Позиция при переговорах — престиж и возможность получения доходов в будущем

Очень часто крупные компании-заказчики говорят малень­ким агентствам-исполнителям примерно следующее: «Мы очень большие. С нами престижно работать. Вы можете: j гордиться тем, что запишете нашу компанию в список f своих Клиентов. Сделайте эту работу на наших условиях § (то есть почти бесплатно), и возможно (!!!), в дальнейшем || вы будете получать от нас гораздо более значительные f заказы».

Не знаю, мне уже даже не смешно слушать эти аргументы раз за разом. Жизнь показывает, что это просто позиция больших компаний, они не собираются делать никаких выводов из разового сотрудничества. Если они не ценят компанию-подрядчика с самого начала, нет никаких при­чин, чтобы они стали ценить ее в дальнейшем. Если они не хотят платить по нормальным расценкам, они никогда не начнут этого делать.

Соглашаться на подобное стоит только очень молодым компаниям, которые готовы работать бесплатно или почти бесплатно просто ради того, чтобы набраться опыта. Если опыт уже есть и тренировки не нужны, а тем более если придется отказаться от других проектов, лучше подобные аргументы даже не рассматривать.

Это касается не только event-агентств. Крупные компании могут использовать такие доводы, чтобы снизить спонсор­ский взнос для участия в вашем мероприятии, получить какие-то особые условия участия или рекламы во время вашего мероприятия, намекая, что станут что-то покупать у вас в дальнейшем... Принцип тот же.

Одна крупная автомобильная компания предложила сделать для них пресс-конференцию. Мы честно выиграли тендер, предложив опти­мальное качество за разумную цену. При получении образца договора для подписания выяснилась такая маленькая деталь: все расходы по мероприятию несет агентство, заказчик оплачивает их лишь через два месяца после получения всех подтверждающих документов. Таким образом, получается, что небольшое агентство бесплатно кредитует на несколько месяцев одну из крупнейших мировых компаний. Мы сказали, что так не работаем и нам нужна предоплата как минимум на покрытие прямых расходов. На что крупная компания ответила, что они так не работают. Очевидно, они обратились в другое агентство (то есть нашли другого кредитора?).

Я рассказал эту историю представителям агентства из той же страны, что и компания-заказчик. Они уверяли, что на своем родном рынке те себе такого не позволяют.

Как рассчитывается гонорар event-агентства

Вариант «гонорар снаружи». В некоторых случаях event-агентства озвучивают общую смету расходов и объявляют свой гонорар. В этом случае заказчика не должно интере­совать, как агентство распорядится своим фиксирован­ным гонораром, но все остальные расходы должны быть подтверждены (предоставлены бухгалтерские документы). То есть агентство не имеет права, согласовав смету с за­казчиком, а потом получив более выгодную цену от по­ставщика, считать полученную разницу своей прибылью (это будет мошенничеством; см. тест на этичность). В этом случае заказчик видит все фактические расходы.

Если в смете было написано $1000, а в товарной накладной написано $990, то $10, пожалуйста, верните Клиенту. Так должно быть.

Пример схемы выплат гонорара агентства: — 50% предоплата (депозит);

— 35% перед началом мероприятия;

— 15% непосредственно после окончания мероприятия (бонус).

В случае отмены мероприятия депозит остается у event-компании. В случае нарушения условий договора, неиспол­нения обязательств, плохого качества event-компания лиша­ется всех или части выплат последнего этапа. Собственно, агентство должно иметь это в виду и стараться сделать все на высоте, чтобы получить эти оставшиеся 15%.

Вариант «гонорар внутри». Например, у компании-за­казчика выделен бюджет на некое мероприятие и эта сумма озвучивается на переговорах с агентством. В этом случае event-агентство и заказчик обсуждают смету и определяют бюджет мероприятия. Заказчика не должно интересовать, как агентство распорядится этим бюджетом, — главное, чтобы все согласованные работы были выполнены с нужным качеством, а бюджет не был превышен. В этом случае зачас­тую агентство при составлении сметы немного завышает расходы, добавляя свой гонорар и надеясь в дальнейшем оптимизировать расходы, получить скидки и т.д.

Разница между согласованными расходами и фактичес­кими и будет составлять прибыль агентства.

При таком варианте оплаты, если в смете было написано $1000,, а потом выяснилось, что это можно было купить всего лишь за $990, ничего не поделаешь, $10 останутся агентству. Агентство их честно заработало.

Преимущество работы с агентством в том, что агентство играет роль «одного окна». Компания-заказчик имеет дого­ворные отношения только с выбранным event-агентством, а агентство ведет расчеты уже со всеми остальными под­рядчиками и субподрядчиками. Таким образом, компания-заказчик подписывает один договор, одну смету, один акт приемки-сдачи работ, что для многих компаний очень удобно.

В зависимости от размера бюджета агентству перечисля­ется либо весь бюджет сразу, либо по частям, в зависимости от сроков платежей. Устоявшейся практики тут нет.