Создание реляционной базы данных средствами MS Access

Методические указания МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по выполнению домашнего задания

«Информационные системы маркетинга»

Список литературы:

1. Введение в информационный бизнес: Учебное пособие/ О. В. Голосов, С. А. Охрименко, А. В. Хорошилов и др./ –М.: Финансы и статистика, 1996. – 240 с.

2. Информационные технологии управления: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям; Под ред. проф. Г. А. Тоторенко. –М.: ЮНИТИ-Дана, 2002. – 279 с.

3. Михеева В. Д., Харитонова И. А. Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 1040 с.: ил.

4. Управление проектами в Microsoft Project 2002: Учебный курс/ В.В.Богданов. – СПб.: Питер, 2003. – 640 с.: ил.

5. Excel, VBA, Internet в экономике и финансах: [Экон. и фин. расчеты. Решение оптимизационных задач. Секреты офис. и Web-программирования. Работа с базами данных]/Ю. А. Гарнаев. –СПб.: БХВ-Петербург, 2001. –XV, [1], 796 с.: ил.

6. Microsoft Excel 2002: [Наиболее полное руководство]/Виктор Долженков, Юлий Колесников. –СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 1053 с.: ил.

Создание реляционной базы данных средствами MS Access

Для обеспечения удобства доступа к информации, ее часто организуют в виде базы данных – упорядоченной совокупности данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения базы данных (обновления, обеспечения доступа к ним по запросам и выдачи их пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базы данных.

Одной из наиболее известных систем управления базами данных (СУБД) является MS Access. В базах данных Access информация хранится в виде таблиц. Основным отличием таблиц Access от таблиц Excel является то, что в них можно заносить данные строго определенного при создании базы типа. Это обеспечивает дополнительный контроль правильности ввода информации. Другой мерой направленной на снижение вероятности ошибок при вводе информации является создание реляционных баз данных. В реляционной базе данных часто повторяющаяся информация (например, название страны изготовителя товара в складской базе данных) сводится в отдельные таблицы. После этого устанавливаются связи между таблицами таким образом, что при вводе очередной записи сотруднику, работающему с базой, достаточно выбрать нужный пункт из списка.

В MS Access существует несколько способов создания таблиц, но наиболее простой способ – это создание таблиц с помощью Мастера таблиц. Чтобы начать создавать таблицу данным способом, необходимо осуществить двойной щелчок левой кнопкой мыши на строчке «Создание таблицы с помощью мастера в окне новой базы данных (см. рис. 4).

После этого пользователю будет предложено совершить ряд последовательных действий посредством диалоговых окон.

В следующем окне предлагается задать имя таблицы и способ генерации ключевых полей (номеров) записей – ручной или автоматический.

Если в базе данных уже существуют таблицы, то появится окно, предлагающее установить связи между таблицами – будет ли записи в создаваемой таблице соответствовать много записей в существующей таблице или наоборот.

В последнем окне предлагается выбор дальнейших действий – начало ввода данных или редактирование структуры таблицы.

Для редактирования структуры таблиц используется режим «Конструктор», включающийся соответствующей кнопкой в окне базы данных (при этом, естественно, в списке объектов базы должен быть отмечен пункт «Таблицы», а среди таблиц отмечена нужная). В этом режиме удобно создавать реляционные базы данных с помощью Мастера подстановок.

Процедура использования мастера подстановок такова:

– во втором столбце активируется (щелчком левой кнопки мыши) для редактирования ячейка, содержащая данные о формате нужного поля;

– при нажатии на появившуюся в правой части ячейки кнопку отображается список существующих форматов – в списке надо щелкнуть левой кнопкой мыши на элементе «Мастер подстановок…» (см. рис. 5);

–

– далее выбирается одна из существующих таблиц и нужное поле;

– следующим шагом является выбор с помощью кнопки непосредственно отображаемой в поле информации – код поля или его содержимое (второе обычно удобнее для будущего пользователя базы данных);

– в последнем окне предлагается изменить название поля исходной таблицы.

Естественно, перед использованием мастера подстановок в головной таблице необходимо создать все необходимые вспомогательные таблицы.

Для внесения информации и просмотра таблицы база данных открывается двойным щелчком на их названии в окне базы данных или с помощью кнопки «Открыть» (см. рис. 4).