Доска объявлений

Доска объявлений является в наше время весьма популярным средством распространения информации и, по- видимому, останется таковым и в дальнейшем. Создается впечатление, что даже если бы не было никаких других причин продлевать жизнь доски объявлений, были бы приняты за­коны, заставляющие руководителей организаций неуклонно повышать " коэффициент заполняемости" доски объявлений и оправдывающие ее су­ществование. Однако природа этого средства распространения информации меняется по мере того, как все большее число служащих в различных ор­ганизациях начинают работать за компьютерными терминалами, которые могут выполнять функции " электронной доски объявлений". Очень часто служащие начинают свой рабочий день с проверки поступивших в их адрес новых сообщений по электронной почте.

Доска объявлений — очень удобное место чтобы поддержать информацию различными краткими сообщениями. Она обеспечивает быстрый доступ для пресечения всевозможных слухов и распространения нужной информации. Регулярно обновляемая доска объявлений вызывает постоянный интерес служащих. Если служащие в течение долгого времени видят на доске объяв­лений одну и ту же информацию, они могут вообще перестать обращать на нее внимание. Примерно к той же категории средств распространения ин­формации относятся афиши и плакаты, развешиваемые на видных местах в организации. Обычными темами таких плакатов являются правила охраны труда, внутреннего распорядка, безопасности и т.п.

Чтобы работать с подобными информационными материалами, PR- специалисты должны быть знакомы с настольными издательскими система­ми. Кроме того, они должны уметь написать и отредактировать исходные материалы, должны быть знакомы с основами фотографии, компоновки и дизайна. В последнее время на смену печатной странице в качестве основно­го средства формирования и отображения печатного слова приходит персо­нальный компьютер.

Важно, однако, запомнить, что публикации лишь дополняют, но не заме­няют собой личного общения, без которого невозможны продуктивные рабо­чие отношения. Никакой карманный справочник для новых сотрудников не заменит личного рукопожатия, тщательно продуманной программы ориента­ции и экскурсии по организации, регулярного и частого общения с непосред­ственными руководителями.

По мере того как коммуникационные технологии предоставляют в наше распоряжение все новые средства распространения информации, меняется и наше отношение к публикациям и печатному слову. Еще в 1982 г. Т. Майкл Форни (Т. Michael Forney) предсказал, что информационная эпоха приведет к переменам в PR, сопоставимым по своему масштабу с революцией в изда­тельском деле, которая была вызвана появлением печатного станка Гуттенберга: " В следующем десятилетии компьютер станет не менее привычным атрибутом домашнего быта, чем в наши дни телефонный аппарат". Он был прав. С не меньшей точностью он предсказал также, что на смену организа­ционным публикациям придут те средства, которые сполна используют пре­имущества новых, усовершенствованных коммуникационных технологий, в том числе следующие.

1. Непосредственный контакт, который придет на смену нынешнему гро­моздкому и неповоротливому производственному процессу (ввод ин­формации с клавиатуры, распечатка ее на принтере, доставка в отделе­ние рассылки, доставка к письменному столу адресата).

2. Гибкость сообщений, которая обеспечит автоматическую адаптацию информации применительно к различным уровням и типам работни­ков.

3. Немедленное архивирование и поиск, что обеспечит быстрый доступ к прошлой информации одним лишь нажатием клавиши.

4. Интерактивность, позволяющая пользователям получать нужную им информацию в нужной им форме и с требуемой степенью детализации и запрашивать, в случае необходимости, дополнительную (разъясняющую) информацию.¹⁷

Устное слово

Новые средства устных коммуникаций также меняют и совершенствуют традиционное личное общение. Тем не менее, эта старейшая форма комму­никаций по- прежнему остается на первом плане.

Слухи

Слухи не являются ни формальным, ни контролируемым средством рас­пространения информации, однако изустное слово зачастую служит самым быстрым способом передачи определенной информации. Слухи являются мощным средством передачи информации тем более, что они обычно переда­ют информацию значительно в более впечатляющей форме, чем простые факты и истины. А электронная почта разносит слухи со скоростью переме­щения электронов в проводах (или даже со скоростью света, когда информа­ция передается по волоконно- оптическим линиям связи)!

Иногда слухи приобретают поистине разрушительную силу - или, по крайней мере, угрожают стать таковой. Слухи о закрытии предприятия или сокращении персонала, о поглощении компании могущественным конкурен­том, о трениях среди руководства, об обвинениях кого- либо из сотрудников в сексуальных домогательствах и о появлении в компании враждующих груп­пировок могут нанести ей значительный вред. Произнесенное вслух слово распространяется далеко за пределы локальной группы, причем изначаль­ный смысл этого слова искажается все больше и больше по мере его распро­странения. Тревожные слухи способны посеять в умах людей настоящую па­нику, превращая муху в слона.

Как правило, службы паблик рилейшенз внимательно отслеживают воз­никновение и распространение любых слухов. Когда эти слухи и сплетни безвредны, PR- службы не предпринимают никаких мер, чтобы воспрепятст­вовать их распространению. Однако если распространение слухов способно нанести организации серьезный ущерб, они пресекают их, обнародуя сведе­ния об истинном положении вещей. Иногда, наоборот, среди неформальных лидеров организации распускаются " контрслухи" или излагаются реальные факты, что также препятствует распространению ложных слухов.

Как бы то ни было, слухи слишком часто являются источником инфор­мации для служащих (хотя, возможно, они предпочли бы более достовер­ный источник). Вывод из сказанного для PR- специалиста заключается в том, что слухи мгновенно заполняют информационные бреши, которые яв­ляются результатом выполнения неадекватной коммуникационной про­граммы. Неформальные, неконтролируемые каналы распространения ин­формации вступают в действие тогда, когда бездействуют формальные, контролируемые каналы.