Состав и правила оформления реквизитов

ЛЕКЦИЯ 1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

1. Состав и правила оформления реквизитов.

2. Схемы расположения реквизитов.

3. Форматы бумаги для документов.

4. Размеры полей.

5. Нумерация страниц.

6. Бланки документов.

7. Классификация бланков.

Состав и правила оформления реквизитов

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Под оформлением документов понимается соблюдение норм и требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках, при составлении документов в управленческих аппаратах предприятий, а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста, основного реквизита документа.

Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

Как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. Главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех реквизитов организационно-распорядительных документов, а также способы расположения реквизитов и размеры отведенных для них зон.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов системы организационно-распорядительной документации, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТом на систему организационно-распорядительной организации установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не встречаются ни в одном виде документов.

Реквизит (от лат requisitum – требуемое, необходимое) – специальный информационный элемент документа. Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные[1] приводятся на бланках документов, переменные[2] наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

Конкретный набор реквизитов зависит от:

Ø вида документа;

Ø этапов его подготовки и работы с ним.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы (таблица).

Дифференциация реквизитов

Каждый документ можно разделить на три части:

Ø заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

Ø основную часть (реквизиты «текст» и «отметка о наличии приложения»);

Ø оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов, – формуляр-образец. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.