Формы бухгалтерского учёта

Форма бухгалтерского учёта – это комплекс взаимосвязанных регистров синтетического и аналитического учёта, разработочных и справочных таблиц, применяемых в организации для ведения учёта.

Одной из наиболее древних и общепризнанных форм бухгалтерского учёта, описание которой сделано Л. Пачоли в 1494 году в своем «Трактате о счетах и записях», является староитальянская. Эта форма состояла из трех книг: Мемориала (памятной повседневной книги), Журнала (хронологический регистр с проводками) и Главной книги (содержащей все счета, сальдо и обороты). Именно эта форма учёта получила наибольшее распространение в других странах благодаря существовавшим торговым связям.

Впоследствии на базе староитальянской формы появились различные национальные формы, которые отличались не только друг от друга, но и от исходной староитальянской – французская, новоитальянская, немецкая, американская, русская.

В настоящее время в Республике Беларусь применяются следующие формы бухгалтерского учёта:

1. Мемориально-ордерная форма учёта

2. Журнально-ордерная форма учёта

3. Упрощенная форма учёта

4. Автоматизированная форма учёта

Очень большое количество организаций применяют комбинированные или смешанные формы учёта, основанные на журнально-ордерной или мемориально-ордерной и автоматизированной.

Рассмотрим более подробно существующие формы учёта.

Мемориально-ордерная форма учёта впервые появилась в 1926 году. При этойформе учёта на каждый первичный документ, поступивший в бухгалтерию, составляется бухгалтерская проводка, которая отражается в регистре, называемом мемориальным ордером. Если количество однотипных первичных документов большое (например, по расчётному счёту), то вначале их группируют и регистрируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер и проводку составляют на итоговые данные по ведомости. Каждый мемориальный ордер имеет свой номер и дату составления. К нему прикрепляются все первичные документы (ведомости), получившие отражение (регистрацию) в виде проводок. Кассовые операции вначале отражаются в кассовой книге, а затем оформляются мемориальным ордером. Все мемориальные ордера по мере их составления регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале. После регистрации последнего мемориального ордера за отчетный месяц, подсчитывается общая сумма оборота по всем операциям за месяц. Эта итоговая сумма впоследствии сопоставляется с общей суммой дебетовых и кредитовых оборотов всех синтетических счетов в оборотной ведомости.

Хозяйственные операции, получившие отражение в мемориальных ордерах и регистрационном журнале, подлежат дальнейшей записи на синтетических счетах в Главной книге. Главная книга представляет собой систематический регистр синтетического учёта. Для каждого синтетического счёта в ней отводится отдельный лист. Таблица счёта разделена на дебетовую и кредитовую части, содержащие большое число граф и строк. По строкам записывают дату и номер мемориального ордера, а также суммы хозяйственных операций в разрезе корреспондирующих счетов. На основе итогов записей в Главную книгу ежемесячно составляют оборотную ведомость (или шахматную). Конечные сальдо оборотной ведомости служат для составления бухгалтерского баланса и других форм отчётности. Параллельно с синтетическим ведется аналитический учёт. Он ведется в книгах или на карточках, записи в которых делают на основании первичных бухгалтерских документов, приложенных к мемориальным ордерам. В конце месяца в регистрах аналитического учёта по каждому счёту подсчитывают дебетовые и кредитовые обороты, выводят сальдо. Эти данные переносят в оборотные ведомости аналитического учёта, итоги которых при сверке за месяц должны соответствовать оборотам того синтетического счёта, к которому эти аналитические счета были открыты.

Достоинством мемориально-ордерной формы учёта, является то, что она легко приспосабливается к любым отраслям, типам организаций и производств. Она проста в освоении и понимании, а также наглядна. Недостатки этой формы заключаются в многократности записей одних и тех же операций в различных регистрах, отрыв аналитического учёта от синтетического, множество вспомогательных регистров.

Впервые журнально-ордерная форма учёта появилась в 1939 году и до настоящего времени имеет широкое распространение в крупных и средних организациях. При этой форме учёта данные из первичных бухгалтерских документов записывают в хронологическом порядке в соответствующие журналы-ордера (по кредиту счёта в разрезе корреспондирующих счетов. Параллельно ведутся дебетовые ведомости к журналам-ордерам). Журналы-ордера представляют собой свободные листы бумаги большого формата со значительным количеством реквизитов. Каждому журналу присваивают определенный постоянный номер. По многим счетам бухгалтерского учёта журналы-ордера ведутся по одному счёту, а по некоторым счетам – один журнал-ордер предназначен для нескольких счетов. Итоговые суммы записей за месяц из журналов-ордеров переносят в Главную книгу счетов, в которой каждому счёту отводится одна страница. По Главной книге выводится сальдо по каждому счёту и составляется баланс на начало следующего месяца. Оборотную ведомость можно не составлять, так как отражаемые в ней данные можно видеть в Главной книге.

Благодаря множеству журналов-ордеров работа в бухгалтерии строится в разрезе объектов учёта и заканчивается подсчётом итогов в журналах-ордерах и составлением ведомостей, т.е. учётную работу легко распределить между работниками бухгалтерии, а недостатком этой формы является сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение в ручную и затрудняющих автоматизацию учёта.

Упрощенная форма учёта была разработана в 1991 году для применения на малых предприятиях. Основным регистром в упрощенной форме учёта является Книга учёта хозяйственных операций. Книга заводится в расчёте на год, она должна быть пронумерована и прошнурована, что удостоверяется подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью предприятия. В книге сначала записывается остаток по счетам на начало месяца, по каждой хозяйственной операции составляется проводка и разносится по дебету и кредиту счетов с указанием суммы хозяйственной операции. В конце месяца подсчитываются обороты и конечные сальдо по счетам и на их основе составляются оборотная ведомость, бухгалтерский баланс и другие формы отчётности.

Автоматизированная форма учёта означает ведение бухгалтерского учёта на персональных компьютерах. Применение компьютеров, относительно простых в эксплуатации, позволяет создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера. Автоматизация учётного процесса позволяет обеспечивать высокую точность учётных данных, оперативность учёта. Исчезают многие трудоемкие операции по систематизации, кодированию, обобщению и выверке информации. Отпадает необходимость в выводе на бумажные носители большинства учётных регистров, поскольку печатаются только те из них, которые необходимы для текущей работы и заполнения форм отчётности. Автоматизированные формы учёта находятся в стадии бурного развития и совершенствования, как в техническом плане, так и в логическом, программном.

В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учёта. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы. Принятая организацией форма учёта должна быть отражена в приказе об учётной политике организации.

Контрольные вопросы:

1. Что такое учётные регистры?
2. Приведите классификацию учётных регистров?
3. Назовите и охарактеризуйте способы записей в учётных регистрах?
4. Назовите и охарактеризуйте способы исправления ошибок в учётных регистрах?
5. Что такое форма бухгалтерского учёта и перечислите формы, применяемые в Республике Беларусь?
6. Охарактеризуйте порядок записей при журнально-ордерной форме учёта?
7. Охарактеризуйте порядок записей при мемориально-ордерной форме учёта?
8. Охарактеризуйте порядок записей при упрощенной форме учёта?
9. Охарактеризуйте порядок записей при автоматизированной форме учёта?