Понятие проекта

Проект – «это комплексное, не повторяющееся, одномоментное мероприятие, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, а также четкими указаниями по выполнению, разработанными под потребностью заказчика».

Существует ряд признаков, которые позволяют отличить проекты от других видов деятельности.

Во-первых, проекты направлены на достижение конкретных целей, то есть их целью является получение определенных результатов. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Обычно проект предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей.

Ориентированность проекта на достижение определенных целей дает возможность говорить о том, что важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Отсюда можно сделать вывод о том, что проект представляет собой преследование тщательно выбранных целей, следовательно, продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока, наконец, не достигнута конечная цель.

Во-вторых, проекты включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий. В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны, в других случаях они имеют более тонкую природу. Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания; некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее. Нарушение синхронизации выполнения разных заданий может поставить под угрозу выполнение всего проекта. Наличие данного признака позволяет определить проект как динамическую систему, складывающуюся из взаимосвязанных частей и требующую особого подхода к управлению.

В-третьих, проекты имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом. Они выполняются в течение конечного периода времени, причем этот период имеет более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата.

В-четвертых, все проекты в определенной степени неповторимы и уникальны. Проекты - мероприятия, в известной степени, неповторимые и однократные. Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного проекта к другому.

И, наконец, участие в проекте принимают несколько отделов и разнообразные специалисты организации. В отличие от большинства видов организационной работы, которая делится по принципу функциональной специализации, для проектов характерно комбинировать и объединять усилия специалистов из разных областей.

В общем случае, именно эти пять характеристик отличают проекты от других видов деятельности.

Рассмотрев основные признаки проекта, автор данной работы считает необходимым определить основную функцию управления проектами: «балансирование временем, затратами и работой при одновременно максимальном удовлетворении запросов клиента».

Сетевое планирование

Часто на практике высказываются суждения, что три четверти времени процесса управления проектом занимает этап планирования. Данный процесс включает ряд действий.

Во-первых, составляется сетевой график, как инструмент, используемый для планирования, составления расписания и мониторинга хода выполнения проекта.

Во-вторых, проводится анализ методом критического пути. При этом определяется оценочная продолжительность отдельных действий и анализируется степень подвижности каждого из действий.

В-третьих, проводится распределение ресурсов. На данном этапе составляются графики Ганта на основе сетевых графиков, что позволяет руководителю проанализировать ресурсы, необходимые для выполнения проекта. С помощью этих графиков можно оценить и спланировать потребности в рабочей силе на весь период осуществления проекта, а также при недостатке ресурсов перепланировать действия.

В-четвертых, анализируется возможность сокращения сроков. В процессе перепланирования проекта может возникнуть необходимость сократить сроки отдельных действий. В результате этого могут измениться ресурсные и стоимостные показатели проекта. Так, руководитель может проанализировать, какие действия сократить по срокам с учетом увеличения расходов и воздействия на продолжительность проекта.

И, наконец, проводится анализ методом PERT. Очень часто на практике на невозможно спрогнозировать точную продолжительность каждого действия в рамках проекта. Для того чтобы более реалистично оценить проект, анализируется возможный диапазон продолжительности каждого действия. Этот метод заключается в вероятностной оценке проекта. Использование данного метода позволяет оценить вероятность того, что проект продлиться сверх установленного срока.

2.3.15.3. Разработка сетевого графика проекта: основные правила и подходы

Сетевой план разрабатывается на основе информации, собранной для структуризации работ и представляет графическую схему последовательности плана работ по проекту. Сетевой график отражает операции проекта, которые необходимо выполнить, логическую последовательность и взаимозависимость этих операций, время начала и окончания самой продолжительности цепочки операций. Сетевой график представляет собой основу информационной системы проекта, которая будет использоваться менеджерами проектов для принятия решений, связанных с управлением временем проекта, его стоимостью и ходом выполнения.

Одним из самых главных преимуществ использования сетевых графиков является то, что, когда график разработан, он легко поддается модификации и изменению, если во время осуществления проекта происходит что-то непредвиденное.

Сетевой график несет важную информацию, раскрывая внутренние связи проекта. Он служит основой для календарного планирования работ и использования оборудования. Он облегчает взаимодействие всех менеджеров и исполнителей в процессе достижения установленных целей по времени, стоимости и качеству работ проекта. Он позволяет сделать приблизительную оценку продолжительности проекта по чьему-либо желанию, дает возможность оценить периоды времени, в течение которых выполнение операций может начинаться и заканчиваться, а также время допустимой задержки их выполнения. Сетевой график создает основу для расчета потоков финансового обеспечения проекта, позволяет определить, какие операции являются «критическим» и, следовательно, должны выполняться строго по графику, чтобы проект был завершен в запланированные сроки, показывает, какие операции надо пересмотреть, если требуется более сжатые сроки для своевременного выполнения проекта, а также минимизирует риски, связанные с выполнением проекта.

Сетевой график состоит из операций и событий (если используется подход ОС).

Операция или работа:

§ это неделимый элемент проекта, требующий затрат времени для своего выполнения;

§ ожидание - протяженный во времени процесс, не требующий затрат ресурсов, за исключением времени;

§ фиктивная работа - логическая взаимосвязь между двумя событиями, не требующая затрат ресурсов.

Событие – это точка времени или завершения операции. Событие не требует времени.

Разработка и построение сетевого графика требуют соблюдения следующих правил:

1. Сетевой график разворачивается слева направо.

2. Ни одна операция не может быть начата, пока все предшествующие связанные с ней операции не будут выполнены.

3. Стрелки в сетевом графике отображают отношения предшествования и следования.

4. Каждая операция должна иметь свой собственный номер.

5. Номер последующей операции должен быть больше номера любой предшествующей операции.

6. Образование петель недопустимо, то есть не должно происходить зацикливания хода выполнения установленного набора операций.

«Петля»

7. Условные переходы от одной операции к другой не допускаются.

8. Опыт показывает, что когда существует несколько исходных операций проекта, то может быть определен общий узел начала всего комплекса работ. Точно так же один узел может быть использован для четкого обозначения окончания проекта.

Для разработки сетевых графиков могут применяться два подхода: подход с обозначением операций в узлах графика (ОУ) и подход с обозначением операций на стрелках графика (ОС).

«Подход с обозначением операций в узлах графика»

Подход с обозначением операций на стрелках графика используется чаще, чем подход с обозначением операций в узлах графика, в котором используются блоки для обозначения операций и стрелки для обозначения их зависимости.

«Подход с обозначением операций на стрелках графика»

Отличительной особенностью подхода ОС является то, что стрелки означают отдельные операции проекта, с выполнением которых связаны определенные затраты. Узлам сетевого графика соответствуют события. События соответствуют определенным моментам времени, но сами не имеют продолжительности во времени. С каждой операцией в сети связано два узла: узел в начале ее выполнения и узел в конце. Когда две или несколько операций параллельны и имеют одни и те же блоки начала и окончания, вводится фиктивная операция, с тем чтобы обеспечить каждой операции ее собственный идентификационный номер. Некоторые фиктивные операции могут быть в последствии устранены, если из какого-либо события выходит только одна фиктивная работа и больше ничего. В противном случае фиктивная операция остается.

Каждый метод построения сетевых графиков имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества ОУ:

§ Не используются фиктивные операции.

§ Не используются события.

§ Значение операций понятно менеджерам первого уровня.

§ Прослеживание пути упрощается за счет схемы нумерации операция/событие.

Недостатки ОУ:

§ Трудно определить путь по номеру операции. Если график не прикладывается, то в компьютерных распечатках должны быть указаны предшествующие операции и последующие шаги для каждой операции.

§ Изображение и понимание сети затрудняется по мере увеличения масштаба графика.

Преимущества ОС:

§ Путь упрощен благодаря схеме нумерации операция/ событие.

§ Легче начертить график, если зависимости интенсивны.

§ Ключевые события можно легко определить.

Недостатки ОС:

§ Использование фиктивных операций увеличивает потребность в данных.

§ Сосредоточение внимания на событиях может отвлечь от операций.

Выбор метода построения сетевого графика зависит от того, какое значение имеют для менеджера проекта преимущества и недостатки каждого метода.