Общие требования к эффективно поставленному контролю. Характеристика эффективного контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положе­ны следующие основные требования или критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обяза­тельств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Ос­новными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение за­трат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

■ иметь стратегическую направленность, т. е. быть целеу­стремленным;

■ ориентироваться на результаты;

■ соответствовать характеру деятельности предприятия;

■ быть своевременным, гибким, экономичным, полным, си­стематичным, упреждающим, объективным (справедли­вым), компетентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным элементом любого эффективного контроля явля­ется относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда органи­зации стремятся строить свою работу на принципе доверия лю­дям, а это приводит к необходимости и возможности существен­ного сокращения контрольных функций, выполняемых непосред­ственно менеджерами. В этих условиях контроль становится ме­нее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий:

1) менеджеру важно самому сформировать правильное отноше­ние к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков;

2) необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управ­ления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения);

3) контроль эффективен, если существует продуманная систе­ма контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Ис­пользуется сочетание планового и внезапного контроля и т.п.;

4) менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» при­ложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления;

5) контроль работы подчиненных должен сочетаться у менед­жера с самоконтролем эффективности собственной деятельности.

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть полу­чены ответы на следующие вопросы: какие стимулы вызывает у ра­ботников применяемая технология контроля (положительные или от­рицательные); вызывает ли применяемая технология контроля у работ­ников стрессовые реакции (если да, то речь идет о демотивации тру­да, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает).

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, что контроль должен определить совпадения или отклонения в си­стеме управления организацией и способствовать устранению от­клонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограни­чений. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить от­клонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Не­корректно проводимый контроль достаточно часто сопровождает­ся различными инцидентами с персоналом предприятия, что, есте­ственно, негативным образом сказывается на климате в коллекти­ве, личностных взаимоотношениях, а также может привести к па­дению производительности труда.

Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие это­го, небрежность в работе.

Отрицательные последствия влечет за собой также гласный кон­троль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

И, наконец, самое главное правило, которое должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль — это функция менеджера.