Общие правила. – Место сбора – стол регистрации, зал 1, 4-й этаж

– Место сбора – стол регистрации, зал 1, 4-й этаж. Если ваша работа по сценарию закончилась или образовалась пауза, все возвращаются к столу регистрации.

– За столом регистрации должен быть идеальный порядок. Всегда.

– Экстренные вопросы, все организационные изменения и дополнения сообщаются Анне (8-ххх-ххх-хх-хх).

– Если участник конференции задает вам вопрос, на который вы не можете ответить, скажите, что вы через минуту все выясните, и дайте ответ ровно через минуту, как и обещали.

– Покажите всем, что вы профессионал, способный справиться со своей работой. Причем идеально.

– Все задействованные лица – организаторы конференции должны знать, где и какой зал находится, что в нем состоится и в котором часу. Эта информация содержится в программе.

Продолжение расписания

Окончание расписания

В этом плане подробно описано, какие сотрудники и за что отвечают. Это особенно важно, если один сотрудник отвечает за реализацию разных этапов проведения мероприятия. Чтобы ничего не упустить, он должен иметь перед глазами документ, где будет указано, в каком месте он должен находиться в конкретный момент времени.

Партнеры и подрядчики

Кто вам необходим и кто может помочь при подготовке мероприятия

Выделение потенциальных партнеров («коалиция союзников») – очень важный и интересный этап. Подумайте о том, кто заинтересован в вашей аудитории. Подумайте об их целях и интересах. Предложите партнерство. В некоторых случаях вы сможете разделить бремя ответственности за организацию мероприятия и бремя расходов.

Конечно, наличие партнеров существенно осложнит вам жизнь, так как они будут преследовать собственные цели, с ними будет необходимо многое согласовывать и они, как любая организация, могут вас подвести. Тем не менее польза от наличия партнеров может существенно превысить сложности и неудобства.

Во время Второй мировой войны у Черчилля долго не ладились отношения с французами и американцами. Ему приписывают выражение: «Союзники – это ужасно. Хуже союзников может быть только… отсутствие союзников».

Чтобы не возникало недоразумений, заранее четко разделите ваши зоны ответственности и строго выполняйте договоренности.

Работа с подрядчиками

В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться помощь множества различных поставщиков и партнеров.

В странах Западной Европы и США довольно распространены Celebrity Speakers Bureau. На момент написания этой книги в России этот бизнес не очень заметен.

Это узкоспециализированные агентства, с помощью которых вы можете пригласить к себе на вечеринку знаменитость: писателя, политического деятеля, изобретателя… Если вы договорились, подписали договор, то можете быть уверены, что знаменитость появится вовремя и сделает то, что вы заказали: выступит, споет или ответит на вопросы. Например, через такое бюро в Швеции – Speakersnet – мы заказывали выступление Йонаса Риддерстрале, соавтора «Funky business». Точно так же можно заказать выступление Билла Клинтона, Джорджа Буша-старшего, Нила Армстронга. Я приценивался к гонорарам Фредерика Бегбедера и Кристофера Бакли – десятки тысяч долларов… В России бизнес Celebrity Speakers Bureau в основном существует в другом виде: есть люди, у которых длинный список знакомых и толстая-толстая записная книжка с телефонами знаменитостей. Вы можете позвонить им, и они по-дружески попросят тех сходить на некое мероприятие. Как правило, выплаченные вами деньги остаются только у посредника с толстой записной книжкой. В данном случае я не говорю о звездах эстрады, юмористах и прочих, так как тут существуют твердые расценки и довольно понятное ценообразование.

Посмотрите сайты:

www.speakers.co.uk

www.speakersnet.se

www.bestspeakers.ru