При безынвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа, регистрационная книга учетных карточек.

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. Учетная карточка содержит сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров – поступивших, выбывших, состоящих на учете.

Учетная карточка отражает движение каждого отдельного названия документа, прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия, независимо от цены.

Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе, учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется” (Вестник образования, указ. номер. – С.31).

Эти дополнения, сделанные сотрудниками вузовских библиотек для фиксации и отчасти распространения наработок в учете, почти не отличаются от рекомендаций “Технологии работы школьной библиотеки”. Разница лишь в том, что в “Технологии...” рекомендуется подход, когда “на переизданные книги заполняется новая учетная карточка”, а вузовские коллеги призывают в одной учетной карточке отражать все последующие поступления данного названия, независимо от цены.

Выбор исполнения, как всегда, за практиками.

(Продолжение следует)

Учет выбытия документов. Списание, проверка фонда, материальная ответственность

В Инструкции Министерства культуры РФ говорится:

“9.1. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении (см. Приложение 8–10) и отражается в “Книге суммарного учета” и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

В “Методических рекомендациях ЦБИК” имеются дополнения и изменения:

“ п.9.5. Допускается замена списка всех исключаемых из фонда документов книжными формулярами (как состоящих на бухгалтерском учете, так и не состоящих)