Обзор положений инструкции Министерства культуры и Методических рекомендаций по ее применению в библиотеках образовательных учреждений

Комментарий

“ Инструкция об учете библиотечного фонда”

Обзор положений инструкции Министерства культуры и Методических рекомендаций по ее применению в библиотеках образовательных учреждений

Козлова О.В., зав. научно-методическим отделом ГНПБ им.К.Д. Ушинского, председатель секции библиотек общеобразовательных учреждений Центральной библиотечно-информационной комиссии Министерства образования Российской Федерации

Российской государственной библиотекой и Российской национальной библиотекой была подготовлена и рекомендована к применению приказом Министерства культуры от 02.12 1998 г. № 590 “Инструкция об учете библиотечного фонда” (Библиотека и закон. – Вып.5. – С.240-265).

Большинство положений Инструкции рассчитаны на крупные, самостоятельные библиотеки или централизованные библиотечные системы, но для “маленьких” библиотек, каковыми являются школьные, требуются адаптационные пояснения, а местами и принятие вполне конкретных решений по отдельным положениям учета.

Для сотрудников учреждений образования данная Инструкция стала документом только после выхода приказа № 2488 от 24.08 2000 “Об учете библиотечных фондов библиотек образовательных учреждений” (см.: Вестник образования. – 2000. – № 21. – С.3-41).

Ведущий научный сотрудник РГБ С.В. Митрофанова, составитель документа, в комментариях к “Инструкции об учете библиотечного фонда”, (Библиотека и закон. – Вып.5. – М., 1998. – С.266-270) указала на новые подходы к учету фонда в современных экономических условиях: значительное расширение прав библиотек и устранение жесткой регламентации в организации учета.

“В развитии учета ясно обозначилась тенденция к изменению соотношения между самостоятельностью библиотеки в выборе форм, способов и методов ведения учета с принятыми в нормативном порядке правилами и требованиями, регламентирующими учет. Исходя из этого, ведение учета в библиотеке предложено осуществлять на сочетании принципов обязательности и допустимости. Такой подход позволяет библиотекам, руководствуясь общими принципами, которые являются обязательными для всех библиотек, индивидуализировать его, исходя из особенностей конкретной библиотеки” (Указ. издание. – С.267).

“Индивидуализация” у библиотек образовательных учреждений сформулирована в методических рекомендациях:

• “ Библиотеки образовательных учреждений входят в структуру образовательного учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами;

• “ Книга суммарного учета библиотечного фонда” содержит показатели, характеризующие качество формирования библиотечных фондов по их целевому назначению: обеспечение учебного процесса и научной деятельности образовательного учреждения;

• библиотеки образовательных учреждений для обеспечения учебного процесса приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безынвентарного учета” (Вестник образования. – 2000. – № 21. – С.30).

В новой инструкции, отмечает С.В. Митрофанова, сохранена преемственность с прежней системой учета. Ранее в практике библиотек использовались две инструкции Министерства культуры: “Инструкция об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР”, утвержденная в 1985 году, и “Инструкция о порядке исключения устаревших по содержанию и ветхих изданий и материалов из библиотечных и справочно-информационных фондов” 1978 года с изменениями и дополнениями 1984 года. Новая Инструкция, конечно, зиждется на проверенных жизнью постулатах обоих предшествовавших документов.

Вызывает сожаление тот факт, что в основные понятия (Раздел 1) не внесено слово “документ”, которое, как выразился известный библиотековед Ю. Н. Столяров, “является ключевым понятием для библиотековедения”. Ведь именно оно в инструкции заменило ранее фигурировавшие в старых изданиях обозначения единиц учета: “издание”, “материалы”, “книги, брошюры” и т.д. Речь в инструкции идет об учете документов. Возможно, разработчик посчитал излишним повторять это определение, коль скоро оно есть в законе “О библиотечном деле”. Считаем все же необходимым это определение напомнить: “Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования” (ФЗ “О библиотечном деле”, ст. 1. См.: Школьная библиотека. – 2000. – № 2. – С.5-11).

В “Основных понятиях” Инструкции дается определение, во избежание разночтений, известных понятий, например:

• аудиовизуальный документ (АВД) – документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств;

• балансовая стоимость фонда – стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете;

• рыночная цена – цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденций спроса и предложения, конкуренции;

• учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

Не изменились требованиякучету, выработанные нашими ведущими библиотековедами (Столяров Ю.Н., Воронько К.Л. и др.):

• полнота и достоверность учетной информации;
• документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
• соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.

Нововведением, отражающим веление времени, является только пункт о совместимости приемов и форм учета, их надежности в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии.

Поскольку в связи с интенсивной компьютеризацией библиотек разница в оформлении учета являлась яблоком раздора между библиотеками и проверяющими органами, особо оговорено, что “учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу. На равных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическим способом, и бланки, распечатанные на принтере. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке” (Указ. изд. – С.243).

Одним из главных для школьных библиотекарей является вопрос о единицах учета. В разделе “ Объекты и единицы учета библиотечного фонда” читаем:

“Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде:

1) название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

2) экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него”.

На наш взгляд, учет по названиям и экземплярам был оправдан и даже необходим в условиях возможности управления комплектованием фондов.

Специфика работы школьных библиотек (высокая текучесть кадров, низкий процент специалистов с библиотечным образованием, отсутствие должного контроля со стороны методических служб и т. д.) явочным массовым порядком сделала учет документов в школьных библиотеках возможным только в экземплярах. Эта практика была зафиксирована в “Технологии работы школьной библиотеки”, выпущенной ГНПБ им. К.Д. Ушинского в 1993 году (Сост. Чулкина Г.В.).

В целях плавного решения этого щепетильного вопроса при подготовке рекомендаций ЦБИК не был отдельно вынесен пункт об отсутствии в нашем учете единицы “название”, поскольку учебники, составляющие значительную часть фонда, при практике учета безынвентарным способом по сути учитываются по названиям.

В методических рекомендациях Минобразования России имеется пункт: “Для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы “Книги суммарного учета библиотечного фонда” дифференцированно:

для библиотек высших учебных заведений (Приложение 1),

для библиотек средних специальных учебных заведений (Приложение 2),

для библиотек общеобразовательных учреждений (Приложение 3)” (см.: Вестник образования. – 2000. – № 21. – С.30).

Листы " Книги суммарного учета для библиотек общеобразовательных учреждений” не содержат графы “название”.

В школьных библиотеках единицей измерения документов художественного и познавательного фонда является экземпляр, при безынвентарном учете учебников – название и экземпляр.

В Инструкции Министерства культуры указано:

“5.1.1. Библиотека обязана:

• осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;

• соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации” (Указ. изд. – С.246).

Эти пункты подтверждают практическую необходимость ведения учета художественной и познавательной части фонда в школьных библиотеках в экземплярах.

Интересным, современным и прогрессивным представляется введение в инструкцию прав библиотек по части учета, хотя отдельные пункты этого раздела к школьным библиотекам имеют отдаленное отношение и являются декларативными:

• “устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особенности организации и структуры фонда, и обеспечивающий достоверные результаты учета фонда, не противоречащие требованиям настоящей Инструкции;
• вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдельных листах, в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, а также в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизведение учетной документации;
• вводить в учетные документы, наряду с обязательным, факультативный набор показателей с учетом специфики конкретной библиотеки;
• устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения;
• производить оценку стоимости документов, используя переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, и рыночные цены;
• вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача); величина и порядок исчисления нормативов утверждается учредителем в соответствии с Положением о библиотеке;
• распоряжаться списанными из фонда библиотеки документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством;
• в соответствии с действующим законодательством самостоятельно определять способы и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями фондов библиотеки” (Указ. изд.– С.246).

Во всем этом тщательно отработанном списке прав наибольшее количество вопросов у школьных библиотекарей, конечно, вызвали два пункта: “устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения” и “вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача)”.

Даже самый опытный школьный библиотекарь без оглядки на методиста по фонду учебной литературы не возьмется самостоятельно определять сроки и состав фонда временного хранения.

В Инструкции сказано: “Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени”. Библиотекарям-практикам, естественно, хотелось бы уяснить для себя отчетливо: документы временного хранения – это какие? И непродолжительный период – это сколько?

Здесь мы сталкиваемся с проблемой восприятия инструкции как максимально конкретного документа, которым именно эта инструкция и не является. Поэтому в “Методические рекомендации ЦБИК Минобразования России” внесена некоторая конкретика:

“ При учете поступления документов в фонд они не делятся на документы постоянного и длительного хранения. (Библиотеки образовательных учреждений не получают обязательный экземпляр документов и, следовательно, по определению не имеют документов постоянного хранения, а только длительного. – О.К.).

Выделению подлежат только документы временного хранения отдельных видов изданий по объему и по характеру информации (ГОСТ 7.60-90), которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем – до 48 стр.); листовки (объем до 4 стр.); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно)”.

Благодаря этой рекомендации у методистов и библиотекарей появляется узаконенная возможность устанавливать перечень изданий временного хранения. Методистам по учебным фондам принадлежит право определения сроков хранения документов временного значения, исходя из специфики региона и документов.

В старой инструкции по списанию очень подробно расписывались сроки хранения периодических изданий, а также брошюр, буклетов, листовок и других материалов временного хранения. Они исключаются из фонда по истечении пяти лет после их выхода. В новой Инструкции этого, конечно, нет, и сроки хранения каждого вида документа определяются методистами по согласованию с библиотекарями самостоятельно.

Относительно права “вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача)”, можно сказать следующее.

Предварительные консультации с методистами по применению инструкции показали, что необходим единый, вполне конкретный, научно обоснованный показатель списания, хотя бы по одной какой-либо причине. Именно поэтому научно-методический отдел ГНПБ им. К.Д. Ушинского настоял на включении в методические рекомендации положения:

“ Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0, 1% от объема книговыдачи” (разъяснения см. далее в разделе “ Списание, проверка фонда, материальная ответственность ”).

Как и ранее, в библиотеках ведется суммарный и индивидуальный учет документов. Суммарный учет производится партиями по одному сопроводительному документу. Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Сведения о движении фонда фиксируются, как и прежде, в трех частях “Книги суммарного учета библиотечного фонда: часть1 – Поступление в фонд, часть 2 – Выбытие из фонда, часть 3 – Итоги движения фонда.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. Спецификой работы школьных библиотек может быть подведение итогов за год, но не календарный, а учебный, в зависимости от потребности в отчетности (см. Приложение: листы “Книги суммарного учета библиотеки общеобразовательного учреждения”).

Особо оговорено в Инструкции, что “все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету”. Суммарный учет газет, сказано в примечании, ведется в соответствии с возможностями и реальной необходимостью такого учета.

Индивидуальный учет документов, как и раньше, ведется в инвентарной книге или (при автоматизированной технологии) создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию.

К разделу об индивидуальном учете документов сделаны уточняющие дополнения:

“ Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари) учитываются в инвентаре; предназначенные для использования студентами и учащимися в учебном процессе учитываются безынвентарным способом. При безынвентарном методе учета предусматривается суммарная запись документов в названиях, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экземпляров. 2–3 экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.