ДУБЛЕТ СЕКРЕТАРЯ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

На ОАО " Полоцкий молочный комбинат" организация и ведение делопроизводства возложена на секретаря.

При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется следующими законодательными актами и актами законодательства.

Трудовой кодекс Республики Беларусь № 296-З 26 июля 1999.; в ред. Закона Республики Беларусь от 30 декабря 2010 г. № 225-З.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. В ред. Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 января 2013 г. № 9 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/26849 от 29.01.2013 г.)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 28 ноября 2008 г. № 175 Об утверждении Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, в ред. Постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 июня 2011 г. № 50 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/23952 от 27.07.2011 г.)

Квалификационный справочник «Должности служащих общие для всех отраслей экономики» /Утв. постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12. 1999 г. № 159.

Если есть положениие о работе секретаря?????

В ОАО «Полоцкий молочный комбинат» на секретаря возложена обязанность регистрации исковых заявлений, претензий и иных документов к ним в книгах исходящей и входящей корреспонденции.

Также она занимается подготовкой заседаний, совещаний, готовит все необходимые материалы для проведения такого рода мероприятий. Передает и принимает телефонограммы (Приложение). Оформляет распорядительные документы.

К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.

Приказ — правовой акт издаваемый единолично руководителем предприятия и является формой доведения до исполнителя наиболее важных решений (Приложение).

Распоряжение — правовой акт издаваемый по оперативным вопросам единолично зам. руководителя, зам. главного инженера, либо руководителем подразделения (Приложение).

Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц. В констатирующей части распоряжения используется слово - ПРЕДЛАГАЮ.

Указание — правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам связанным с организацией приказа, инструкции и др. актов данной организации или вышестоящих организаций.

К справочно-информационным документам относятся:

1. Докладная записка — документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержит изложение какого-либо вопроса с выводами. Она может составляться как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя.

Объяснительная записка — документ, в котором работник организации объясняет невыполнение какого-либо распоряжения, приказа, инструкции и т.д. (Приложение).

2. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения, на собраниях, совещаниях, заседаниях.

4. Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов передаваемых по почте и выражающие интересы юридического лица. В зависимости содержания и назначения письма разделяются: кредитные, гарантийные, коммерческие и др.

Как правило, служебное письмо посвящается одному вопросу, и должно состоять из введения, доказательства и заключения.

5. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. (Приложение 13). В зависимости от назначения акты бывают: - Списания, - Инвентаризации, - Испорченных товаров, - и другие.

6. Справка — документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов и событий, без выводов и предложений.

Виды справок: - Служебные; - Личные

Служебная справка составляется по требованию вышестоящих организаций, а личная — по требованию отдельных граждан.

7. Телеграмма — документ, в котором информация передается с помощью телеграфа.

8. Телефонограмма — документ, информация в котором передается по телефону и записывается в отведенную для этого папку.

Документы по личному составу — это документы в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

К ним относятся:

1. Заявление — При поступлении на работу, при переводе на другую должность (по собственному желанию), при освобождении от занимаемой должности работник подает заявление.

2. Доверенность — документ, который организация выдает должностным лицом на получение ими от поставщиков товарно-материальных ценностей. (Приложение).

В зависимости от того, кем оформляются полномочия, то есть предприятием или частным лицом, делятся на официальные и личные.

3. Автобиография — Не имеет строгого образца оформления и самостоятельно оформляется в произвольной форме.

4. Расписка — документ, в котором указаны сведения об ответственности.

5. Жалоба — документ, в котором указаны сведения и факты, подтверждающие эти сведения.

Приемы и первоначальная обработка входящих документов производиться централизовано.

Централизованный порядок помогает правильно организовать всю последовательность работы с документами. В процессе приема документов необходимо проверить целостность их упаковки и правильность доставки.

В случае повреждения упаковки делается соответствующая отметка и составляется акт. Рекомендуется составить специальный перечень, в котором указаны виды документов.

Обработка исходящих документов заключается: 1. Сортирование по адресам; 2. Проставление адреса на конверте; 3. Запечатывание конверта; 4. Определение стоимости; 5. Составление списка.

Документы отправляются в тот же день, когда оформлена отправка.

Регистрация документов — запись необходимых сведений о документах в журнале. В зависимости от масштаба и характера деятельности документов порядок регистрации документов в разных организациях может иметь свои особенности. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Индексация документов — это проставление при регистрации их порядкового № и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке. (Приложение).

Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполнительных документов в дела, систематизации учета дел и определение срока их гранения. Номенклатура дел является основой для составления описей постоянного и временного хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

При составлении номенклатуры дел используется Устав или Положение об организации, штатные расписания, отчеты о работе, положения о структурных подразделениях организации, номенклатура дел за предыдущий год, опись дел, регистрационные журналы, справочные карточки. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности организации.

Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия и вводиться в действие с 1 января следующего года приказом.

Формирование и оформление дела.

Формирование — группирование документов в дела в соответствии с их номенклатурой. Существуют различные принципы расположения документов в деле: в порядке разрешения вопросов, алфавита, индексации и т.д.

Документы нумеруют, подшивают и хранят в папке в шкафу в вертикальном положении. Заключительным этапом работы с документами является подготовка дела для сдачи в архив. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводиться сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи архива.

Дела временного хранения оформляются более упрощенно, учет ведут по номенклатуре дел.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения составляют внутреннюю опись документов, содержащихся в деле.

Ее помещают в начало дела. Закончив подшивку и нумерацию, на обложках дел постоянного и долговременного хранения должны быть следующие сведения: название организации, его подведомственность, наименование структурных частей, индекс дела, № тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения или отметка «Хранить постоянно».

Завершенные дела постоянного и временного хранения в течение 2 лет остаются в структурных подразделениях, а затем сдаются в архив. Архив принимает от подразделений только правильно оформленные дела.

Дела организации подлежать оформлению при их заведении и по завершению календарного года.

Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителем структурных подразделений и утвержденному руководителем предприятия. Сотрудники архива предварительно проверяют правильность оформления и формирования дел, соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

В ОАО «Полоцкий молочный комбинат» регистрацию и учет предъявленных и поступающих претензий и исковых заявлений осуществляет секретарь. Данные заносятся в книгу входящий и исходящей корреспонденции.

Сотрудники архива предварительно проверяют правильность оформления и формирования дел, соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

8. ОБОБЩЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ, ОФОРМЛЕНИЕ ВЫВОДОВ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

За время прохождения преддипломной практики в ОАО «Полоцкий молочный комбинат» я ознакомился с работой предприятия, отметила его сильные стороны, это большой ассортимент предлагаемой продукции, наличие собственных подразделений по доставке сырья из совхозов, наличие собственного Интернет сайта (https://www.polotskmilk.by/ru/production/), где покупатель может ознакомиться со всем ассортиментом, а также с ценами на товары, большой опыт компании в данной сфере, опытные кадры, приемлемые цены, новое технологическое оборудование, за последние годы огромными темпами постоянно идет обновление товара.

Изучены работы на предприятии в качестве дублёра экономиста, дублёра бухгалтера, дублёра работника кадровой службы, дублёра юриста, дублёра секретаря-делопроизводителя, а также обобщить материал, оформить выводы и предложения, подготовить дневник-отчет.

Подробно ознакомился с законодательством, регулирующим деятельность ОАО «Полоцкий молочный комбинат», рассмотрел документацию о структуре, учредительных документах, функциях отделов, должностных правах и обязанностях работников предприятия.

В ОАО «Полоцкий молочный комбинат» полностью укомплектован штат работников, квалифицированные специалисты отделов предприятия делают работу качественно, добросовестно, используют новое оборудование, работают над изготовлением новинок продукции, и это благоприятно влияет на добросовестную конкуренцию и высокое качество товаров из натуральных продуктов.