Постоянного хранения, общего делопроизводства

6.1. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства, заводятся отдельные описи.

6.2. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

6.3. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

6.4. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3).

Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.).

Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется секретарем мирового судьи, согласовывается с председателем экспертной комиссии судебных участков и утверждаются мировыми судьями.

6.5. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства в государственный архив к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. Историческая справка к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел (нарядов) на хранение в государственный архив.

6.6. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией судебных участков, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф " Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы описей направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива через три года после сдачи дела в архивы судебных участков. После утверждения годового раздела мировыми судьями и экспертно-проверочной комиссией государственного архива первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в судебных участках (приложение 3).

6.7. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (приложение 4).

6.8. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением;

номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

при заполнении графы " Индексы дел (нарядов)" для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда);

графа " Заголовки дел (нарядов)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графа описи " примечание" используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п.

Экспертной комиссией судебных участков по согласованию при необходимости с соответствующим архивным учреждением может быть установлен иной порядок ведения описей: изменено количество единиц хранения, необходимых для окончания описи, определена периодичность ведения описей: один год, три года, пять лет и т.д.

6.9. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

7. Порядок представления описей дел