Создание форм и отчетов в MS Access

Одной из основных задач создания и использования базы данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В MS Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты.

Основным отличием форм и отчетов является то, что с помощью форм можно не только просматривать, но и вводить информацию, а отчеты предназначены лишь для просмотра и печати данных.

Самым простым и быстрым способом создания формы или отчета является использование соответствующего. Чтобы с помощью мастера создать простую форму:

1. Щелкните по ярлыку «Формы» в окне базы данных (рис. 4).

2. Дважды щелкните по строчке «Создание формы с помощью мастера».

3. В появившемся диалоговом окне с помощью кнопок со стрелками выберите отображаемые поля из таблиц или запросов и нажмите кнопку «Далее».

4. В следующем окне можно выбрать различные виды форм (вид «Выровненный» является одним из наиболее удобных).

5. В третьем окне можно выбрать стиль оформления формы, после чего следует нажать кнопку «Далее».

6. В последнем окне предлагается задать имя новой формы и выбрать вариант дальнейших действий (открыть форму или изменить ее макет).

Открывается созданная форма двойным щелчком на ее имени в окне базы данных или с помощью кнопки «Открыть». Для изменения ее макета следует (как и в случае с таблицами и запросами) открыть ее в режиме Конструктора.

Простейшим элементом управления является надпись, содержащая какой-либо текст (название базы данных или отдельного поля, фамилию разработчика и т. п.). Для вставки надписи служит кнопка Aa на панели элементов Конструктора форм (см рис.9). Изменять свойства надписи (как и других элементов управления) можно стандартным для офисных приложений способом – вызвать щелчком правой кнопки мыши на выбранном элементе всплывающее меню.

С помощью панели элементов можно вставить и другие элементы управления – поле, поле со списком, список, группы переключателей, кнопки, рисунки, линии, прямоугольники и др.

Элемент «Поле» автоматически создается Мастером форм для полей таблицы, заполняемых без использования Мастера подстановок, и служит для отображения или ручного ввода информации. При вставке этого элемента в режиме Конструктора появляется диалоговое окно, предлагающее сопоставить новое поле формы с одним из полей в таблице или запросе.

Элемент «Поле со списком» создается Мастером форм для полей таблицы, заполняемых подстановкой значений из вспомогательной таблицы. С помощью данного элемента можно отображать информацию или вводить ее путем подстановки из всплывающего списка.

В отличие от предыдущего элемента, элемент «Список» предназначен только ввода информации. При добавлении данного элемента, как и при добавлении поля со списком, появляется диалоговое окно, в котором нужно установить связь с полем в таблице или запросе.

Группы переключателей используются для отображения или ввода информации в поля, предназначенные для хранения натуральных чисел. Такими натуральными числами являются номера (коды) записей вспомогательных таблиц, которые реально и хранятся в главных таблицах в полях, созданных с применением Мастера подстановок. При этом число в связанном с группой переключателей поле будет соответствовать порядковому номеру включенного переключателя. В появляющихся после вставки элемента диалоговых окнах предлагается задать подписи переключателей, выбрать их графический дизайн (флажки, кнопки, круглые окошки с точкой), и задать общее имя группы.

Для ввода и отображения логических значений True и False или битовых «1» и «0» могут применяться отдельные флажки или переключатели.

Кнопки в формах предназначены для выполнения различных команд (запуск программы, вызов другой формы, выполнение запроса и т. д.). В зависимости от выбранного в диалоговом окне варианта действий могут появиться другие окна, в которых потребуется указать имя таблицы, запроса, полный путь к запускаемой программе, (например, для стандартного калькулятора Windows XP – «С: \Windows\System32\calc.exe»).

Если форма представляет собой красивый и удобный для визуального восприятия способ представления таблиц и запросов на экране монитора, то отчет является подготовленным для печати документом, содержащим результаты выполнения запроса или данные из таблиц.

Как и все остальные объекты, простые отчеты быстрее всего создаются с помощью Мастера. На первом этапе в диалоговом окне формируется перечень отображаемых в отчете полей. Если в отчет включались данные нескольких таблиц, то в диалоговом окне будет предложено выбрать вид представления отчета (структуру отчета).

Выбранная структура отчета может быть дополнена дополнительной группировкой данных по совпадению содержимого одного из полей. Варианты группировок задаются также задаются в диалоговом окне Мастера отчетов.

В следующем диалоговом окне предлагается включить в отчет итоговые данные по группам (сумму, среднее, минимальное и максимальное значение).

На заключительном этапе можно выбрать стиль оформления отчета и его имя.

В нашем случае требуется создать отчет для передачи всех данных из основной таблицы в Excel. Отчет можно составлять и по одной главной таблице, но если это сделать, то в поле, использующем подстановку вместо реального текста будет стоять код поля (порядковый номер во вспомогательной таблице). По этой причине включаем в него все поля основной таблицы «Сотрудники», кроме тех, которые используют подстановку. Эти пропущенные поля следует включить из вспомогательных таблиц «Должности» и «Образование». Пояснения на рисунке на следующей странице.

Когда отчет будет создан его надо экспортировать в Excel, щелкнув правой кнопкой по названию отчета в окне базы данных на странице «Отчеты» - рисунок приводится ниже по тексту.

После этого сохранить отчет на диске в формате Excel