Внедрение системы статусов учета движения товара на складе

Содержание:
* учет движения товаров
* обработка товаров
* база данных склада
* инвентаризация материальных ценностей
* наличие товара
* складские товары

Что такое система учета движения товара на складе? Это матрица статусов обработки товара (или < виртуальных складов>, как их еще называют систему учета движения товара) в информационной системе. Каждому статусу соответствует определенный процесс на складе и в учете движения товара. В данной статье слова < статус> и < виртуальный склад> - синонимы. Например, статусу, или виртуальному складу, 30 соответствует приемка товара, а статусу, или виртуальному складу, 110 - загрузка товара клиенту. Статус 0 - это сбор информации о предстоящих продажах компании и заказе продукции у поставщика. Система статусов движения товара на складе представлена в таблице 1. Опишем каждый статус в соответствии с тем, как он отражается в информационной системе, какова его функция и кто им должен управлять.

Таблица 1. Статусы движения товара на складе

Статус обработки товаров 0 < Заказ товара>. Склад движения товара 0 предназначен для сбора информации о предстоящих продажах компании и заказах товара у поставщиков. В этом статусе указывается количество заказанного товара и приблизительное время его прихода. На данном этапе в базе данных на складе 0 хранятся сведения о заказанном товаре и времени его прихода. Пользователи: 1) генеральный директор - отслеживает график поставок, финансовые потоки, целесообразность заказа товара; 2) менеджеры по продажам - имеют информацию о будущих приходах товара, количестве поставляемого товара и дате ожидаемого прихода; планируют продажи данного товара на будущий период и сообщают покупателям о дефицитном товаре; 3) заведующий складом - осуществляет контроль будущих приходов и в зависимости от дат этих приходов распределяет штатный состав склада по дням прихода товара, а также подготавливает место под ожидаемый товар.

Статус обработки товаров 10 < Приход товара на склад>. Это функции прихода транспортных средств на склад, передачи ТТН в отделы логистики или на склад - товар пришел, но еще не разгружен. Сообщение о приходе товара от поставщика передается в отдел логистики. Пользователи: 1) сотрудники отдела логистики - осуществляют контроль прихода поставки на склад; 2) сотрудники склада (кладовщики) - осуществляют контроль полученных от водителей документов.

Статус обработки товаров 20 < Товар разгружен, но не принят>. Товар разгружается с транспортных средств. В отсутствие свободных приемосдатчиков его складируют на временные места хранения и принимают на ответственное хранение. Затем его просчитывают по местам. Пользователи: сотрудники отдела логистики, которые осуществляют временный контроль по разгрузке транспортных средств, формируют отчет об оплате транспортных услуг.

Статус 30 < Приемка товара>. Разгруженный товар раскладывают по наименованиям на паллеты и принимают по количеству и качеству. При обнаружении несоответствий составляется акт. После приема товара со склада 30 накладная перемещается на склад 40. Когда накладная проведена, подтверждается факт приема товара у поставщика.

Статус 40 < Расстановка товара по местам хранения>. После приемки товара начинается его расстановка по местам адресного хранения с учетом принципов АВС-анализа и горячих и холодных зон. Затем в базу данных вводят сведения о местах хранения товара. В свободную продажу товар выпускается путем перемещения

Статус 50 < Заявка от клиента>. Склад 50 - это склад свободной продажи товара покупателям. На нем

Статус 60 < Резерв>. Если клиенту необходимо время для оплаты заказа, товар резервируется.

Статус 70 < Набор товара>. Менеджеры отдела продаж проверяют правильность оформления заявки на обслуживание клиентов и передают их в набор на склад. После проведения перемещения со склада 50 или 70 внесение исправлений и дополнений в

Статус 75 < Обнаружение недостачи>. Если во время сборки обнаруживается, что товар на складе отсутствует, в базе данных он перемещается со склада 70 на склад 75. Делается это во избежание продажи несуществующего товара покупателям. По факту необнаружения товара на складе проводится расследование. Найденный товар перемещается со склада 75 на склад 50.

Статус обработки товаров 80 < Проверка товара>. После сборки товара заказ перемещается в зону контроля, то есть в базе данных - со склада 70 на склад 80. Товар проверяют и упаковывают, создают места отгрузки, паллетоместа. В базе данных места прикрепляются к накладной.

Статус обработки товаров 90 < Консолидация товара>. После проверки заказа товар консолидируется в отделе экспедиции. В базе заказ перемещается со склада 80 на склад 90, где ему присваивается место временного хранения до осуществления отгрузки покупателю.

Статус обработки товаров 100 < Создание ТТН>. Когда товар размещен в отделе экспедиции и расставлен по маршрутам, создаются ТТН. Товар готов к отгрузке.

Статус обработки товаров 110 < Отгрузка товара>. Отгрузка товара покупателям со склада 100 означает, что заказ перемещается на склад 110. Товар загружен и отправлен покупателю.

Статус обработки товаров 120 < Товар получен покупателем>. При получении товара покупателем со склада 110 заказ перемещается на склад 120. Склад подтверждает получение заказа (товара) покупателем. В базе данных товар списан.

Другая функция системы статусов движения товара - предоставление сотрудникам доступа к базе данных склада, находящимся в базе. Кому какая информация из базы данных склада необходима? Кто может изменять данные на том или ином этапе? Принцип один - сотрудники, участвующие в обработке информации, имеют право изменять сведения в базе данных, причем только на своем этапе обработки информации (см. таблицу 2). В противном случае они могут только просматривать эту информацию. Такой принцип гарантирует сохранность информации.

Таблица 2. Зоны доступа отделов в базе данных < 1С>

На рис. 1 указаны статусы товара (виртуальные склады), направления материальных потоков, зоны ответственности, среднестатистическое время обработки товара в отделах склада. Из схемы видно, где товар можно хранить, куда и в какой последовательности его можно перемещать, а также, сколько времени отведено на тот или иной процесс обработки товара. Все это отображается в базе данных склада.

Рисунок 1. Взаимодействие статусов движения товара и элементы в базе данных склада

Большое значение при введении системы статусов движения товара имеет сохранность материальных ценностей (МЦ). При передаче МЦ из одного отдела в другой очень легко выявить зону, где происходит воровство. Например, было принято 100 единиц товара, в один из отделов хранения передано 100 единиц товара. По правилам оборота товар должен быть отгружен в количестве 100 единиц. Если этого не произошло, значит в зоне хранения происходит воровство, что можно доказать с помощью системы статусов (см. рис. 2).

Рисунок 2. Контроль Материальных Ценностей в системе статусов

Принцип передачи ответственности за материальные ценности способствует лучшей сохранности товара. Введение наказания по итогам инвентаризации стимулирует сотрудников зон честно относиться к работе. При этом должен соблюдаться принцип неотвратимости наказания. В то же время введение по итогам инвентаризации материальных ценностей поощрения за отсутствие недостачи товара подталкивает сотрудников к повышению качества работы. Указанный принцип соблюдается, когда в базе данных товар перемещается из отдела в отдел, что фиксируется подписями сотрудников двух отделов.

Для качественного разбора претензий от покупателей необходима достоверная информация о наличии товара на складе и месте его расположения. Что с этой точки зрения дает система статусов движения товара о наличии товара на складе? Она наилучшим образом указывает место нахождения товара на складе. Приведем пример.

В компанию поступила претензия от покупателя на недовоз товара в количестве 5 шт. Сотрудник, занимающийся разбором претензий, снимает в базе данных данные на данный день (см. таблицу 3).

Таблица 3. Отслеживание количества и местонахождения товара в системе

После снятия остатков о наличии товара сотрудник пересчитывает товар на месте хранения (1000 шт.), затем - в наборе (20 шт.). При обнаружении излишков претензия принимается, при обнаружении недостачи в наличии товар перемещается в базе данных на склад коррекции и проводится расследование факта недостачи. При желании можно посчитать товар в статусе 80 на контроле обнаружения ошибок при сборке товара, но, как правило, все расхождения легко обнаруживаются в статусе 70.

По такому же алгоритму происходит перманентный пересчет наличия товара на складе. Его цель - выявить несоответствие сведений о товаре в виртуальной базе данных и фактического наличия товара на складе. В базе данных все расхождения переводятся на склад коррекции. По факту обнаружения несоответствий проводится расследование. Перманентный пересчет устраняет возможность торговли воздухом.

Может ли менеджер по продажам знать состояние заказа его клиента? Нет. Есть ли у контролера процесса временные рамки того или иного этапа обработки складского товара? Нет. Имеется ли информация по претензиям по складским товарам у начальника склада? Есть ли у него рычаги для улучшения работы склада? Нет. Ни у одного из сотрудников нет необходимой информации. Посмотрим, как на эти вопросы можно ответить, если используется система статусов движения складских товаров.

Менеджер отдела продаж может в любой момент посмотреть статус обработки заказа его покупателя. Имея такую информацию по товару, менеджер может планировать свою работу с данным покупателем. Если заказ в статусе 100, то клиенту предлагается подождать отправки складского товара или осуществить его самовывоз. Если заказ в статусе 80 - складской товар проверяют на наличие ошибок, значит стоит проинформировать клиента, что на данный момент складской товар к поставке не готов. Когда же заказ в статусе 110 - товар в пути, это значит, что клиент скоро получит продукцию.

Другой момент - это ожидание заказанного товара покупателем. Клиент не любит ждать. Но если точная дата прихода товара известна, менеджер может скорректировать свою работу с клиентом. Еще один аспект - это временные рамки обработки товара. В базе данных можно посмотреть время обработки того или иного заказа. Если заказ был переведен в статус 70 в 12.00, а в статус 80 - в 16.00, значит приоритет сборки был нарушен. А это недопустимо. Можно ввести границы временных рамок на обработку товара: для этого необходима статистика собранного товара и время исполнения товара в том или ином статусе. Временные рамки обработки товара устанавливаются в зависимости от количества позиций и количества штук в заказе. Этот срок принимают за эталон обработки товара, и отклонения от него не допускаются.

Каков рычаг для улучшения работы склада? Статистика. Где ее взять? Из базы данных. При введении системы статусов движения товара главный принцип - это контроль всех действий, происходящих на складе. Кто и в какое время собирал, проверял, отгружал и доставлял заказ покупателю. Данные статистики помогают ответить на вопрос о том, кто из сотрудников работает лучше, а кто хуже.

Статистика также позволяет определить планы развития склада. Можно смоделировать развитие процесса после введения новой методики обработки товара. Информация по претензиям от покупателей стимулирует начальника склада поменять процесс обработки заказов, выявить и устранить слабые места. Информация по временным рамкам стимулирует уменьшать их путем применения новых методик или инструментов. Наличие информации об уровне обслуживания клиентов способствует инновациям в данной области и т. д.

Выводы

Кратко суммируем все положительные стороны введения системы статусов движения складских товара на складе:

1) контроль всех бизнес-процессов по временным показателям. Для этого необходимо ввести отчеты по времени перемещения складского товара и накладных между складами;
2) контроль всех остатков складских товаров на всех этапах прохождения заказа в режиме реального времени: какое количество находится на данную минуту в том или ином процессе или на том или ином складе;
3) контроль статуса заказа покупателя. В любое время каждый менеджер по продажам компании может проконтролировать процесс обработки заказа того или иного покупателя;
4) защита от проникновения в накладные. Изменения в базу данных могут вносить только те, кто непосредственно отвечает за процесс;
5) сбор статистики недовозов складских товаров клиентам и ошибок при сборке складского товара или контроле делает возможным борьбу с неблагонадежными сотрудниками, что повышает качество обслуживания клиента;
6) введение материальной ответственности по зонам обработки складского товара. Соблюдение данного принципа способствует выявлению воровства на складе и повышению сохранности материальных ценностей;
7) разбор претензий от покупателей по реальным остаткам в базе данных, размещенным в процессе обработки заказов по разным статусам;
8) проведение качественного перманентного пересчета складского товара для выявления излишков или недостачи;
9) мониторинг работы склада, что позволяет выявить сильные и слабые места, определить путь дальнейшего развития.