Для правильного заполнения таблиц в первую очередь, необходимо определить количество присутствующих справочников в создаваемой базе данных!

Например: необходимо создать справочник Код города.

Для определения поля таблицы необходимо ввести в ячейку столбца Имя поля Код города. В столбце Тип данных, раскрыв список типов полей, нужно выбрать значение Счетчик и задать первичный ключ. Для этогона вкладке Конструктор в группе взаимосвязанных элементов управления Сервис нажать Ключевое поле. Рядом с именем поля Код города появляется значок ключа. Теперь Код города – ключевое поле таблицы, необходимое для соблюдения уникальности имеющихся в таблице данных.

Действуя аналогично, ввести Имя поля Название города и указать Тип данных – Текстовый. Окно таблицы Города можно закрыть с подтверждением сохранения изменения макета или структуры Города.

В области Компоненты базы данных двойным щелчком мыши открыть таблицу Города в режиме таблицы, затем заполнить таблицу.

Рис.10.1.

Далее по аналогии с вышеописанным процессом создания таблицы Города, создайте остальные таблицы.

В таблице, в которой присутствует поле Код города указать тип данных для данного поля Мастер подстановок.

В окне Создание подстановки указать опцию Объект «Столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажать кнопку Далее. В следующем окне указать таблицу Города и нажать Далее.

В появившемся окне, предлагающее выбрать поля, содержащие значения для столбца подстановки, выбрать поля Код города и Название города. Нажать кнопку Далее.

На следующем шаге проверить наличие галочки в поле Скрыть ключевой столбец – она там обязательно должна стоять, нажать кнопку Далее.

В последнем окне указать подпись, которую содержит столбец подстановки Города и нажать кнопку Готово. На вопрос о сохранении таблицы перед созданием связей ответить Да.

Результатом полученных действий является то, что теперь при введении значений в таблицу в поле Код города можно просто подставлять значения из таблицы Города (рис. 10.2).

Рис. 10.2.

По аналогии тип данных Мастер подстановок используется, если в создаваемой базе присутствует несколько клиентов, предприятий, организаций и т.д.

Если нужно указать фиксированный набор значений, например, необходимо ввести всего два значения: «наличный расчет» и «безналичный расчет», то для указания данного типа данных можно также выбрать Мастер подстановок и в окне Создание подстановки указать пункт Будет введен фиксированный набор значений (рис. 10.3).

Рис.10.3.