Приклад. У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначений на проекті документа, документ підписує особа

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначений на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник, наприклад: “Виконувач обов’язків” (В.о.), “Заступник” (Заст.). Не допускається ставити прийменник “За” чи похилу риску перед назвою посади.

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.

Відбиток печатки організації (реквізит 26) проставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Перелік документів, на які необхідно ставити печатку організації, наводять в інструкціях з діловодства. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи.

Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка кругла, із зображенням Герба в центрі, по колу подається повна назва суб'єкта. Гербова печатка проставляється на дійсних документах, які вимагають особового посвідчення: договорах, документах, пов’язаних з отриманням коштів та матеріальних цінностей (доручення, чеки, банківські документи та ін.), а також таких, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом та ін.). Прості печатки бувають різної форми: кругла, квадратна, трикутна та прямокутна. На них немає зображення Герба. Суб’єкт може мати таких печаток декілька, їх відтиски проставляються на довідках та перепустках, копіях документів, що виходять за межі суб'єкта, розмножених екземплярах розпорядчих документів при їх розсиланні, при опечатуванні пакетів, бандеролей, шаф, дверей сейфів та ін.

Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3–4 літери) назви посади особи, яка підписала документ.

Приклад:

Директор готелю (підпис) А. Р. Інков

Печатка

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження.

Гриф затвердження документа (реквізит 17) вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа. Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) або рішенням колегіального органу чи іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціала (-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.