS и OBS, т.е. выделяются пакеты работ с назначенными для них исполнителями, что дает возможность подготавливать сетевой график узловых событий. Наконец, становится возможным разработать детальные сетевые графики, соответствующие узловым событиям и целям. Поскольку эти сетевые графики представляют не проект в целом, а его отдельные пакеты работ, они называются сетевыми блоками или подсетями. Если работа по нескольким взаимозависимым пакетам осуществляется одновременно, причем для каждого из них требуется разработать отдельное расписание, то каждый пакет представляется отдельной подсетью.

Подсеть может составлять часть сетевого графика, либо быть автономной. Расчленение сетевого графика на подсети позволяет персоналу, ответственному за проект, концентрироваться на своих собственных работах. Каждый руководитель на своем уровне может вести работу независимо от других в соответствии со своей подсетью, что освобождает его от необходимости иметь дело с полным сетевым графиком. Для руководства разделение проекта на подсети обеспечивает возможность эффективного контроля. Оно может в целях экономии времени уделять больше внимания управлению наиболее важными (критическими) подсетями, вместо того чтобы постоянно контролировать весь сетевой график. Таким образом, структура, выявленная при создании WBS, OBS и сетевого графика узловых событий, сохраняется и при разработке подсетей. Важное значение при разработке подсети имеет планирование операции в пределах совокупности узловых событий.

Структура потребляемых ресурсов. Для анализа средств, которые необходимы для достижения целей и подцелей проекта, осуществляется структуризация ресурсов различных типов. Иерархически построенный граф фиксирует необходимые на каждом уровне ресурсы для реализации проекта. Например, на первом уровне определяются материально-технические, трудовые и финансовые ресурсы. Затем материально-технические ресурсы дифференцируются на строительные материалы, машины, оборудование. Строительные материалы - на складируемые и не складируемые и т.д.

1.5.1.6. Внешнее и внутреннее окружение проекта (по Ильину)

Проект имеет ряд свойств, о которых целесообразно помнить, так как это помогает методически правильно организовать работу по его реализации:

§ проект возникает, существует и развивается в определенном
окружении, называемом внешней средой;

§ состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться новые элементы (объекты) и из его состава могут удаляться некоторые его элементы;

§ проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы, при этом между выделяемыми элементами должны определяться и поддерживаться определенные связи.

Разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект, на собственно «проект» и «внешнюю среду» в определенной степени условно.

Причины этого заключаются в следующем:

1. Проект не является жестким стабильным образованием: ряд
его элементов в процессе реализации проекта может менять свое
местоположение, переходя в состав проекта из внешней среды и
обратно.

2. Ряд элементов проекта может использоваться как в его составе, так и вне его. Типичным примером этому могут служить специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением некоторых других проблем (в частности, над выполнением какого-то другого проекта).

На рис. 2 показано схематичное изображение проекта и его окружения, между проектом и внешней средой показана переходная зона, через которую между ними осуществляется связь и перемещение элементов, тем или иным способом участвующих в работе по его реализации.