Поняття «документ», його історичний розвиток

Вступ

В усіх сферах людської діяльності ми використовуємо документи. З розвитком суспільства постійно ускладнюється процес управління і доводиться розв'язувати все складніші комплекси взаємопов'язаних завдань. Їх вирішення ґрунтується на інформації про суб’єкт, носієм якої виступає документ.

Розвиток людства постійно супроводжується зростанням обсягів інформації та її носіїв – документів.

Метою роботи є визначення ролі документа у житті людини, в суспільстві.

Для досягнення мети поставлено завдання:

§ розглянути еволюцію документа у його історичному розвитку,

§ виявити сучасне визначення документа,

§ охарактеризувати основні функції документа в житті людини, у суспільстві.

Предметом дослідження стали властивості, ознаки документа, його роль і значення у житті суспільства.

Поняття «документ», його історичний розвиток

Поняття «документ» є фундаментальним поняттям в системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, службовців, збору, в аналітико-системній обробці, зберігання, пошуку, поширенню та використання задокументованої інформації в суспільстві.

Документ – явище складне й давнє. Поява писемності ознаменувала перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем можна було відокремити інформацію з суб'єкта і зафіксувати її в якомусь матеріалі з єдиною метою – наступної передачі в часу й просторі.

Внаслідок чого виникла задокументована інформація, тобто, документ.

В Україні перші документи почали з’являтися ще за часів Київської Русі та створювались спеціально навченими людьми.

За козацької доби документи набули ще більшого поширення та відігравали важливу роль в політичному житті Гетьманщини та Війська Запорізького. Наприклад, грамоти, універсали, укази тощо.

Наприкінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження поняття «документ»: спочатку воно розглядалося як і будь-який предмет, речові докази, потім – як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини.

З початку XX ст. бельгійський учений Поль Отле в Міжнародному інституті документації вже використовував поняття «документ» як термін, який би містив зафіксовану в різних носіях інформацію. Він відносив сюди рукописи, друкарські видання, гравюри, схеми, кіно- і фотодокументи, диски, карти, записи голоси, ноти, медалі, листівки тощо, і навіть скульптуру, живопис і архітектуру. Тобто будь-яке джерело інформації, втілене у матеріальній формі.

Концепція П. Отле розглядає документ, як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях того часу продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття «історичний документ» і «лічильний документ».

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаній інформації, яка можна використовувати як одиниця в документаційному процесі. Так в «Словнику архівної термінології», виданому в 1988 р. Міжнародною радою у справі архівів, документ розглядається як «комбінація носія і записаній в ньому чи на ньому інформації, яка може мати доказову чи довідкову цінність». В іншому випадку документ визначається як «записана інформація, незалежно від форми власності чи носія, що створена, отримана і зберігається організаціями, інституціями та індивідуумами задля забезпечення своїх законних правий і обов'язків або заради проведення ділових операцій».

За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. В наш час застосовуються визначення, які то надають йому більш широкий зміст, то звужують його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям «документ», необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення до нього застосовується, для вирішення теоретичних чи практичних завдань.

В діловому українському мовленні прийнято таке визначення: Документ – матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.