Класифікація документів.

Для оформлення господарських операцій використовують за своєю формою і змістом документи. Правильному складанню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація. Класифікація – це поділ документів на групи за певними однорідними ознаками.

Так, бухгалтерські документи можна поділити на такі групи:

- за призначенням:

розпорядчі – документи, в яких міститься розпорядження про здійснення тієї чи іншої господарської операції, вони не є підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження, що операція відбулася (накази, розпорядження, доручення тощо);

виконавчі або виправдні – документи, що підтверджують факти здійснення операцій. Це перший етап облікової реєстрації (акти на оприбуткування продукції, акти на списання продукції та ін.);

документи бухгалтерського оформлення – документи які складаються працівниками бухгалтерії на підставі виправдних документів з метою підтвердження факту здійснення господарської операції чи для технічної підготовки облікових даних (бухгалтерські довідки, розрахунки, групувальні відомості та ін.);

комбіновані – це документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виправдних і бухгалтерського оформлення). До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, накладні, лімітно-забірні картки та ін.

- за порядком складання:

первинні – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозвіл на їх проведення. Первинний документ складається під час здійснення господарської операції або відразу після її завершення (це прибуткові і видаткові касові ордери, накладна та ін.);

зведені – документи, складені на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних (це звіти касира, накопичувальні відомості та ін.).

- за способом охоплення операцій:

разові – використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій (прибуткові і видаткові касові ордери, авансові звіти, платіжні доручення і ін.);

накопичувальні – використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу (декади, місяця, кварталу, року). Прикладом може бути лімітно-забірна картка, відомість витрати кормів і.т.д.

- за місцем складання:

внутрішні – документи складені (виписані) на даному підприємстві;

зовнішні – це документи, які надходять з інших підприємств організацій, тобто складаються за межами підприємства (виписки банку, рахунки-фактури постачальників тощо).

- за кількістю позицій (відображуваних об’єктів):

однопозиційні – це документи в які записують операцію з одним видом запасів, по розрахунках з однією особою і ін. (касові ордери, платіжне доручення і ін.);

багатопозиційні – використовуються для відображення операцій з кількома видами запасів, кількома особами і ін. (платіжна відомість, накладна і ін.).

- за технікою складання і опрацювання: вручну; за допомогою ЕОМ.