Хранению в архиве судебного участка

Методические рекомендации

О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ СУДЕБНЫХ УЧАСТКОВ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА, и СПОЛЬЗОВАНИЯ и сдачи на хранение

в государственный архив

Общие положения

1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды)), документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей судебного участка.

Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности.

1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности судебного участка.

1.3. Настоящие Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ " Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ " О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ " О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 290, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 09.06.2011 г.

1.4. В настоящих Методических рекомендациях регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве судебных участков, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

Оформление судебных дел, производств

И документов общего делопроизводства к последующему

хранению в архиве судебного участка

2.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимают мировые судьи. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись мирового судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья.

2.2. Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает секретарь мирового судьи.

2.3. Все оконченные производством судебные дела (наряды) и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263.

2.4. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет) секретари судебных заседаний должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1).

2.5. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

2.6. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

2.7. Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

2.8. Секретари мировых судей обязаны тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта. Обращение к исполнению производится в соответствии с пп. а, б, в, г, д, е п. 9.2.28, п. 9.2.29, п. 9.2.30, пп. а, в, г, д п. 9.2.31, п. 9.2.33, п. 9.2.34 Методических рекомендаций по ведению судебного делопроизводства у мирового судьи Краснодарского края, утвержденных приказом управления Судебного департамента в Краснодарском крае от 14 мая 2013 г. N 22.

Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

погашения судимости;

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.9. При рассмотрении судом представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив суда являются случаи, предусмотренные пп. а, б, в, г, д п. 9.2.35 Методических рекомендаций по ведению судебного делопроизводства у мирового судьи Краснодарского края, в отношении осужденных к иным мерам наказания - случаи, предусмотренные соответственно пп. а, б п. 9.2.36, тех же Методических рекомендаций.

2.10. Основаниями для оформления и сдачи в архив гражданских дел являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;

вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в силу.

2.11. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

2.12. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

2.13. Основаниями для оформления и сдачи в архив дел об административных правонарушениях являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

2.14. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, предусматривает:

подшивку или переплет дела;

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

составление внутренней описи документов (приложение 1);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

На хранение в архивы судебных участков принимаются дела, оформленные надлежащим образом: документы подшиты в дело в хронологическом порядке, все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы - в порядке их поступления. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств используемые судебными участками электронные носители информации хранятся вместе с делом. При этом они должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченными работниками аппарата мирового судьи. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

2.15. На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование судебного участка;

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

2.16. Полное оформление дел общего делопроизводства предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

2.17. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

2.18. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят работники аппарата мировых судей, на которых возложена обязанность по ведению архивов.

2.19. Секретари мировых судей обязаны тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

2.20. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка.

2.21. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.

2.22. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

2.23. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.16 данных Методических рекомендаций.

2.24. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример: Протоколы оперативных совещаний мировых судей в 2 томах. Том N 1 совещания мировых судей за 1-ое полугодие;

Протоколы оперативных совещаний мировых судей в 2 томах. Том N 2 - совещания мировых судей за 2-ое полугодие.

2.25. Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

2.26. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

2.27. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение 1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

2.28. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

2.29. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив секретарями мировых судей, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

2.30. На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

2.31. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек секретари мировых судей проверяют их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

2.32. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100 - 150 учетно-статистических карточек.

2.33. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

2.34. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, секретарями мирового судьи не принимаются.

2.35. Тексты судебных актов, подлежащих размещению на сайте судебного участка в соответствии с Регламентом организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети " Интернет" на официальном сайте судебного участка, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27.01.2011 N 253, на бумажном носителе с визой мирового судьи " Согласовано" (далее - тексты судебных актов) формируются в наряды.

К оформлению нарядов с текстами судебных актов предъявляются требования, предусмотренные пунктами 2.3, 2.18, 2.22, 2.24, 2.28, 2.29 настоящих Методических рекомендаций.

Основанием для оформления и сдачи в архив указанных документов является размещение согласованных текстов судебных актов на сайте судебного участка.

Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов с текстами судебных актов производят работники аппарата мировых судей, ответственные за размещение текстов судебных актов на сайте судебных участков.

2.36. С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек отдельно по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего архивного хранения указанные карточки на бумажном носителе распечатываются работником аппарата мировых судей, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие функции, который проверяет достоверность необходимой информации о движении дела, включая результаты рассмотрения. Указанным работником аппарата мировых судей в автоматизированную базу данных модуля «АМИРС» вносится отметка о передаче дела в архив судебного участка с указанием даты. Вывод на печать учетно-статистических карточек на дела, алфавитные указатели при сдаче дела в архив обязателен.