Организация как система: ее признаки и законы

Иерархический принцип означает, во-первых, централизацию, линейную подчиненность низших звеньев системы высшим, особую форму разделения труда – не только по горизонтали, но и по вертикали, закрепление за людьми и подразделениями управленческих и исполнительских функций. Во-вторых, иерархия обусловливает личную зависимость одного человека от другого. В-третьих, иерархия функционирует как власть, т.е. члены организации подчиняются правилам и стандартам организации – в противном случае к ним могут быть применены санкции и меры принуждения.

Существенной чертой организации является также горизонтальное разделение труда, которое позволяет специализировать деятельность сотрудников, повышать производительность и качество их работы. Классический образец горизонтального разделения труда на промышленном предприятии – производство, снабжение, маркетинг, кадровое обеспечение и финансы, НИОКР.

Горизонтальное разделение труда требует создания специализированных подразделений (отделы, управления, службы и т.д.). Специализированные подразделения, будучи составными частями целостной организации, представляют собой социальные системы меньшего масштаба и сложности, деятельность которых сознательно направляется, координируется для достижения общей цели. Координирование работы людей и специальных подразделений составляет сущность управления, без которого организации не могут существовать.

Управление – это процесс планирования, организации, мотивирования (активизации), координации, регулирования, контроля и исследования.

В больших и сложных организациях управление должно быть четко отделено от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать специальных руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

Каждая организация имеет свою организационную структуру.

Организационная структура – структура объекта управления, отражающая взаимодействия между его элементами.

Для эффектного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности организаций и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных управленческих функций, определяет взаимоотношения работников внутри организации. Структура организации устанавливает некоторый общий набор предварительных положений и предпосылок, определяющих, какие члены организации несут ответственность за те или иные виды решений. Структура организации определяет структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организаций. Она устанавливает ответственность подразделений организаций за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания.

Руководителю фирмы, менеджеру важно знать, что организация обладает способностью к адаптации, самоорганизации и саморегулированию.

Слово «организация» происходит от латинского organizo – делать сообща, стройный вид, устраиваю. Организация рассматривается как процесс и как явление.

Организация как процесс – совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

В качестве примера организации как процесса можно привести процесс создания работоспособного коллектива. Организация как процесс регулируется законами о труде, процессуальным и уголовным кодексами.

Организация как явление – это объединение элементов для реализации программы или цели по производству товаров, услуг, информации, знаний и действующих на основании определенных правил и процедур.

В России организации как явление регулируются Гражданским кодексом РФ.

Общими чертами организаций являются наличие по крайней мере одного человека, хотя бы одной цели, направленной на удовлетворение потребностей или интересов человека или общества; совместная деятельность для получения прибавочного продукта в различных формах (материальной, духовной, информационной).

В исследовании организаций применяются системный, комплексный и аспектный подходы. Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений. Системный подход предусматривает рассмотрение объекта в качестве системы, состоящей из многих взаимосвязанных подсистем (элементов), имеющих вход, выход, связь с внешней средой, обратную связь. Комплексный подход требует составления приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных элементов. Аспектный подход довольствуется учетом отдельных ключевых элементов при анализе или синтезе организационных образований.

Системный подход требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если это оправдано, то его использование целесообразно. Соответственно комплексный и аспектный подходы более дешевые, но увеличивается погрешность при обработке недостаточных данных и в результатах решения.

Как жизнь природы и людей, жизнь организации подчиняется определенным законам.

1. Главным принято считать закон синергии (с греч. — сотрудничество, содружество). Он гласит, что возможности организации как единого целого превышают сумму возможностей ее отдельных частей. Это обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением. В результате возникает реальный выиг­рыш для ее членов от объединения в организацию, перекрывающий потери, связанные с ограничением их самостоятельности.

2. Второй закон организации — закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Например, разделения — объединением, специализации — универ­сализацией, дифференциации — интеграцией, и наоборот. Это по­зволяет одновременно использовать выгоды того и другого, а, следо­вательно, также существенно увеличить общие возможности.

3. Третий закон организации требует сохранения пропорциональ­ности между ней и ее частями при любых возможных изменениях. Это позволяет в наибольшей степени реализовывать имеющиеся воз­можности. Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала орга­низация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. По­нятно, что в том и другом случаях возникают экономические потери, которых при разумном подходе к делу можно избежать.

4. Четвертый закон получил название закона композиции. Его суть в том, что функционирование всех без исключения частей органи­зации в той или иной степени подчиняется общей цели. Индивиду­альные же задачи каждой из них уточняют и детализируют ее.

5. Пятый закон — закон самосохранения. Он предполагает, что лю­бая организация, равно как и ее отдельная часть, стремится сохра­нить себя как целое. Это требует соблюдения ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьезных потрясений, которые могут привести к потере устойчивости (например, конфликтов, изменения границ, замены ключевых фигур и т. п.), а также экономию ресурсов, расширение сферы деятельности.

6. Шестой закон организации — закон информированности. Он утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов которые имеют полную и достоверную информацию о реальном положении вещей, позво­ляющей им принимать осмысленные решения.

7. Седьмой закон — закон необходимого разнообразия. Речь идет о том, что устойчивость функционирования организации требует, чтобы она выполняла некий минимальный набор разных видов дея­тельности и располагала специалистами разного направления и уров­ня подготовки.

8. Наконец, восьмой закон — закон онтогенеза (индивидуальное развитие, охватывающее все изменения от зарождения до окончания жизни). В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга, — ста­новления, развития и угасания. Понятно, что задача руководства со­стоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.