Бухгалтерские информационные системы

Главная цель функционирования БУИС на предприятии – обеспечение руководства предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

БУИС представляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности предприятия. В условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Бухгалтерская информация является основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне него. Прежде всего, БУИС представляет количественные данные, необходимые для планирования, контроля и анализа.

На основании бухгалтерской информации определяются чистая прибыль предприятия за отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, себестоимость производимой продукции.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой.

Достоверность показывает, что информация полностью отражает хозяйственную деятельность предприятия, легко проверяема и е выражает интересы какого-либо конкретного лица.

Значимость заключается в том, что информация должна быть полезной при составлении планов, основанных на обратной связи и поступать к пользователям в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, которые получены от использования бухгалтерской информации, должны быть больше произведенных на нее затрат.

К общим принципам построения и функционирования БУИС относятся принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.

Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления.

Принцип системного подхода предполагает проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный ввод информации и многократное ее использование, единство информационной базы, комплексное программное обеспечение.

Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается с помощью различных способов, например, дублированием структурных элементов системы или их избыточностью.

Принцип непрерывного развития требует возможности ее расширения без существенных организационных изменений.

Принцип экономичности заключается в том, что выгода от новой БУИС должна превышать расходы на нее.

Принцип совместимости предполагает, что БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет, при условии их подготовленности к работе в этой системе.

Для БУИС свойственны специфические черты. В БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияние этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Автоматизация бухгалтерского учета на крупных предприятиях остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано с необходимостью сбора и переработки значительных объемов информации и своевременной выдачи результатов для их анализа и принятия управленческих решений.

На крупных предприятиях бухгалтерский учет организуется по двусторонней системе управления – управленческий и финансовый учет.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затратами подразделений, выявленными результатами проведенных операций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подраздельным сметам, нормативами, калькуляциями, оптимальными соотношениями затрат и результатов – все это объекты управленческого учета. Его аналитические данные используются для управления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информации. Он позволяет оперативно определить прибыль предприятия за некоторый период, обобщать пассивы и активы в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние предприятия.

Финансовый и управленческий учет – это самостоятельные по взаимосвязанным подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, передачи для дальнейшей обработки. Информация первичного учета обеспечивает обратную связь в БУИС следовательно для управленческого, финансового учета и других подсистем, которые используют первичную информацию при подготовке и принятии управленческих решений.

При выделении участков учитывается, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям:

- располагать своим набором хозяйственных операций и проводок;

- иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов;

- иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы.

Также должны учитываться конкретные условия, сложившиеся на предприятии и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группе АРМ разрабатывается отдельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему, в которую можно добавлять и удалять ее компоненты. Это очень важно, потому что добавленные со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы.

Небольшие предприятия с простой и слабо развитой структурой, как правило, не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, которая автоматизирует финансовый учет. Такую БУИС относят к мини-бухгалтерии. Бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Третий подход используется в системе при значительных объемах обрабатываемой информации в многопользовательском режиме. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть и каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета. Набор участков можно менять, исходя из потребностей пользователя.

Основными учетными регистрами данного модуля являются аналитические регистры по участкам учета.

Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными регистрами является журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости).

Связь между модулями осуществляется журнал хозяйственных операций.

Работа с программным комплексом начинается с заполнения справочников. Это делается для настройки комплекса на ведение учета на конкретном предприятии.

По назначению справочники делятся на пять групп:

- справочники общего назначения (наименование документов, предприятия, услуги по счету, транспортные услуги и др.);

- справочники ТМЦ (ТМЦ, единицы измерения, операционное движение);

- справочники бухгалтерских проводок (план счетов, бухгалтерские проводки, группы проводок, налоги);

- справочники аналитического учета (объекты предприятия, подразделения, коды аналитического учета);

- справочники по курсам валют.

По структуре справочники могут быть простыми и сложными.

Основным файлом оперативной информации является журнал первичных документов, по которым совершены хозяйственные операции.

Регистры аналитического учета представляют собой нестандартные ведомости программного комплекса. Их настраивает сам пользователь. Настройка заключается в указании полей в учетных журналах и последовательном использовании при формировании ведомости.

Аналитические ведомости формируются по:

- дебиторам и кредиторам;

- покупателям и заказчикам;

- поставщикам и подрядчикам;

- подотчетным лицам;

- видам затрат на производство;

- местам возникновения затрат;

- видам выпускаемой продукции, работ, услуг;

- статьям прибылей и убытков и др.

Регистры синтетического учета – это стандартные ведомости синтетического учета, способ формирования которых изменить нельзя.

Главная книга аналогична оборотной ведомости по счету, однако в отличии от нее содержит обороты по счету, свернутые по корреспондентским счетам. Главная книга бухгалтерского учета содержит по каждому корреспондентскому счету:

- начальное сальдо (кредит, дебит);

- конечное сальдо (кредит, дебит);

- развернутые обороты за выбранный период в корреспонденции с другими счетами (дебит, кредит).

Баланс предприятия можно сформировать по любой сводной оборотной ведомости.

Главное меню программного комплекса по бухгалтерскому учету состоит из пяти основных функций:

- Учетные журналы;

- Справочники;

- Ведомости;

- Настройка;

- Сервис.