Исследование материалов оперативного учёта и неофициальных материалов.

В целях упрощения учёта в организациях практикуется сочетание оперативного и бухгалтерского учётов. В этих случаях оперативные и бухгалтерские записи имеют одинаковое доказательное значение. В связи с тем, что материалы оперативного учёта носят специфический характер, то эксперт-бухгалтер может пользоваться ими как подсобными или вспомогательными материалами. В этом случае данные оперативного учёта расшифровывают и дополняют данные бухгалтерского учёта. Документы оперативного учёта только в сочетании с бухгалтерскими документами могут привести к бесспорным выводам. Использование оперативных и бухгалтерских документов должно быть оговорено в экспертном заключении. В зависимости от отношения оперативных и неофициальных записей, регистры бухгалтерского учёта подразделяются на 4 группы:

1. документы, которые установлены соответственно инструкции, но которые не используются в бухгалтерском учёте (кассовые чеки, кассовая лента и другие документы);

2. документы, которые произвольно установлены должностными лицами или материально ответственными лицами. Подобные документы не дают оснований эксперту-бухгалтеру устанавливать конкретный размер материального ущерба или установить круг должностных лиц, но они могут помочь объяснить те факты, которые были установлены экспертом-бухгалтером при исследовании документов, но у эксперта-бухгалтера возникли вопросы (объясняя недостачу денег в кассе, кассир предъявил расписки должностных лиц о полученных денежных средствах, на основании расписок кассир не имел права уменьшать сумму недостачи, так как выдача денег не оформлена надлежаще расходными документами, но это поможет эксперту-бухгалтеру установить круг лиц, причастных к недостаче);

3. регистры оперативного учёта, которые дополнительно расширяют данные бухгалтерского учёта, при этом они могут иметь самостоятельное значение. Примером регистров оперативного учёта, которые расширяют и дополняют данные бухгалтерского учёта являются карточки складского учёта, сальдовые ведомости, которые в организации ведут кладовщики.

4. Неофициальные записи материально ответственных лиц. Если эти записи не отражены в бухгалтерском учёте и не подтверждены подписями должностных лиц, то эксперт-бухгалтер не может принять к рассмотрению подобные документы и по ним определять размер материального ущерба. В этом случае он делает ссыпку и выводы на основании официальных данных бухгалтерского учёта.