Построение информационных систем

Между информационными компонентами (потоками) существуют различного рода взаимосвязи. Причинно-следственные взаимосвязи и взаимозависимость информационных компонентов (потоков) внутри информационной системы в логистике являются более сильными и более естественными, чем связи этих же компонентов с внешней средой. Именно это отделяет информационную систему от близлежащих компонентов внешней среды. Фактическое объединение информационных компонентов (потоков), обладающих системообразующими предпосылками, происходит в результате работы по их объединению и организации. Создается конкретная информационная структура, упорядочиваются взаимосвязи и иерархия соподчиненности компонентов этой структуры.

Информационные системы в логистике должны обладать свойством интегративности. Это означает, что информационная система может обеспечить такие возможности логистического управления, которые тот или иной отдельно сформированный поток без учета других потоков обеспечить не может.

Информационные системы в логистике по своей структуре строятся по иерархическому, обычно трехуровневому, принципу. Ранги, в отличие от рангов управляющего персонала, нумеруются, начиная «снизу». Такой принцип принят с целью обеспечения возможности наращивания информационной системы более высокими рангами и ее включения в качестве подсистемы в обобщающие системы и сети более высокого порядка, если в этом появится необходимость.

В информационных системах в логистике выделяются три уровня: первый – уровень рабочего места; второй – уровень производственного участка, цеха, склада и др., где происходят процессы обработки, упаковки и транспортировки грузоединиц и размещаются рабочие места; третий – система транспортирования и перемещения грузоединиц во всей производственно-сбытовой системе в целом от погрузки сырья, материалов и компонентов и до доставки готовых изделий потребителям и расчетов за них.

На верхнем уровне информационной системы реализуется планирующая информационная подсистема.На втором – размещаются подсистемы, здесь детализируют планы, составленные на верхнем уровне, и доводят их до уровня отдельных производственных участков, цехов, механизированных в той или иной степени складов и других производственных подразделений и т. п., а также определяют способы их работы. На нижнем уровне информационных систем размещаются так называемые исполнительные информационные подсистемы. Они доводят задания, правила и инструкции до конкретных рабочих мест и исполнителей, осуществляют контроль за ходом технологического процесса на рабочих местах и обеспечивают обратную связь, формируя первичную информацию с этих рабочих мест.

Отметим, что все подсистемы связаны прямыми и обратными вертикальными информационными потоками.

Информационные процессы имеют три разновидности:

– целеполагание, то есть процессы, ведущие к выбору и формулировке целей логистического управления;

– планирование, то есть процессы разработки развернутой во времени последовательности будущих действий в рамках управляемой производственно-сбытовой системы;

– регулирование, то есть процессы, обеспечивающие фактическое протекание в реальном масштабе времени производственно-сбытовой деятельности в соответствии с составленными планами.

По сложившимся в научной литературе представлениям информацией считают не всякие сведения, а только те, которые в известной степени являются новыми для их получателей и которые могут быть использованы этими получателями для формирования управленческих решений. В информационных системах логистики (независимо от степени их компьютеризации) следует документировать ту информацию, которая является входной и выходной для лиц или органов, осуществляющих управление и мониторинг.

К документам, содержащим такую информацию, относятся: карточки, отражающие сетевые и другие модели производственно-сбы-товой деятельности; оперативно-календарные планы; ведомости материально-технического снабжения; оперативные отчеты о ходе производственно-сбытовой деятельности за тот или иной период; информация, необходимая для проведения оперативных совещаний; карточки, содержащие задания на выполнение оперативных решений; результаты контроля реализации оперативных решений. Кроме того, сюда входят графики, составленные на различные периоды: производственные, обеспечения сырьем, материалами, комплектующими, специальной техникой, кадрами, транспортом и др.; внутренних и внешних перевозок, также некоторые другие.

Чтобы обеспечить достоверность, полноту и точность используемой информации, ее актуальность, оперативность и доступность осуществляются следующие меры:

– вся система делопроизводства перерабатывается и упорядочивается в соответствии с требованиями организации логистического управления;

– осуществляются компьютеризация информационной системы и организация ряда автоматизированных рабочих мест, обеспечивающих доступ персонала в информационную систему;

– совершенствуется система контроля прохождения и исполнения управленческой документации;

– разрабатываются и внедряются методические документы, являющиеся конструктивными для организации работы должностных лиц и основанные на агрегировании информации по принципу ее предназначения и получаемым конечным результатам.

Информационная система, обеспечивающая логистическое управление, функционирует на всех этапах: создания запасов, собственно производства, распределения и доставки продукции потребителям.

При управлении созданием входных запасов должны быть учтены следующие типы информационных компонентов, характеризующих эти запасы: тип запасаемого продукта; количество единиц или другие объемные показатели запасаемого продукта; поставщик или продуцент данного запасаемого продукта; месторасположение поставщика или продуцента данного запасаемого продукта; время прибытия и время отправки данного продукта в данное место расположения; характеристики транспортной системы по доставке данного запасаемого продукта; время транспортировки данного запасаемого продукта.

Для управления собственно производством информационная система должна создавать такие типы информационных компонентов: данные для обмена с традиционными планово-диспетчерскими службами и руководящим персоналом; данные по организации заказов, получению заготовок, инструмента и другой оснастки по накладным, а также иные виды данных, необходимых для взаимодействия со смежными производственными участками, вспомогательными и комплектующими службами; данные по регистрации различного рода промежуточных запасов и заделов; данные по регистрации состояния оборудования, причин простоев, времени выполнения плановых и неплановых ремонтов и технического обслуживания, по указаниям ремонтному и обслуживающему персоналу и по учету его действий; документы о выдаче заданий по рабочим местам и исполнителям; данные по учету хода производства с регистрацией хода выполнения заданий по рабочим местам (позициям), исполнителям и наименованиям выпускаемых деталей.

Входными документами являются задания, поступающие из планово-диспетчерских служб, определяющие объемы и директивные сроки выпуска деталей (изделий). Сюда же относятся директивные документы руководства о внеплановом срочном выполнении тех или иных заданий.

Отчетные документы, являющиеся одной из важнейших составных частей выходной документации, могут составляться по отдельным заказам, партиям деталей, каждому агрегату и производственному подразделению в целом. В них содержатся данные по шифрам заказа, номерам чертежей, датам приема заказа на исполнение, поставки заготовок, выполнения заказа, по номерам агрегатов или производственных бригад, которые проводили обработку, по машинному и вспомогательному времени, числу годных и бракованных деталей в обработанной партии и др. Кроме зарегистрированных фактических данных по ходу производства выходные документы могут содержать расчетные показатели, например, коэффициенты загрузки оборудования, сменности, уровни автоматизации, нормативной стоимости работ и др.

Наряду с отчетными документами должна предусматриваться разработка документов для смежных служб и для персонала производственного участка, необходимые для текущего исполнения плана либо для его корректировки и принятия специальных мер.

Общий принцип, который необходимо соблюдать при разработке документооборота многономенклатурного дискретного производства, состоит в обеспечении возможности ведения технологического процесса в случае выхода из строя управляюще-вычислительного комплекса и восстановления данных о текущем состоянии производства и оборудования после восстановления его работоспособности.

Документальное представление данных используется для организации диалога оператора с управляюще-вычислительным комплексом и является организующим началом для разделения функций между компьютерной системой и персоналом, что существенно для современного производства.

После завершения производства и складирования готовой продукции необходимо организовать сбытово-распределительную деятельность. Именно в результате успешно осуществляемых продаж можно судить о финансовых результатах и общей эффективности всей производственно-сбытовой деятельности.

Информационный базис для управления сбытовой деятельностью должен содержать следующие данные: историю развития рынков сбыта, состав и распределение клиентуры, типы операций по сбыту; прогнозы динамики развития рынка, изменений в клиентуре, в объемах и номенклатуре сбыта; историю, состояние и перспективы условий конкуренции; сведения о ценах и методах ценообразования; данные о расходах по организации сбыта; данные о результатах контроля деятельности персонала; данные по потребностям и фактическим запросам на новый продукт; списки фактических и потенциальных покупателей; почтовую корреспонденцию, телефонограммы и факсы; результаты расчетов, связанных со сбытом; данные по результатам контроля и анализа рекламной деятельности; данные по движению заказов, выставлению и оплате счетов, составлению и использованию смет и др.

Формирование информационной системы в логистике базируется на правильном разбиении всего цикла прохождения информации на функциональные подсистемы, формировании структуризации информационных потоков, установлении иерархии их соподчинения и организации их взаимосвязей. Необходимо также определить места сбора, ввода и вывода информации, формы ее представления и документирования. Для построения таких систем следует в максимально возможной степени использовать современные компьютерные средства, возможности их включения в локальные вычислительные сети и выхода на международные сети, например, Интернет.