Требования к процедурам

Распределением работ занимается начальник отдела снабжения после получения заявки из планового отдела.

При распределении работ начальник отдела выполняет следующие действия:

- анализирует характер закупаемого по заявке сырья и загрузку менеджеров отдела;

- выбирает менеджера в соответствии с профилем его деятельности и загрузкой;

- передает заявку и ставит задачу менеджеру, указывая особые условия выполнения (предпочтительные поставщики, возможные проблемы и т.п.);

- делает отметку в плане работ о постановке задачи;

Результатом распределения работ является задача, поставленная одному из менеджеров отдела и отметка о факте передачи заявки

Распределение работ должно быть проведено в течение одного рабочего дня с момента получения заявки.

В случае если при распределении работ выявляются проблемные ситуации начальник отдела совершает следующие действия:

- при неточности в заполнении заявки (не указаны артикулы, количество и т.п.) просит выслать заявку повторно с полным указанием всех характеристик партии сырья;

- при отсутствии менеджера (болезнь, отпуск и т.п.) передает другому менеджеру или берет выполнение на себя;

- при возникновении любых других обстоятельств, которые могут привести к несвоевременному или не качественному выполнению – сообщает начальнику производственного отдела о возможных отклонениях и принимает согласованное решение;

Таблица 6 Распределение работ

Определение поставщика проводит менеджер отдела закупок, после получения задания от начальника отдела вместе с заявкой

При определении поставщика менеджер совершает следующие действия:

- определяет, кто из потенциальных поставщиков может поставить требуемую партию сырья;

- определяет по клиентской базе наличие у данных поставщиков плюсов и минусов (соблюдение сроков, обязательность, качество, цены и т.п.);

- выбирает поставщика и высылает ему запрос о готовности продать/поставить необходимую партию сырья;

- согласует с поставщиком условия поставки (по телефону или при личной встрече);

- запрашивает у поставщика спецификацию к договору;

- готовит проект договора, используя типовой договор;

- получает от поставщика спецификацию к договору;

- согласует проект договора с поставщиком;

- передает проект договора и спецификацию к договору начальнику отдела для проверки;

- соответствия товара, цен, условий поставки, оплаты требуемому и получения визы;

- завизированный проект передает по очереди в Юридический и Финансовый отдел на согласование

Результатом определения поставщика является согласованный с ним проект договора и спецификация. Проект договора и спецификацию менеджер лично передает юристу для проверки юридической корректности и в финансовый отдел для согласования условий и сроков оплаты

Определение поставщика должен быть произведен в течение 3 рабочих дней с момента получения задания от начальника отдела

При возникновении затруднений менеджер должен совершить следующие действия:

- если он не смог найти поставщика в течение 3 рабочих дней – обратиться за помощью к начальнику отдела;

- если один поставщик не может поставить все элементы заявки – провести переговоры с несколькими поставщиками и поставить об этом в известие начальника отдела;

- если поставщик предлагает внести в договор дополнительные, нестандартные условия, то менеджер согласует их с юристом и передает на согласование только после достижения договоренности всех сторон;

Таблица 7 Определение поставщика

Проверку юридической корректности проводит юрист фирмы после получения проекта от менеджера по закупкам

В ходе проверки юридической корректности юрист выполняет следующие действия:

- оценивает соответствие договора стандартному варианту договоров;

- проверяет отсутствие отклонений от стандартного варианта;

- визирует договор и сообщает менеджеру;

Результатом является проверенный и завизированный юристом договор, который менеджер забирает для передачи в финансовый отдел.

Проверка юридической корректности должна быть произведена в течение 1 рабочего дня с момента получения проекта договора

В случае если юрист нашел отклонения от стандартного варианта, то он совершает следующие действия:

- сообщает менеджеру о возникновении отклонений и необходимости их более детальной проверки, при этом уточняет срок проверки;

- делает детальную оценку внесенных дополнений или изменений на предмет соблюдения интересов кампании (имущественных и т.п.) и одобряет изменения/дополнения или предлагает изменить их;

- передает менеджеру для дополнительного согласования с клиентом;

Таблица 8 Проверка юридической корректности

Проверка сроков и условий оплаты проводит начальник финансовой группы после получения проекта договора, завизированного начальником отдела снабжения и юристом

Начальник финансовой группы при проверке сроков и условий оплаты совершает следующие действия:

- сверяет сроки и размер оплаты с графиком движения денежных средств;

- оценивает реальность оплаты заявленных сумм в указанные сроки;

- проверяет отсутствие отклонений от стандартных условий оплаты и оценивает возможность нарушения интересов кампании;

- визирует и сообщает менеджеру по закупкам;

Результатом является проверенный и завизированный начальником финансовой группы договор, который менеджер забирает для передачи поставщику.

Проверка сроков и условий оплаты должна быть произведена в течение 1 рабочего дня с момента получения проекта договора

В случае если в ходе проверки выясняются различные отклонения, то начальник финансовой группы совершает следующие действия:

- если выявлена необходимость коррекции сроков сообщает об этом менеджеру для согласования с поставщиком;

- если выявлены отклонения, которые нарушают финансовые интересы кампании, то сообщает об этом менеджеру по закупкам для согласования с поставщиком, прилагая детальное обоснование причин нарушения интересов и альтернативный вариант;

Таблица 9 Проверка сроков и условий оплаты

Организацией процесса подписания договора поставки занимается менеджер по закупкам после получения проекта договора, завизированного начальником отдела снабжения, юристом и начальником финансовой группы

Для организации процесса подписания договора поставки менеджер по закупкам совершает следующие действия:

- оформляет договор поставки со спецификацией;

- отправляет этот договор Поставщику на подпись;

- подписанный Поставщиком договор передается на подпись руководителю организации;

- делает отметку в личном графике о контрольной дате подтверждения поставки;

Результатом является подписанный двумя сторонами договор поставки, который передается начальнику отдела снабжения, копия договора поставки отдается в финансовую группу.

Подписание Договора должно быть проведено в течение 5 рабочих дней.

В случае возникновения изменений по срокам менеджер по закупкам должен сообщить об этом начальнику отдела снабжения.

В случае необходимости сертификации товара, поставляемого по данному договору, менеджер по закупке запрашивает Поставщика о присылке образцов ткани и сертификата происхождения.

Таблица 10 Подписание договора

Подтверждением поставки занимается менеджер по закупкам на основании контрольной даты из личного графика.

Для подтверждения поставки менеджер по закупке должен связаться с Поставщиком (письмом, звонком, личная встреча) и уточнить дату поставки.

Результатом общения менеджера по закупкам и Поставщика является подтверждение поставки товара и решение менеджера о доставке товара через перевозчика.

Подтверждение поставки должно быть проведено в течение 1 рабочего дня.

В случае, если Поставщик нарушает сроки поставки или в силу непредвиденных обстоятельств не имеет возможности поставить данный товар, менеджер по закупке сообщает об этом начальнику отдела снабжения.

Таблица 11 Подтверждение поставки

Сертификацией сырья занимается менеджер по таможне после получения задания от начальника отдела снабжения.

Для получения сертификатов менеджер по таможне совершает следующие действия:

- получает от менеджера по закупкам присланные поставщиком образцы ткани и сертификат происхождения;

- готовит копии документов для сертификации (по перечню, предъявляемому органами сертификации);

- предоставляет образцы и все собранные документы в государственные органы;

- курирует процесс прохождения сертификации в государственном органе;

- получает и проверяет соответствие сертификатов продукции;

Результатом является сертификат гигиенический и сертификат соответствия, которые передаются менеджеру по закупкам.

Сертификация должна быть проведена в течении 3 рабочих недель.

В случае возникновения непредвиденных затруднений – должен сообщить об этом начальнику отдела снабжения.

Таблица 12 Сертификация сырья

Таблица 13 Взаимоотношения с другими сотрудниками